einleitung - Einleitung

Was bedeutet der Begriff Workflow Management und was ist ein
Workflow Management System?

Der Arbeitsalltag eines jeden Unternehmens setzt sich aus unterschiedlichen Arbeitsschritten zusammen, die beliebig komplex aufgebaut sein können und meist von verschiedenen Personen und Abteilungen in einer festgelegten Reihenfolge zu erledigen sind. Betrachtet man deren räumliche und zeitliche Abfolge sowie die Abhängigkeit davon, wer was wann erledigt haben muss, spricht man auch von einem Workflow, deutsch „Arbeitsablauf“.

Die zielgerichtete Koordination und Steuerung dieser Workflows, die meist mit Transparenz, Optimierung und Vereinfachung einhergeht, wird als Workflow Management bezeichnet. Erfolgt das Workflow Management unter Einsatz einer dafür speziell entwickelten Software, spricht man in diesem Fall von einem digitalen Workflow Management System. Doch bevor wir näher auf die Besonderheiten und Vorteile einer solchen Workflow Management Software eingehen, möchten wir zunächst die wichtigsten Grundbausteine des Workflow Managements näher vorstellen.

Analyse Workflow Management

Analyse

Der erste Schritt Richtung Workflow Management liegt in der eingehenden Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe eines Unternehmens. Auf Basis dieser Analyse lassen sich Unternehmensstrukturen ganzheitlich betrachten und Optimierungspotenziale aufdecken.

Modellierung Workflow Management

Modellierung

Um Workflows koordinieren und optimieren zu können, ist es notwendig, die miteinander verknüpften und in Relation stehenden Teilarbeitsschritte zunächst exakt zu beschreiben, auf eine formale Ebene zu bringen und diese Abhängigkeiten visuell aufbereitet darzustellen.

Steuerung - Workflow Management

Steuerung

Durch die Sequentialisierung und Parallelisierung der im Modell skizzierten Arbeitsabfolgen wird der Workflow gesteuert: Er erhält einen klar definierten Anfang, einen strukturierten Ablauf und ein festgelegtes Ende, wobei jede Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorangegangenen bestimmt wird.

Protokollierung - Workflow Management

Protokollierung

Für eine nachhaltige Optimierung der Arbeitsabläufe sowie die Erstellung von Reportings und Statistiken können einem Workflow umfangreiche Daten und Informationen entnommen werden – etwa zur generellen Weiterverarbeitung oder zum Aufdecken eventueller Engpässe und Ineffizienzen.

Workflow Management Systeme

Workflow Management verlangt nicht zwingend nach einer Software-Lösung, doch kann eine IT-gestützte, zentrale Koordination und Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte, insbesondere dort, wo viele Personen zusammenarbeiten, die Effizienz dieser Prozessabläufe enorm steigern. Die Besonderheit eines Workflow Management Systems liegt darin, dass Aktivitäten, Dokumente und Informationen automatisch, unter der strikten Einhaltung festgelegter Regeln und Reihenfolgen, von einem Prozessteilnehmer zum nächsten weitergegeben werden.
Workflow Designer
Ein Workflow Management System setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, die meist ohne Programmierkenntnisse, per Drag & Drop vom Nutzer zu bedienen sind: Der Workflow Designer stellt die Funktion zur Modellierung und Steuerung der Workflows bereit. Hierbei wird der geplante Ablauf durch die Aneinanderreihung festgelegter Arbeitsschritte definiert, mit Regeln verknüpft und einer für diesen Schritt zuständigen und berechtigten Person, Rolle oder Personengruppe zugewiesen. Der Ablauf des Prozesses lässt sich hierbei in einer grafischen Darstellung überprüfen.

Eine weitere Komponente des Workflow Management Systems ist der Formular Designer, der die flexible Erstellung von Formularen ermöglicht, mit denen die für den Workflow benötigten Daten und Informationen eingesammelt werden. Zudem liefern moderne Workflow Management Systeme eine Monitoring-Komponente, die einen Überblick über die verschiedenen laufenden Workflows und deren aktuellen Status geben. Um eventuelle Probleme oder Engpässe frühzeitig erkennen und beheben zu können, machen frei konfigurierbare Eskalationsszenarien auf potenzielle Schwierigkeiten im Prozessverlauf aufmerksam und informieren den jeweils Verantwortlichen rechtzeitig per E-Mail – oder visuell per Ampel-System.

Bezüglich der Revisionssicherheit sowie des Aufdeckens von Optimierungspotenzial hat ein digitales Workflow Management den Vorteil, dass alle aus dem Workflow gewonnenen, wertvollen Daten und Informationen sowie die Geschäftsprozesse an sich lückenlos dokumentiert und zur statistischen Weiterverarbeitung bzw. Unterstützung des Berichtswesens aus dem jeweiligen System heraus z. B. nach Excel exportiert werden können.

Vorteile auf einen Blick

Konsistente Vorgangssteuerung

Reduzierung der Durchlaufzeiten

Erhöhte Transparenz der Prozesse

Automatisierung und Vereinfachung des Ablaufs komplexer Arbeitsabfolgen

Einsparen zeitlicher und finanzieller Ressourcen

Vermindern der Anfälligkeit für Fehler

Revisionssicherheit und Möglichkeit zur statistischen Weiterverarbeitung der aus dem Workflow gewonnenen Daten und Informationen

faq - FAQ

Häufig gestellte Fragen zum Thema Workflow Management

Sie fragen - Wir antworten

Welche Arbeitsabläufe kann ich mit einem Workflow Management System abbilden?

Grundsätzlich kann nahezu jeder Workflow in einem Workflow Management System abgebildet werden. Jedoch sollte vor der Umwandlung eines Workflows in einen digital gesteuerten Ablauf der Kosten-/Nutzenaspekt eingehend betrachtet werden. Die folgenden Beispiele geben einen Einblick, welche komplexen Unternehmensabläufe sich problemlos mit einem Workflow Management System umsetzen und optimieren lassen:

Im Bereich Finanz- und Rechnungswesen

• Eingangsrechnungsverarbeitung
• Beschaffungs- und Investitionscontrolling
• Vertragsmanagement

Im Bereich Qualitätsmanagement

• Betriebliches Vorschlagwessen
• Reklamationsmanagement
• Management of Change

Im Bereich Personalwesen

• Personalveränderung
• Employee Self Service

Im Bereich Produktion

• Teilprozesse
• Gesamte Produktionsprozesse

Im Bereich Kommunalverwaltung

• Verwaltungsabläufe
• Modernes E-government
features - Wichtige Features

Was ist der Unterschied zwischen einem Geschäftsprozess und einem Workflow?

Ein Geschäftsprozess ist die Summe aller Einzeltätigkeiten, z. B. Arbeits- oder Produktionsabläufe, die notwendig sind, um ein bestimmtes betriebliches Ziel zu erreichen. Der Prozess wird durch ein Ereignis gestartet, durchläuft verschiedene Schritte und führt letztendlich zu einem bestimmten Ergebnis. Geschäftsprozesse finden oft abteilungs- oder auch betriebsübergreifend statt und gehören zur Ablauforganisation eines Unternehmens.

Ein Workflow legt die Aufgaben, Verarbeitungseinheiten sowie deren Beziehungsgeflecht innerhalb des Geschäftsprozesses fest. Hierbei werden die wiederkehrenden Arbeitsabläufe eines Unternehmens strukturiert und optimiert, sodass diese effizient und störungsfrei durchlaufen werden können. Aus der Zusammenfassung aller Workflows im Unternehmen ergibt sich dann die erforderliche Organisationsstruktur.

Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow Management System und einem BPM?

In Unternehmen fallen verschiedene Aufgaben, Prozesse, Produktions- und Arbeitsabläufe an. Um diese zu planen und zu überwachen, werden sie in einzelne Arbeitsschritte unterteilt, der Ablauf wird modelliert und - meist grafisch - dargestellt. Workflow Management Systeme unterstützen diese Prozesse, indem sie diesen Vorgang digitalisieren, die einzelnen Schritte in der richtigen Reihenfolge darstellen, Abhängigkeiten erkennen und entsprechende Aktionen anstoßen. Rechte und Rollen innerhalb des Systems werden im Vorhinein festgelegt, die Workflows können meist während des Prozesses angepasst werden.

Business Process Management (BPM), auch Geschäftsprozessmanagement (GPM) oder Prozessmanagement, ist ein Sammelbegriff für Management-Methoden, die der strategischen Ausrichtung, Entwicklung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen dienen. Ein Geschäftsprozess kann dabei als eine Aktivität verstanden werden, mit der ein bestimmtes organisatorisches Ziel erreicht werden soll. Business Process Management zielt nicht nur auf Effizienz dieser Prozesse, sondern auch auf deren Einbindung in die Unternehmensstruktur und die Unterstützung der strategischen Ausrichtung.

Ein Business Process Management System bildet in diesem Fall mehr Bereiche ab als ein Workflow Management System – im Prinzip ist das Workflow Management eher als Teil des BPM anzusehen: während es beim Workflow Management System vor allem darum geht, Arbeitsabläufe zu organisieren und effizient zu gestalten, beschäftigt sich das Business Process Management System mit den größeren Zusammenhängen und ist deutlich stärker auf die Geschäftsprozesse eines Unternehmens gerichtet. Die Ziele, die mit dem Einsatz beider Systeme verfolgt werden, bleiben die gleichen: effizientere Prozesse und damit einhergehende Kosteneinsparungen.

Welche Vorteile bieten IT-basierte Workflow Management Systeme?

Professionelle Software-Lösungen für das Workflow Management bieten die Möglichkeit Workflows modular anzulegen, diese adhoc anpassen zu können und bereits angelegte Workflows mit nur geringfügigem Änderungsaufwand auf andere, ähnlich strukturierte Arbeitsabläufe zu übertragen. Durch die strukturierte Herangehensweise können unnötige Mehrarbeiten vermieden werden, was die Bearbeitungszeiten in den verschiedenen Abteilungen deutlich verkürzt, die Qualität der Prozesse steigert und laufende Kosten nachhaltig minimiert. Durch die vereinfachten und fehlerfreien Abläufe wird das Unternehmensergebnis deutlich verbessert sowie die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Wichtig hierbei ist, dass das Workflow Management System unterschiedliche Workflow-Lösungen ermöglicht, die exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind.

Wie bilde ich einen Workflow digital ab?

Der Aufbau eines digitalen Workflows gelingt optimal mit einem grafischen Workflow-Designer mit vordefinierten Elementen. Diese sollten intuitiv und ohne Programmierkenntnisse per Drag & Drop zusammengestellt und auch im Nachhinein verändert werden können. Durch die Vorgabe von Reaktionszeiten sollte die Dauer jedes einzelnen Schrittes in der Prozesskette gezielt gesteuert werden können. Teilprozesse sollten dabei parallel laufen und zeitlich abhängig oder unabhängig voneinander erfolgen können. Es sollten Regeln festgelegt werden, durch die sich der Prozessverlauf automatisch verändert, sobald entsprechende Eingaben erfolgen. Erforderlich für einen reibungslosen Ablauf des Workflows ist ein Automatismus, der verantwortliche Personen informiert, sobald deren Handlung im Prozess erforderlich wird.

Wie integriere ich ein Workflow Management System in meine IT-Landschaft?

Beim Kauf eines Workflow Management Systems sollte darauf geachtet werden, dass dieses nahtlos in die IT-Landschaft des Unternehmens integriert werden kann. Die Software sollte an das Corporate Design des Unternehmens angepasst werden können und eine Anbindung z. B. an das Active Directory ermöglichen. Schnittstellen zu anderen Systemen, die den Import von bestehenden Ressourcen vorsehen, sind genauso erforderlich, wie die Möglichkeit des Exports der Daten aus dem System in andere Anwendungen.

Workflow Management Systeme
unter der Lupe:

10 Features, auf die bei der Wahl eines Workflow Management Systems Wert gelegt werden sollte

- Browserbasierte Software
- Bedienung ohne Programmierkenntnisse
- Formulardesigner
- Workflowdesigner
- Teilprozesse parallel ablaufen lassen
- Workflows jederzeit hinzufügen oder ändern
- Frei konfigurierbare Eskalationsszenarien
- Einfacher Daten-Export
- Lückenlose Dokumentation
- Standardisierte Schnittstellen

Um administrativen Aufwand einzusparen und jeden Arbeitsplatz an den Workflows teilhaben zu lassen, unabhängig davon, in welcher Stadt oder in welchem Land sich der jeweilige Mitarbeiter befindet, sollte darauf geachtet werden, dass das Workflow Management System browserbasiert ist und keine clientseitige Installation benötigt.

Die Software sollte ohne Programmierkenntnisse intuitiv bedienbar sein und auch komplexe Geschäftsprozesse einfach per Drag & Drop digital abbilden können.

Die Software sollte einen WYSIWYG Formulardesigner bereitstellen, mit Hilfe dessen Formulare individuell – auch im Corporate Design des Unternehmens – gestaltet werden können.

Der Aufbau eines Workflows sollte einfach und intuitiv erfolgen können. Am besten gelingt dies mit einem grafischen Workflow-Designer mit vordefinierten Elementen. Diese können dann per Drag & Drop zusammengestellt und auch im Nachhinein verändert werden. Hierzu sollten ebenfalls keine Programmierkenntnisse erforderlich sein.

Es sollte die Möglichkeit gegeben sein, Teilprozesse des Workflows parallel und zeitlich abhängig oder unabhängig voneinander laufen zu lassen. Durch die Vorgabe von Reaktionszeiten sollte die Dauer jedes einzelnen Schrittes in der Prozesskette gezielt gesteuert werden können.

Das Workflow Management System sollte die Möglichkeit bieten während des laufenden Geschäftsbetriebes jederzeit Workflows hinzuzufügen oder zu diese zu korrigieren.

Um auf potenzielle Schwierigkeiten im Prozessverlauf aufmerksam zu machen, sollte das Workflow Management System frei konfigurierbare Eskalationsszenarien bereithalten, die den jeweils Verantwortlichen rechtzeitig per E-Mail informieren oder - wenn gewünscht - visuell per Ampel-System auf den aktuellen Stand des Workflows aufmerksam machen. Für einzelne Prozessschritte sollten Termine vorgegeben werden, die bestimmen, zu welchem Zeitpunkt oder in welchem Zeitraum der Vorgang erledigt sein muss.

Zur statistischen Weiterverarbeitung bzw. Unterstützung des Berichtswesens empfiehlt sich die Möglichkeit des Exports der Daten z. B. nach Excel.

Das Workflow Management System sollte Möglichkeiten zur lückenlosen Dokumentation mit sich bringen. Dies schafft Revisionssicherheit und hilft dabei, eventuelles Optimierungspotential aufzudecken.

Damit sich die Workflow Management Software flexibel dem Unternehmen anpasst, und nicht umgekehrt, sollte sie standardisierte Schnittstellen zur Verfügung stellen, mit Hilfe derer sie sich nahtlos in die bereits bestehende IT-Infrastruktur einfügen lässt.

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