Effiziente Onboarding & Offboarding Workflows | Panvision

Digitalisierung von On- und Offboarding: Professionelles Mitarbeitermanagement von „Hello“ bis „Goodbye“

Jeder Neuanfang zählt – und jeder Abschied hinterlässt einen Eindruck. Ein klar strukturierter Workflow ist dabei der Schlüssel zum erfolgreichen On- und Offboarding. Unsere individuellen Workflow-Lösungen verbinden Effizienz mit Wertschätzung – damit neue Mitarbeitende sich willkommen fühlen, Austritte professionell abgewickelt werden und interne Wechsel nahtlos funktionieren. Sorgen Sie mit digitalen HR-Prozessen für eine optimale Employee Experience - vom ersten bis zum letzten Tag.

Mehr als nur eine Willkommensgeste: Onboarding mit Struktur und Wirkung

Ein strukturiertes Onboarding ist weit mehr als eine freundliche Begrüßung – er macht den Unterschied zwischen schneller Orientierung und Frustration am ersten Tag. Neue Mitarbeitende erwarten heute einen modernen, digitalen Start, der den Versprechen im Bewerbungsprozess entspricht. Eine technisch fortschrittliche Unternehmenskultur sollte daher nicht mit Papierformularen beginnen.

Mit unseren Workflow-Lösungen gestalten Sie Onboarding-Prozesse genau nach Ihrem Bedarf – ohne starre Templates und mit voller Flexibilität. So werden neue Mitarbeitende effizient integriert, rechtliche Vorgaben eingehalten und kulturelle Werte klar vermittelt – egal ob im Büro, aus dem Home-Office oder an anderen Unternehmensstandorten.
Bild eine Frau öffnet eine Geschenkbox umgeben von ihren Kollegen im Büro
Bild Mann im Anzug schiebt sein Fahrrad und verlässt ein Bürogebäude

Wertschätzend trennen, langfristig verbinden - modernes Offboarding

Offboarding ist mehr als das Entfernen von Zugängen oder das Einsammeln von Geräten – es ist ein entscheidender Moment, um Wissen zu sichern, Übergänge sauber zu gestalten und Beziehungen positiv abzuschließen. Egal ob Ruhestand, Wechsel oder interne Umstrukturierung: Ein klar strukturierter Offboarding-Prozess schützt sensible Daten, schafft Transparenz und ermöglicht die gezielte Übergabe von Know-how.

Unsere Workflow Lösungen helfen Ihnen dabei, den Offboarding-Prozess individuell und rechtssicher zu gestalten – vom ersten Schritt bis zur letzten Gehaltsabrechnung. Feedback wird systematisch erfasst, Konten und Zugänge automatisiert deaktiviert und alle Abläufe dokumentiert. So vermeiden Sie Risiken, stärken Ihr Employer Branding und hinterlassen auch beim letzten Eindruck Wertschätzung und Professionalität.

Welche Vorteile hat ein digitalisiertes On- und Offboarding?


  • Sicheres Ankommen Ein strukturierter Einstieg vermittelt Sicherheit, fördert Vertrauen und reduziert Startstress.
  • Klarheit und Orientierung Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, verstehen Prozesse, Tools und Strukturen frühzeitig.
  • Motivation und Engagement Ein guter Start wirkt motivierend und zeigt, dass die jeweilige Rolle im Unternehmen wichtig ist.
  • Frühzeitige Integration Soziale und fachliche Integration ins Team gelingt leichter – das fördert Zugehörigkeit und Motivation.
  • Schnelleres Einleben im Team Durch geplante Treffen oder Mentorenprogramme entsteht schneller ein Gefühl der Zugehörigkeit.
  • Wertschätzung und Professionalität Ein strukturierter Einstieg und Abschied zeigt Respekt und Anerkennung.
  • Klarheit bei Formalitäten Es bleiben keine offenen Fragen zu Themen wie Gehalt, Zeugnis, Resturlaub etc.
  • Positive Erinnerung an das Unternehmen Chance auf Rückkehr oder Empfehlungen im Netzwerk.
Bild Mann und Frau stehen im Büro und schauen jeweils auf ein Tablet und einem Smartphone runter

Darf es noch ein bisschen mehr Digitalisierung sein?

Wenn Sie Ihre Personalprozesse vollständig digital abbilden möchten, aber noch am Anfang Ihres Digitalisierungsprojekts stehen, beraten unsere Experten Sie auch gern zu den Themen Dokumentenmanagement und digitale Signaturen. 
Durch die Kombination eines strukturierten On- und Offboarding-Prozesses mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement System sowie einer Signaturlösung stellen Sie sicher, dass alle relevanten Unterlagen jederzeit verfügbar sind und Verträge schnell unterzeichnet werden können – unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeitenden oder Bewerbenden gerade aufhalten. Unsere Lösungen sind optimal aufeinander abgestimmt und schaffen die Grundlage für ein zukunftsfähiges, digitales Arbeiten.

Komplexe On- und Offboardingprozesse? Kein Problem - mit der richtigen Lösung!

Mit dem Workflow Management System PANFLOW sind Ihren Ideen keine Grenzen gesetzt. Da das System keine vorgefertigten Templates verwendet, können Sie Ihren On- und Offboardingprozess exakt nach Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen gestalten. Ganz egal, wie komplex der Ablauf ist, Sie benötigen keine weiteren Systeme und können alle entscheidenden Arbeitsschritte 100 % individuell und flexibel abbilden. Um Ihnen trotzdem ein Gefühl dafür zu geben, welche Aufgaben Sie in Zukunft ganz einfach digitalisieren könnten, finden Sie hier eine kleine Auswahl. Unsere Workflow-Experten helfen Ihnen gern bei der Umsetzung!


  • Versenden von Ein- Austrittsgesprächs-Formularen
  • Welche Art von Arbeitsvertrag soll die betreffende Person erhalten?
  • Versenden des Vertrags / Bestätigung der Kündigung
  • Unterzeichnen aller erforderlichen Parteien (ggfs. mit digitaler Signatur)
  • Festlegen des Arbeitsbereichs/der Abteilung
  • Ggfs. Zuteilung des Raums
  • Aushändigen/Rückgabe von Schlüsseln etc.
  • Klären von Resturlaub/Überstunden etc.
  • Nachfolgeplanung

(ggfs. auch über Employee Self Service durch die Mitarbeitenden selbst)
  • Adressdaten
  • Steuer-ID
  • Sozialversicherungsnummer
  • Bankdaten

  • Erstellung/Bestellung eines neuen Türschilds
  • Bestellung von Visitenkarten
  • Bestellung von Arbeitskleidung
  • Bestellung von Arbeitsmitteln
  • Bereitstellung von ÖPNV-Tickets in Absprache mit Vorgesetzten
  • Ggfs. Bereitstellung eines Firmenwagens/Information an das Fuhrpark-Management

  • Einrichten von Berechtigungen und Zugriffsrechten, IT-Daten-Vergabe
  • Anlegen/Einrichten von Benutzerkonten (Self Service oder durch IT)
  • Zugang zum Intranet
  • Zuweisung von Hardware (Laptop, Smartphone, Zugangs-Chips etc.)
  • Rückgabe von Hardware und Schlüsseln
  • Entfernen aus internen Kommunikationskanälen
  • Widerrufen von Zugriffsrechten, Deaktivieren von Benutzerkonten und Zugängen
  • Zugang zum Alumni-Netzwerk oder E-Mail-Nachsendung einrichten (falls angeboten)

  • Info an die Mitarbeitenden im Team, dass ein neues Mitglied eintrifft oder eine Person das Unternehmen verlässt
  • Automatisches Versenden einer Begrüßungsmail
  • Bestellen und Aushändigen eines Willkommens- oder Abschiedgeschenks
  • Vorstellung im Team/Planung von Willkommens-Meetings
  • Zuteilen von Mentoren
  • Erstellen eines Einarbeitungsplans mit Aufgaben und Zielen
  • Bereitstellen von Unternehmensinformationen (z. B. Richtlinien, Leitfäden)
  • Teilnahme an Schulungen (z. B. Fachschulungen oder Schulungen zum Thema Datenschutz, IT-Sicherheit, interne Tools)
  • Übertragung von Aufgaben und Projektzuständigkeiten an andere Mitarbeitende
  • Wissenstransfer

  • Ampelsystem zur Kontrolle des Prozesses und zum rechtzeitigen Eingreifen bei Stagnation
  • Überwachung des Onboarding-Fortschrittes, z. B. durch den Vorgesetzten
  • Feedback, um den Onboarding Prozess insgesamt zu optimieren

Online-Demo

Lernen Sie unser Workflow Management System PANFLOW in einer Online-Demo ganz unverbindlich und kostenfrei kennen. Schreiben Sie uns hierzu einfach eine E-Mail oder füllen schnell und bequem das untenstehende Formular aus - wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen, um gemeinsam einen passenden Termin zu finden. 

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!