Beschaffung
Ohne PANFLOW
Mit PANFLOW
Digitalisierungsgrad
Medienbrüche und mangelnde Transparenz im Ablauf des Beschaffungsprozesses zwischen Budgetierung, Bedarfsmeldung, Einkauf, Investitionscontrolling, eintreffender Bestellung und Rechnung (z. B. durch die manuelle Eingabe von Daten) und damit einhergehender Informationsverlust gehören zur Tagesordnung.
Alle erforderlichen Arbeitsschritte sind mit PANFLOW durchgängig digitalisiert und der Informationsfluss jederzeit sichergestellt.
Datenhaltung
Wichtige Daten sind dezentral im Unternehmen verteilt und oft nur innerhalb autark arbeitender Systeme und Programme abrufbar - im schlimmsten Fall befinden sie sich papierbasiert in einzelnen und räumlich voneinander getrennten Abteilungen oder Standorten.
Wichtige Daten sind dezentral im Unternehmen verteilt und oft nur innerhalb autark arbeitender Systeme und Programme abrufbar - im schlimmsten Fall befinden sie sich papierbasiert in einzelnen und räumlich voneinander getrennten Abteilungen oder Standorten.
Kollaboration
Verschiedene Abteilungen und Standorte sind untereinander nicht optimal vernetzt und arbeiten für sich - dadurch wird der Informationsfluss gehemmt und das Gesamtergebnis leidet.
Alle am Beschaffungsprozess beteiligten Abteilungen und Personen stehen unabhängig vom Standort durch den elektronischen Beschaffungsprozess digital miteinander in Verbindung.
Prozessfluss
Arbeitsschritte laufen oft unkoordiniert ab, Fristen und Termine innerhalb des Beschaffungsprozesses werden aufgrund mangelnder Übersicht und Kommunikation nicht eingehalten, Engpässe führen dazu, dass der Ablauf ins Stocken gerät.
PANFLOW bietet jederzeit einen Überblick über alle laufenden Prozesse und informiert die Beteiligten, sobald von ihnen eine Aktion erwartet wird, die für den weiteren Verlauf des Prozesses erforderlich ist. Laufen bestimmte Fristen ab oder stehen Termine an, wird die jeweils verantwortliche Person vom System darüber informiert.
Stellvertreterregelung
Ist eine für den Prozess verantwortliche Person nicht anwesend oder überlastet, muss aufwändig ein Stellvertreter gefunden werden, damit der Vorgang nicht stagniert.
Reagiert eine verantwortliche Person im Prozess nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne, greifen automatisch Eskalations- oder ggfs. Vertretungsworkflows.
Bedarfsmeldung
Bedarfsmeldungen werden erfasst, indem sie unkoordiniert per Mail oder als ausgedrucktes, ausgefülltes und papierbasiertes Dokument den Einkauf erreichen. Dieser muss mühevoll den Überblick über alle Meldungen behalten, kann sie nur schwer bündeln und muss darauf achten, dass alle Bestellungen rechtzeitig eintreffen.
Mit PANFLOW werden Bedarfsmeldungen und Einkäufe zentral und nachvollziehbar koordiniert. Bestellungen können gebündelt und dadurch Preisvorteile erreicht werden. Auch Nachbestellungen lassen sich workflowgesteuert besser planen und in festgelegten Intervallen kostengünstig ordern. Durch die optimierte Koordination des Einkaufs sind zudem just in time-Lieferungen möglich, durch die die Lagerhaltung auf ein Minimum reduziert werden kann.
Rechnungsverarbeitung
Rechnungen kommen in der Buchhaltung an, von wo aus sie (per Hauspost) an die freigebenden Stellen, teilweise auch standortübergreifend, weiterverteilt werden. Die Zusammenführung der Rechnung mit den Lieferscheinen ist oft fehleranfällig bzw. langwierig. Oft gibt es keine genaue Einsicht darüber, in welchem Unternehmensbereich eine Rechnung sich gerade befindet, welcher Mitarbeiter sie aktuell bearbeitet und welcher Schritt als nächstes folgt. Ist der jeweilige Mitarbeiter nicht authorisiert, Rechnungen (z. B. in bestimmter Höhe) freizugeben, erfolgt zunächst eine aufwändige Weiterleitung an die nächsthöhere Instanz zur Freigabe. Durch diese Zeitverzögerung können wiederum Skonto-Verluste und Verzugskosten entstehen.
Mit PANFLOW wird die Rechnungsbearbeitung digital vorgenommen, Freigabeprozesse damit einhergehend beschleunigt und Skonto-Verluste sowie durch abgelaufene Fristen verursachte Mahnverfahren verhindert. Übersteigt der Rechnungsbetrag eine vorher definierte Summe, wird die Rechnung automatisch zur Freigabe an eine definierte höhere Instanz weitergeleitet. Durch eine mögliche Anbindung an das Warenwirtschaftssystem wird der Abgleich zwischen Rechnung und Lieferschein vereinfacht und weniger fehleranfällig.
Budgetplanung
Die Budgetplanung und -steuerung erfolgt manuell durch tabellengestützte Eingaben und nimmt wertvolle Zeit und Ressourcen in Anspruch.
Die Aufteilung der Budgets wird für alle Beteiligten nachvollziehbar im Workflow festgelegt und der Budgetplan zentral zugänglich gemacht, um das Herumschicken verschiedener Bearbeitungs-Versionen von Excel-Listen per Mail zu vermeiden.
Investitionscontrolling
Die Budgetstände werden umständlich, z. B. per Excel-Tabelle, an der gleichzeitig mehrere Personen arbeiten, an das Controlling gemeldet. Die Prozesse laufen nur zäh und oft wird erst zu spät erkannt, wenn Budgets überschritten oder zweckentfremdet wurden, oder sich eine Umverteilung bzw. Kompensierung aus anderen Töpfen angeboten hätte, um ungeplante oder budgetüberschreitende Projekte trotzdem finanzieren zu können.
Mit PANFLOW sehen Sie auf einen Blick, ob Budgets wirklich für ihren geplanten Zweck ausgegeben und auf die korrekten Kostenstellen gebucht wurden. Zudem werden Sie gewarnt, sobald etwas Unvorhergesehenes passiert, z. B. geplante Budgets überschritten werden. Sie können direkt erkennen, ob eine Umverteilung aus anderen Budgettöpfen für bestimmte Projekte (auch standort- oder abteilungsübergreifend) notwendig ist und diese im Workflow veranlassen.