Workflows für digitales Abwesenheitsmanagement

Abwesenheitsmanagement leicht gemacht: Effiziente Workflows für Krankmeldung, Urlaubsantrag & Co.

Erleben Sie, wie moderne Technologie Ihren Arbeitsalltag spürbar erleichtert und otimieren Sie Ihre HR-Prozesse mit individuell konfigurierbaren, digitalen Workflows im Abwesenheitsmanagement: Ob Krankmeldung, Dienstreise, Urlaubsantrag, Elternzeit oder komplexe Sonderregelungen – mit unseren flexiblen Workflow-Lösungen bilden Sie jeden Unternehmensprozess passgenau ab. So entsteht Raum für das Wesentliche: eine starke Unternehmenskultur und ein HR-Bereich, der nicht verwaltet, sondern gestaltet.
Icon Gestaltungsfreiheit

100 % Gestaltungs-Freiheit

Verabschieden Sie sich von starren Templates – gestalten Sie individuelle Workflows ganz nach Ihren Anforderungen.
Icon Skalierbare Freigabeketten

Skalierbare Freigabeketten

Ob einfache Genehmigung oder mehrstufige, automatisierte Prozesse – das System passt sich Ihrer Unternehmenslogik flexibel an.
Icon Transparente Vorgänge

Transparente Vorgänge

Mitarbeitende erhalten Planungssicherheit und Klarheit über Urlaubsansprüche, Antragsstände und Vertretungsregelungen.
Icon Schluss mit Excel & Papierkram

Schluss mit Excel & Papierkram

Intuitive, transparente Workflows ersetzen unübersichtliche Excel-Tabellen – für mehr Transparenz und weniger Rückfragen.
Icon Lizenzmodelle

Flexible Lizenzmodelle

Skalierbar und passgenau: Ob Cloud oder On-Prem - wählen Sie das Modell, das perfekt zu Ihrer IT-Strategie passt.
Icon Experten

Begleitet von Experten

Unser erfahrenes Team unterstützt Sie ganz nach Bedarf – von der Beratung bis hin zur vollständigen Umsetzung Ihrer Workflows.
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Begleitbild zum Text Abwesenheitsmanagement leicht gemacht

Welche Vorteile hat ein digitalisiertes Abwesenheitsmanagement?


Bild Mann und Frau stehen im Büro und schauen jeweils auf ein Tablet und einem Smartphone runter

Darf es noch ein bisschen mehr Digitalisierung sein?

Wenn Sie Ihre Personalprozesse vollständig digital abbilden möchten, aber noch am Anfang Ihres Digitalisierungsprojekts stehen, beraten unsere Experten Sie auch gern zu den Themen Dokumentenmanagement und digitale Signaturen. 
Durch die Kombination eines effizienten Abwesenheitsmanagements mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement System sowie einer Signaturlösung stellen Sie sicher, dass alle relevanten Unterlagen jederzeit verfügbar sind und Verträge schnell unterzeichnet werden können – unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeitenden gerade aufhalten. Unsere Lösungen sind optimal aufeinander abgestimmt und schaffen die Grundlage für ein zukunftsfähiges, digitales Arbeiten.

Sie möchten sich persönlich beraten lassen?

Kein Problem! Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wir beraten Sie unverbindlich und beantworten Ihnen gern konkrete Fragen zu Ihren Anforderungen.

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Rufen Sie uns gern an unter der Telefonnummer:

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Komplexe Abwesenheitsprozesse? Kein Problem - mit der richtigen Lösung!

Mit dem Workflow Management System PANFLOW setzen Sie Ihre Digitalisierungs-Ideen ohne Einschränkungen um. Dank der freien Konfiguration ohne starre Templates lassen sich Ihre Abwesenheitsprozesse exakt nach Ihren individuellen Anforderungen gestalten. Selbst bei komplexen Abläufen benötigen Sie keine zusätzliche Software – alle relevanten Prozessschritte lassen sich vollständig flexibel und maßgeschneidert abbilden.

Um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, welche Abläufe sich künftig einfach digitalisieren lassen, haben wir einige Beispiele für Sie zusammengestellt. Unsere Workflow-Spezialisten unterstützen Sie zudem gern bei der Umsetzung: Auf Wunsch analysieren wir gemeinsam Ihre Anforderungen und entwickeln im Rahmen eines Workshops passgenaue Workflows – exakt abgestimmt auf Ihre Unternehmensprozesse.

  • Krankmeldung
  • Verlängerungsmeldung bei erneuter Krankschreibung
  • Automatisierte AU-Prüfung für Pflichtangaben und Gültigkeit
  • Benachrichtigungs-Workflow an HR, Führungskraft, ggfs. Team-Mitglieder
  • Fristkontrolle AU-Eingang (gesetzlich max. am 4. Tag)
  • Wiedereingliederungsprozess inkl. Checklisten

  • Antragstellung mit Kalenderintegration
  • Resturlaubsberechnung & Gültigkeitsprüfung
  • Mehrstufiger Genehmigungsprozess (z. B. Teamleitung, HR)
  • Urlaubsstornierung oder Änderungsantrag
  • Vertretungsplanung während des Urlaubs
  • Benachrichtigung der Projektleitung bei Freigabe

  • Grundauswahl nach Anlass (z. B. Hochzeit, Todesfall, Umzug)
  • Prüfung durch Vorgesetzte
  • Nachweiserbringung (optional)
  • Freigabeprozess
  • Dokumentation im HR-System

  • Dienstreiseantrag mit Ziel, Zweck, Zeitraum, Budgetstelle
  • Genehmigung durch Abteilungsleitung oder jeweilige Vorgesetzte
  • Reisebuchung (Hotel, Bus- oder Bahn-Ticket, Mietwagen etc.) & Kalenderblockierung
  • Reisekostenabrechnung mit Belegupload & Kartenabgleich
  • Ggfs. Schnittstelle zum Finanzsystem zur Erstattung
  • Nachträglicher Abgleich: Ist-Reise vs. Antrag

  • Geplante Homeoffice-Tage (regelmäßig oder flexibel)
  • Spontane Tagesanfragen mit kurzer Vorlaufzeit
  • Regelprüfung (max. Anzahl Tage, Homeoffice-Quote)
  • Kalenderintegration & Teamverfügbarkeit
  • DSGVO- & Datensicherheits-Check für Remote-Arbeitsplatz

  • Schutzfristenberechnung
  • Benachrichtigung an HR (vertraulich)
  • Arbeitszeitanpassung und Beschäftigungsverbote prüfen
  • Integration in Personalakte
  • Ggfs. Zeitmodelländerung
  • Anpassung von Aufgaben & Übergaberegelungen

  • Digitale Beantragung inkl. Geburtsnachweis
  • Fristenkontrolle nach BEEG (mind. 7 Wochen vor Beginn)
  • Genehmigung & Rückmeldung an Mitarbeitende
  • Planung von Teilzeitarbeit während der Elternzeit (optional)
  • Regelung der Vertretung, ggfs. Stellenausschreibung und Einarbeitungsplan
  • Wiedereinstieg mit Terminabfrage & Onboarding-Planung

  • Beantragung von Pflegezeit
  • Upload gesetzlich geforderter Nachweise (z. B. Pflegegrad)
  • Fristenkontrolle & HR-Freigabeprozess
  • Vertretungsmanagement
  • Dokumentation der Abwesenheitsdauer
  • Rückkehr-Workflow inkl. Arbeitszeitmodell-Anpassung

  • Antrag mit gewünschter Dauer & Startzeitpunkt
  • Anspruchsberechnung & Finanzierungsmodell
  • Genehmigungsprozess durch Führungskraft & HR
  • Vertragliche Ergänzungen
  • Vertretungsmanagement
  • Rückkehrmanagement & Reboarding

  • Digitale Zeitausgleichsanfrage mit Zeitkontoprüfung
  • Kalenderabgleich & Teamverfügbarkeit
  • Genehmigungsprozess durch Vorgesetzte
  • Entscheidung über Zeitausgleich oder finanziellen Ausgleich
  • Benachrichtigung & Abgleich mit Zeiterfassungssystem

  • Antrag mit Angaben zur Bildungsmaßnahme & Dauer
  • Prüfung gesetzlicher Anspruchsdauer
  • Nachweis-Upload (z. B. Seminarbescheinigung, Zeugnis etc.)
  • Genehmigung durch HR & ggf. Fachbereich
  • Dokumentation im Schulungsarchiv oder in der Personalakte

  • Automatisierte Einladung zum Rückkehrgespräch
  • Führungskräfte-Checkliste (z. B. Gesprächsleitfaden, Wiedereinstieg)
  • Dokumentation des Gesprächs & Maßnahmen
  • Integration durch Wiedereinstiegsschulungen
  • Mitarbeiterstatus-Anpassung im System (z. B. wieder aktiv)

Online-Demo

Lernen Sie unser Workflow Management System PANFLOW in einer Online-Demo ganz unverbindlich und kostenfrei kennen. Schreiben Sie uns hierzu einfach eine E-Mail oder füllen schnell und bequem das untenstehende Formular aus - wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen, um gemeinsam einen passenden Termin zu finden. 

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!