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Workflow Lösungen unserer Kunden:
So wird PANFLOW in bekannten Unternehmen eingesetzt

Das Workflow Management System PANFLOW ermöglicht die Entwicklung unterschiedlicher Workflow Lösungen, die exakt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Unternehmen, Unternehmensbereiche und -Prozesse zugeschnitten sind. Lesen Sie hier spannende Projektberichte aus den verschiedenen Einsatzbereichen und erfahren Sie, wie PANFLOW bisher gewinnbringend in verschiedenen Unternehmen eingesetzt wird.

produktionsmanagement - Produktionsmanagement

Workflow Lösung: Produktionsmanagement

Wie das Unternehmen Bahlsen PANFLOW in der Artikelproduktion einsetzt

Einblicke hinter die Kulissen des ersten gemeinsam umgesetzten Workflows
Das Familienunternehmen Bahlsen wurde 1889 gegründet und ist seitdem mit über 2.800 Mitarbeitern und jährlich etwa 143.000 Tonnen produziertem Gebäck Pionier auf dem Gebiet der Süßgebäckherstellung.
PANFLOW im Einsatz bei Bahlsen
Die Ausgangssituation bei Bahlsen
Von der Rezeptur bis hin zur Platzierung der Produkte in den Regalen der Kaufhäuser läuft bei Bahlsen ein komplexer Workflow ab, der die Aufgaben und Zuständigkeiten eines interdisziplinär arbeitenden Teams regelt. Dieser Workflow wurde 2001 zunächst auf Basis von Lotus Notes abgebildet, was lange Einarbeitungszeiten, wenig Transparenz sowie mangelnde Berechtigungs- und Reportingmöglichkeiten mit sich brachte.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Ziel bei Bahlsen war es demnach, ein Workflow Lösung einzusetzen, mit dem es fortan möglich sein sollte, die aufgeworfenen Problematiken der Lotus Notes-Anwendung zu lösen und weitere Prozessoptimierungen anzugehen. Gesucht wurde die neue Workflow Lösung über eine Ausschreibung, bei der Panvision mit dem Workflow Management System PANFLOW überzeugen konnte und den Zuschlag erhielt.

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Schon bei der Auswahl von PANFLOW als zukünftiges Workflow Management System hatten wir das Ziel, Workflows auch selbstständig zu entwickeln.

Sarah-Lena Lücke

Financial Controlling, Bahlsen


Der nun mit PANFLOW umgesetzte Workflow bildet den Prozess der Generierung neuer Artikel von der Spezifikation durch das Marketing bis zur ersten Produktion digital ab und passt sich dem kontinuierlichen Change Management Prozess bei Bahlsen flexibel an.
Der Workflow im Detail
Angestoßen wird der Workflow durch die Neueinführung, Reaktivierung oder Änderung eines Produkts oder durch bevorstehende saisonale Ereignisse. Das Workflow-Formular sammelt dabei alle benötigten Informationen ein, um die Machbarkeit zu prüfen und erste Kostenabschätzungen zu erhalten. Um die zur Produktion benötigten Kapazitäten und Ressourcen festzulegen, werden zudem die geplante Absatzmenge, das Produktionswerk sowie bei Bedarf weitere Informationen (Mischungsverhältnisse etc.) angegeben.

Im Falle der Anpassung bereits bestehender Produkte können deren Spezifikationen über eine Schnittstelle aus SAP direkt in den Workflow übertragen werden. Soll ein neuer Artikel spezifiziert werden, holt der Workflow die jeweilige Rezeptur sowie Angaben zur Verpackung und Mindesthaltbarkeit ein und veranlasst die Streichung der „ausgedienten“ Artikelnummer.

Anschließend werden weitere Freigabeschritte durchlaufen, innerhalb derer die Produktion, das Controlling des herstellenden Werkes, das Controlling der verkaufenden Vertriebsgesellschaft, das Verpackungsmanagement, die Logistik und die internationale Mengenplanung bestimmte Aktionen genehmigen müssen. So können etwa Ergänzungen oder Änderungen der ursprünglichen Angaben sowie weitere Kostenberechnungen vorgenommen werden.
Das Ergebnis
Panvision hat in enger Zusammenarbeit mit Bahlsen einen Produktionsworkflow entwickelt, der alle Schwierigkeiten, die die zuvor verwendete Lotus Notes-Anwendung mit sich brachte, flexibel und souverän meistert:

Am Workflow beteiligte Mitarbeiter können nun jederzeit sehen, welcher Arbeitsschritt als nächstes ansteht und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Ist eine verantwortliche Person abwesend, kann der Prozess über eine im Workflow hinterlegte vertretungsberechtigte Person umgeleitet werden, bzw. im Notfall durch den Administrator eine solche Person kurzfristig ernannt werden. Zudem kann die Soll-Bearbeitungszeit der einzelnen Workflow-Schritte festgelegt und somit sichergestellt werden, dass der Workflow nicht stagniert. Über ein Ampel-System hat der Nutzer jederzeit einen Überblick über den Status, in dem sich der Prozess gerade befindet und wird zusätzlich per E-Mail benachrichtigt, sobald Reaktionszeiten nicht eingehalten werden.

Dank des flexiblen Rollenkonzepts können Zugriffsberechtigungen speziell auf die unterschiedlichen Nutzergruppen und deren Anforderungen zugeschnitten werden, was den Workflow für jeden Nutzer so schlank wie möglich hält und gleichzeitig sensible Daten und Informationen schützt.

Um dem Workflow Informationen zu entnehmen oder hinzuzufügen, können Daten zum Beispiel nach SAP oder Excel exportiert oder aber externe Dokumente an den Prozess angehängt werden. Durch seine vielfältigen Reporting-Möglichkeiten können mit PANFLOW bestimmte Produktionsschritte bereits während des laufenden Workflows auf ihre Effizienz hin überprüft werden und bei Bedarf gezielte Änderungen vorgenommen werden.

Workflow-Highlights

Gewinnbringende Ablösung von Lotus Notes

Maximale Transparenz und Revisionssicherheit der Prozesse, vielfältige Reportingmöglichkeiten

Flexible Berechtigungsvergabe

Eskalation von Zeitüberschreitungen via Ampelsystem und/oder E-Mail-Benachrichtigung

Einfaches Anhängen externer Dokumente (Excel, Word etc.) an den Workflow

finanzmanagement - Finanzmanagement

Workflow Lösung: Finanzmanagement

Die Optimierung des Budgetierungsprozesses bei KAMAX

Wie PANFLOW Transparenz und Durchlaufzeiten signifikant verbessert
Das Unternehmen KAMAX mit Hauptsitz in Homberg (Ohm) produziert jährlich ca. 3,5 Mrd. Verbindungselemente und komplexe Kaltformteile für die Automobilindustrie und zählt alle namhaften Automobilhersteller und deren Zulieferer zu seinen Kunden. Mit über 750 Mio. Euro Umsatz und 3.500 Mitarbeitern an insgesamt 12 Standorten ist das Unternehmen der weltweit führende Hersteller seiner Art.
Die Ausgangssituation bei KAMAX
Bisher erfolgte die Budgetplanung und -steuerung bei der KAMAX-Gruppe manuell durch tabellengestützte Eingaben und nahm wertvolle Zeit und Ressourcen in Anspruch.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Mit Hilfe des digitalen Workflow Management Systems PANFLOW und des Know-hows der Softwareentwickler von Panvision sollte dieser Prozess nun einfacher und effektiver gestaltet werden, um die Vollständigkeit wichtiger Dokumente sicherzustellen, Durchlaufzeiten zu verringern, Zuständigkeiten innerhalb des Team klarer zu definieren und dem Herumtragen von Papierstapeln innerhalb des Unternehmens den Kampf anzusagen.
KAMAX Budgetierungsprozess mit PANFLOW
Der Workflow im Detail
In enger Zusammenarbeit wurde schließlich ein Workflow entwickelt, mit dem Investitionen zunächst geplant und verfügbare Budgets an den verschiedenen Standorten ermittelt werden.

Die im Workflow erhobenen Daten bilden anschließend die Basis für die ebenfalls workflowgestützte Investitionssteuerung, bei der Gelder für die im Investitionsplan hinterlegten Projekte beantragt werden können. Um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und das Unternehmen von überflüssigem Papieraufwand zu befreien, durchläuft der Workflow hierzu mehrstufige, festgelegte Genehmigungsketten.

Für eine detaillierte Übersicht der Budgetierungsvorgänge wurden insgesamt zwölf verschiedene Reportings entwickelt, die aus dem Workflow heraus generiert werden und unter anderem Einsicht darüber liefern, wie die Verteilung der Budgets aussieht, wie viel Geld für bestimmte Projekte übrig bleibt und welche Budgets aus anderen Budget-Töpfen kompensiert werden müssen. Die Reportings werden auch dazu genutzt, verschiedene Abhängigkeiten sichtbar zu machen und bestimmte Kennzahlen durch gezielte Eingriffe zu verändern bzw. zu optimieren. Für eine einfache Weiterverarbeitung lassen sich die Auswertungen inklusive aller benötigten Formelberechnungen einfach aus dem Workflow heraus nach Excel exportieren.
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Wenn wir früher wissen wollten, in welcher Höhe Investitionen bisher genehmigt wurden, mussten wir mühsam verschiedene Listen und Systeminformationen zusammenfügen.

Christian Wolff,

Vice President Controlling, KAMAX-Gruppe

Das Ergebnis
Mit seiner umfangreichen Erfahrung aus vielen bereits erfolgreich umgesetzten Workflow-Projekten im Bereich des Investitionscontrollings konnte Panvision sein Know-how in die Beratung und Entwicklung einfließen lassen und KAMAX als kompetenter Partner für die Umsetzung zur Seite stehen. 

Die Kombination aus der zentralen Verwaltung der Daten in PANFLOW, einer visuellen Statusübersicht sowie der Historienfunktion sorgt für eine maximale Beschleunigung und Transparenz der Prozesse – sowohl im laufenden Betrieb als auch bei späteren Auswertungen. „Wenn wir früher wissen wollten, in welcher Höhe Investitionen bisher genehmigt wurden, wie viel Restbudget noch zur Verfügung steht oder wie/ob beantragte Maßnahmen überhaupt budgetiert waren, mussten wir mühsam verschiedene Listen und Systeminformationen zusammenfügen“, schildert Christian Wolff, Vice President Controlling der KAMAX-Gruppe. „Das war sehr aufwändig und vor allem konnten wir nie sicher sein, dass die Informationen vollständig sind. Mit PANFLOW konnten wir unser Ziel von beschleunigten Durchlaufzeiten erreichen. Durch die mit Hilfe der Anwendung klar definierte interne Zusammenarbeit und durch den Entfall, unvollständige Papierstapel in der richtigen Reihenfolge durchs Haus tragen zu müssen, wird eine effizientere und schnellere Aufgabenbearbeitung ermöglicht. Jeder kann von überall auf das System zugreifen und gleichzeitig ist ein standortübergreifender, standardisierter und transparenter Prozess unter Einhaltung unserer Richtlinien sichergestellt. Außerdem wissen wir mit der Workflow Lösung, basierend auf PANFLOW, stets, ob wir noch auf Linie sind.“

Workflow-Highlights

Digitale Beantragung von Geldern für im Investitionsplan hinterlegte Projekte

Mehrstufige Genehmigungsketten

Generierung zahlreicher Reportings

Auswertung inkl. Formelberechnungen aus dem Workflow heraus nach Excel exportierbar

Sicherstellung eines standortübergreifenden, standardisierten und transparenten Prozesses

Workflow Lösung: Personalwesen

personalwesen - Personalwesen (HR)

Digitales Koordinieren von Urlaubsanträgen und Fehlzeiten mit PANFLOW beim ZEW

Wie das Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung seine Personalprozesse optimiert
Seit seiner Gründung im Jahr 1990 hat sich das Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) als eines der führenden deutschen Wirtschaftsforschungsinstitute mit hoher europäischer Reputation etabliert und wendet sich mit seiner Arbeit an Entscheider der Politik, Wirtschaft und Verwaltung sowie an Wissenschaftler im nationalen und internationalen Bereich und die interessierte Öffentlichkeit.
Die Ausgangssituation beim ZEW
Um Urlaube seiner Mitarbeiter zu genehmigen und Fehlzeiten lückenlos zu erfassen musste das Unternehmen die dazugehörigen Anträge und Formulare bisher auf Papier-Basis entgegennehmen, den jeweiligen Anspruch prüfen, den Antrag daraufhin an den Vorgesetzten schicken, um dessen Genehmigung zu erhalten, anschließend die Personalabteilung über den genehmigten Urlaub benachrichtigen, diesen in das Personalsystem eintragen und schließlich die Abwesenheit des Mitarbeiters kommunizieren.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Über eine Ausschreibung wurde nach einer geeigneten Workflow Lösung gesucht, mit Hilfe dessen diese Arbeitsschritte optimiert und der Prozess des Urlaubsantrags sowie der Erfassung von Fehlzeiten digitalisiert werden können.
Panvision konnte sich mit dem Workflow Management System PANFLOW bei der Ausschreibung des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung gegen zahlreiche andere Bewerber durchsetzen und erhielt den Zuschlag.
ZEW Workflow Urlaubsantrag mit PANFLOW
Der Workflow im Detail
Urlaubsanträge oder Fehlzeiten können mit dem Einsatz der Workflow Lösung nun von Mitarbeitern eigenständig eingegeben werden. Da sich der zu durchlaufende Prozess abhängig von der Rolle und Abteilungszugehörigkeit des jeweiligen Antragsstellers verändert, wurde ein komplexer Workflow modelliert und ein entsprechendes Formular mit zahlreichen Eingabe-Optionen, die an bestimmte Bedingungen geknüpft sind, entwickelt. Ein besonderes Augenmerk wurde zudem auf die Integration des umfangreichen Berechtigungskonzepts des Wirtschaftsforschungsinstituts gelegt.

Um den Pflegeaufwand zu verringern, wurde eine Schnittstelle geschaffen, die den reibungslosen Austausch zwischen PANFLOW und dem genutzten Entgeltsystem Fidelis ermöglicht. Darüber können bestehende Mitarbeiterdaten nun direkt in den Workflow übernommen werden ohne sie erneut in das System einpflegen zu müssen. Die Schnittstelle funktioniert in beide Richtungen - auch Eingaben in PANFLOW werden mit Fidelis synchronisiert.
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Die Umstellung von Papierformularen auf die elektronische Erfassung war für uns die größte Herausforderung. Die hervorragende Zusammenarbeit mit Panvision hat uns dabei sehr geholfen.

Jens Bohrmann,

Projektleiter, ZEW

Das Ergebnis
Wo früher Papierformulare verschickt, bearbeitet und weitergegeben werden mussten, ist dieser Vorgang nun mit nur wenigen Klicks erledigt und läuft weitestgehend automatisiert ab. Ein weiterer großer Vorteil liegt darin, dass die erforderlichen Angaben durch die Mitarbeiter auch von extern gemacht werden können, da die webbasierte Workflow Lösung den ortsunabhängigen Zugriff auf die Formulare über das Internet erlaubt.

„Die Durchlaufgeschwindigkeit der einzelnen Prozesse hat sich mit der Einführung von PANFLOW deutlich verbessert“, zeigt sich Jens Bohrmann, Projektleiter beim ZEW, zufrieden.
„Da es für uns der erste Prozess war, der umgesetzt wurde, war die Umstellung von Papierformularen auf die elektronische Erfassung die größte Herausforderung“, berichtet Jens Bohrmann. „Die hervorragende Zusammenarbeit mit Dr. Frank Fetthauer hat uns dabei sehr weitergeholfen.“

Der jedoch größte Vorteil beim Einsatz von PANFLOW ist die Möglichkeit, dass neben der Erfassung auch ausführliche Berichte über Fehlzeiten von den Mitarbeitern selbst abgerufen werden können, die nun auf einen Blick sehen, wer in der eigenen Abteilung wann Urlaub beantragt hat und wie viele Resturlaubstage aktuell noch zur Verfügung stehen.
Auch für die Administration des ZEW bietet das umfassende Berichtswesen einige Vorteile. In übersichtlichen Listen kann etwa ausgegeben werden, wie einzelne Abteilungen aktuell besetzt sind oder wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum bereits Urlaub haben.

Workflow-Highlights

Urlaubsanträge oder Fehlzeiten können von überall eingetragen werden

Integration eines umfangreichen Berechtigungskonzepts

Schnittstelle geschaffen, die den reibungslosen Austausch zwischen PANFLOW und dem genutzten Entgeltsystem Fidelis ermöglicht

Ausführliche Berichte über Fehlzeiten können von den Mitarbeitern selbst abgerufen werden

Übersicht, wie einzelne Abteilungen aktuell besetzt sind und wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum Urlaub haben

Workflow Lösung: Qualitätsmanagement

qualitaetsmanagement - Qualitätsmanagement

Der Einsatz von PANFLOW im Management of Change bei SABIC

Sicherheit erhöhen, Wirtschaftlichkeit optimieren und Audits kinderleicht bestehen
SABIC gehört zu den weltweit größten Herstellern von Petrochemikalien und beschäftigt in mehr als 50 Ländern weltweit über 33.000 Mitarbeiter.
Luftaufnahme des Unternehmens SABIC
Die Ausgangssituation bei SABIC
Änderungsmaßnahmen an technischen Anlagen und Herstellungsprozessen werden bei SABIC einem formellen Prozess unterzogen, damit sowohl der Schutz von Mitarbeitern und Umwelt als auch die Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen jederzeit sichergestellt sind. Um diese Haltung zusätzlich zu bestärken, führt das Unternehmen innerhalb der Qualitätskontrolle sogenannte „Audits“ durch, in denen durch unabhängige, systematische Untersuchungen beurteilt wird, ob durchgeführte Maßnahmen und deren Ergebnisse den vorangegangenen Planungen entsprechen.

Die Umsetzung des gesamten Change Management Prozesses erfolgte bis vor einiger Zeit papierbasiert – und wenig effektiv: Formulare und Checklisten wurden ausgedruckt, mit in die Anlagen genommen, ausgefüllt, zurück in das System gespeist und an den jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Um Zeit und Kosten zu sparen, alle vorgenommenen Änderungen genau zu dokumentieren und im Rahmen des Qualitätsmanagements vorgenommene Audits sicher zu bestehen, hat sich das Unternehmen entschlossen, den komplexen Prozess mit dem Workflow Management System PANFLOW zu digitalisieren. Die Software soll nun dabei helfen, erforderliche Änderungsmaßnahmen genehmigen zu lassen, diese mit minimalen Auswirkungen auf den laufenden Betrieb und die Umwelt durchzuführen und den gesamten Prozess lückenlos zu dokumentieren.
Der Workflow im Detail
Steht bei SABIC eine Änderung bevor, besprechen sich zunächst alle Beteiligten, und legen einen hauptverantwortlichen „Projektzieher“ fest, der den Workflow anstoßen oder – falls dieser bereits von einer anderen Person initiiert wurde – mit zusätzlichen Informationen versehen kann. Die Angaben werden in PANFLOW über flexibel erstellbare Formulare erfasst und anschließend von speziellen Gremien bewertet.

Im darauffolgenden Workflow-Schritt wird entschieden, ob das Projekt zur jeweiligen Änderungsmaßnahme angenommen, abgelehnt oder in einen vorübergehenden Warte-Status versetzt wird. Nach erfolgter Freigabe findet eine weitere Besprechungsrunde statt, die ebenfalls gestützt durch den Workflow organisiert und protokolliert wird. Die verantwortlichen Teilnehmer unterschreiben anschließend digital und geben damit das Projekt für die Bearbeitung frei.

Zur Gewährleistung der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Änderungen müssen unter anderem bestehende Dokumentationen angepasst werden. Für diesen Vorgang werden in PANFLOW vorgefertigte und erweiterbare Checklisten bereitgestellt, in denen angekreuzt werden kann, welche Anpassungen notwendig sind und welcher Mitarbeiter hierfür verantwortlich ist. Die Mitarbeiter können anschließend selbst einsehen, welche Dokumentationen von ihnen abgeschlossen werden müssen.

Nach Durchführung der Änderungsmaßnahme erfolgt die Übergabe, wobei Innerhalb des Workflows festgelegt ist, welche Bereiche zu prüfen sind. Die in dem Fall relevanten Punkte können ebenfalls aus einer in PANFLOW gepflegten Liste ausgedruckt und mit in die Anlagen genommen werden. Das ausgefüllte Dokument geht an einen Mitarbeiter zurück, der die Angaben in den Workflow aufnimmt.

Nach der Übergabe können optionale weitere Arbeitsschritte beschlossen werden. Etwa, wenn es sich um eine zeitlich begrenzte Änderung handelt, die nach Ablauf einer bestimmten Zeit wieder zurückgenommen wird. Für Situationen, in denen der Workflow nicht den vorgegebenen Weg gehen kann, wurden in PANFLOW zwei Sonderlösungen entwickelt. Dies ist zum einen der „Eilige MOC“, der im Fall einer sehr hohen Umsetzungsdringlichkeit einer Änderung direkt zur Besprechung und anschließend in die Umsetzung übergeht. Zum anderen gibt es das sogenannte „Scope-Change-Szenario“, das etwa angestoßen wird, wenn es zusätzliche oder unerwartete Änderungen zu genehmigen gilt, aufgrund derer der ursprüngliche Workflow gestoppt werden muss. 
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Die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Panvision zeichnet sich durch fachlich sehr qualifizierte und detaillierte Diskussionen, ein tiefes beidseitiges Prozessverständnis und gegenseitige Wertschätzung aus.

Bettina Rathaj,

SABIC Polyolefine GmbH

Das Ergebnis
Entstanden ist eine Workflow Lösung, die die Umsetzung des gesamten Change Management Prozesses digital abbildet und die einzelnen Arbeitsschritte optimiert. Mitarbeitern stehen nun hilfreiche Werkzeuge zur Verfügung, um Änderungsprojekte planvoll und auditsicher durchzuführen und die Vorgänge durch eine detaillierte Dokumentation für interne und externe Beteiligte transparent zu halten.

Workflow-Highlights

Freigabe, Ablehnung oder Pausierung von Projekten

Digitale Unterschriften für Freigabe

Anpassung von Dokumentationen per Checkliste

Leichtes Pflegen von Prüflisten

Sonderlösungen für Situationen, in denen der Worksflow nicht den vorbestimmten Lauf gehen kann

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