So setzen unsere Kunden PANFLOW ein

Im Falle der Anpassung bereits bestehender Produkte können deren Spezifikationen über eine Schnittstelle aus SAP direkt in den Workflow übertragen werden. Soll ein neuer Artikel spezifiziert werden, holt der Workflow die jeweilige Rezeptur sowie Angaben zur Verpackung und Mindesthaltbarkeit ein und veranlasst die Streichung der „ausgedienten“ Artikelnummer.

Anschließend werden weitere Freigabeschritte durchlaufen, innerhalb derer die Produktion, das Controlling des herstellenden Werkes, das Controlling der verkaufenden Vertriebsgesellschaft, das Verpackungsmanagement, die Logistik und die internationale Mengenplanung bestimmte Aktionen genehmigen müssen. So können etwa Ergänzungen oder Änderungen der ursprünglichen Angaben sowie weitere Kostenberechnungen vorgenommen werden.

Am Workflow beteiligte Mitarbeiter können nun jederzeit sehen, welcher Arbeitsschritt als nächstes ansteht und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Ist eine verantwortliche Person abwesend, kann der Prozess über eine im Workflow hinterlegte vertretungsberechtigte Person umgeleitet werden, bzw. im Notfall durch den Administrator eine solche Person kurzfristig ernannt werden. Zudem kann die Soll-Bearbeitungszeit der einzelnen Workflow-Schritte festgelegt und somit sichergestellt werden, dass der Workflow nicht stagniert. Über ein Ampel-System hat der Nutzer jederzeit einen Überblick über den Status, in dem sich der Prozess gerade befindet und wird zusätzlich per E-Mail benachrichtigt, sobald Reaktionszeiten nicht eingehalten werden.

Dank des flexiblen Rollenkonzepts können Zugriffsberechtigungen speziell auf die unterschiedlichen Nutzergruppen und deren Anforderungen zugeschnitten werden, was den Workflow für jeden Nutzer so schlank wie möglich hält und gleichzeitig sensible Daten und Informationen schützt.

Um dem Workflow Informationen zu entnehmen oder hinzuzufügen, können Daten zum Beispiel nach SAP oder Excel exportiert oder aber externe Dokumente an den Prozess angehängt werden. Durch seine vielfältigen Reporting-Möglichkeiten können mit PANFLOW bestimmte Produktionsschritte bereits während des laufenden Workflows auf ihre Effizienz hin überprüft werden und bei Bedarf gezielte Änderungen vorgenommen werden.

Die Kombination aus der zentralen Verwaltung der Daten in PANFLOW, einer visuellen Statusübersicht sowie der Historienfunktion sorgt für eine maximale Beschleunigung und Transparenz der Prozesse – sowohl im laufenden Betrieb als auch bei späteren Auswertungen. „Wenn wir früher wissen wollten, in welcher Höhe Investitionen bisher genehmigt wurden, wie viel Restbudget noch zur Verfügung steht oder wie/ob beantragte Maßnahmen überhaupt budgetiert waren, mussten wir mühsam verschiedene Listen und Systeminformationen zusammenfügen“, schildert Christian Wolff, Vice President Controlling der KAMAX-Gruppe. „Das war sehr aufwändig und vor allem konnten wir nie sicher sein, dass die Informationen vollständig sind. Mit PANFLOW konnten wir unser Ziel von beschleunigten Durchlaufzeiten erreichen. Durch die mit Hilfe der Anwendung klar definierte interne Zusammenarbeit und durch den Entfall, unvollständige Papierstapel in der richtigen Reihenfolge durchs Haus tragen zu müssen, wird eine effizientere und schnellere Aufgabenbearbeitung ermöglicht. Jeder kann von überall auf das System zugreifen und gleichzeitig ist ein standortübergreifender, standardisierter und transparenter Prozess unter Einhaltung unserer Richtlinien sichergestellt. Außerdem wissen wir mit PANFLOW stets, ob wir noch auf Linie sind.“

Im darauffolgenden Workflow-Schritt wird entschieden, ob das Projekt zur jeweiligen Änderungsmaßnahme angenommen, abgelehnt oder in einen vorübergehenden Warte-Status versetzt wird. Nach erfolgter Freigabe findet eine weitere Besprechungsrunde statt, die ebenfalls gestützt durch den Workflow organisiert und protokolliert wird. Die verantwortlichen Teilnehmer unterschreiben anschließend digital und geben damit das Projekt für die Bearbeitung frei.

Zur Gewährleistung der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Änderungen müssen unter anderem bestehende Dokumentationen angepasst werden. Für diesen Vorgang werden in PANFLOW vorgefertigte und erweiterbare Checklisten bereitgestellt, in denen angekreuzt werden kann, welche Anpassungen notwendig sind und welcher Mitarbeiter hierfür verantwortlich ist. Die Mitarbeiter können anschließend selbst einsehen, welche Dokumentationen von ihnen abgeschlossen werden müssen.

Nach Durchführung der Änderungsmaßnahme erfolgt die Übergabe, wobei Innerhalb des Workflows festgelegt ist, welche Bereiche zu prüfen sind. Die in dem Fall relevanten Punkte können ebenfalls aus einer in PANFLOW gepflegten Liste ausgedruckt und mit in die Anlagen genommen werden. Das ausgefüllte Dokument geht an einen Mitarbeiter zurück, der die Angaben in den Workflow aufnimmt.

Nach der Übergabe können optionale weitere Arbeitsschritte beschlossen werden. Etwa, wenn es sich um eine zeitlich begrenzte Änderung handelt, die nach Ablauf einer bestimmten Zeit wieder zurückgenommen wird. Für Situationen, in denen der Workflow nicht den vorgegebenen Weg gehen kann, wurden in PANFLOW zwei Sonderlösungen entwickelt. Dies ist zum einen der „Eilige MOC“, der im Fall einer sehr hohen Umsetzungsdringlichkeit einer Änderung direkt zur Besprechung und anschließend in die Umsetzung übergeht. Zum anderen gibt es das sogenannte „Scope-Change-Szenario“, das etwa angestoßen wird, wenn es zusätzliche oder unerwartete Änderungen zu genehmigen gilt, aufgrund derer der ursprüngliche Workflow gestoppt werden muss.