Workflow Beispiele von A-Z

Bezogen auf unerwünschte äußere Einflüsse sind Unternehmen bereits gut für dieses Thema sensibilisiert und schützen ihre IT-Infrastruktur beispielsweise durch den Einsatz von Firewalls. Eine weitere, oft unterschätzte Gefahr besteht jedoch darin, dass viele Unternehmen ihre Daten intern nicht ausreichend schützen. Um eine umfassende und DSGVO-konforme Daten- und Informationssicherheit zu gewährleisten, ist es deshalb notwendig, Compliance-Regeln und -Methoden zu definieren, die diese Sicherheit einfordern und kontinuierlich auf den Prüfstand stellen. Genau an dieser Schnittstelle kommt das Workflow Management System PANFLOW zum Einsatz, indem es Ihnen dabei hilft, die Compliance-Regeln professionell umzusetzen, den Vergabeprozess von Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiter zu automatisieren und alle Vorgänge revisionssicher, z. B. für anstehende Audits und Datenschutzprüfungen, zu dokumentieren.

Stetige Veränderungen erfordern flexible Lösungen

Die Vergabe von Berechtigungen innerhalb eines Unternehmens ist ein komplexer Prozess, der dauerhaften, dynamischen Veränderungen unterliegt. So treten zum Beispiel Mitarbeiter neu in das Unternehmen ein, wechseln Abteilungen und Projekte oder verlassen die Firma wieder. Andere sind aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend und müssen von ihren Kollegen vertreten werden. Und auch das Nutzerverhalten der Mitarbeiter unterliegt einem stetigen Wandel: Mitarbeiter nutzen mobile Endgeräte mittlerweile betrieblich und privat (bring your own device) oder greifen zur Ausübung ihrer Tätigkeit auf Cloud-Lösungen zu, die außerhalb des firmeneigenen Netzwerks liegen. Ähnlich verhält es sich auch mit den IT-Ressourcen. Neue Geräte, Anwendungen und Daten kommen hinzu, alte Geräte werden aussortiert, Software deinstalliert und Daten gelöscht. Der rote Faden, der sich durch all diese Prozesse zieht, ist schnell zu erkennen: Jede dieser Veränderungen zieht eine Neuvergabe, Umverteilung oder den Entzug bestimmter personen- oder ressourcenbezogener Berechtigungen nach sich.

Eine Software für alle Aufgaben

Mit dem Workflow Management System PANFLOW setzen Sie Ihren individuellen Berechtigungsvergabe-Prozess ganz einfach digital und DSGVO-konform um. Auch hohe Standards wie z. B. ISO 27001 erfüllen Sie mit einem PANFLOW-gestützten Berechtigungsvergabe-Prozess. Nie war es einfacher, den Zugriff auf die Ressourcen eines IT-Systems (Fileserver, Softwareanwendungen etc.) zu regeln, denn PANFLOW vereint die Funktionen am Markt erhältlicher Insellösungen zu einer unschlagbar effizienten und kostengünstigen Gesamtlösung: Steuern Sie mit nur einer einzigen Software den Workflow, der für das Einholen der Berechtigungen verantwortlich ist und automatisieren Sie die Vergabe der Berechtigungen – direkt aus PANFLOW heraus, fehlerfrei, bis tief in alle Endsysteme!

Einfache Rechtevergabe

Die Software nutzt hierfür eine Anbindung an die bestehende Benutzerverwaltung des jeweiligen Unternehmens (z. B. Active Directory) und ermöglicht so das Setzen der Berechtigungen direkt im Workflow. Dieser kann, abgestimmt auf die jeweilige Struktur des Unternehmens, völlig individuell aufgebaut sein. In der Regel beantragt jedoch meist der zuständige Administrator in einer konkreten Bedarfssituation die Vergabe oder Änderung von Zugriffsrechten (lesen, bearbeiten, löschen) auf bestimmte IT-Ressourcen. In PANFLOW geschieht dies einfach über eine ausfüllbare Matrix innerhalb des Workflow-Formulars. Alle Instanzen, die der Vergabe zustimmen müssen, z. B. der Sicherheitsbeauftragte oder die Geschäftsführung, werden über den Vorgang informiert und können bei Bedarf ein Veto gegen einlegen. Spricht nichts gegen die Vergabe, kann der Administrator den Workflow abschließen und die entsprechenden Berechtigungen werden automatisch vom System gesetzt.
Durch die praktische Anbindung an die Benutzerverwaltung können Rechte direkt rollenbasiert vergeben werden. So wird etwa Mitarbeitern, die neu in das Unternehmen kommen, eine Rolle zugewiesen, die bereits voreingestellte, nur für die Ausübung der jeweiligen Tätigkeit erforderliche Rechte beinhaltet (Need-to-know-Prinzip). Hat ein Mitarbeiter im Unternehmen mehrere Funktionen, können ihm gleich mehrere Rollen zugewiesen oder zusätzlich individuelle Rechte gewährt werden.

Hohe Transparenz durch nachhaltige Dokumentation

Um eine umfassende Übersicht und Dokumentation aller Berechtigungen zu erhalten, stellt PANFLOW verschiedene Statistiken bereit, die anzeigen, wer im Unternehmen aktuell welche Rechte besitzt. So lassen sich Datenschutzprüfungen und Sicherheitsaudits ab sofort mühe- und sorgenlos bestehen.

Die Sicherheit der Mitarbeiter sollte in Unternehmen immer an erster Stelle stehen, weshalb kontinuierlich präventive Maßnahmen im Rahmen des Unfall- und Gesundheitsschutzes zu treffen sind. Da das Thema Arbeitssicherheit jedoch sehr komplex ist, müssen unterschiedliche Aspekte aus ganz verschiedenen Bereichen bedacht werden, was die Verantwortlichen vor eine große koordinative Herausforderung stellen kann.

Mit dem Workflow Tool PANFLOW regeln Sie im Handumdrehen alle Aufgaben und Zuständigkeiten rund um das Thema Arbeitssicherheit und kommen auf einfache Art und Weise Ihrer Pflicht nach, die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und Dienstleister zu gewährleisten, indem Sie die Prozesse zur Unfallvermeidung sowie zur vorgeschriebenen Gestaltung der Arbeitsplätze digital optimieren.

Machen Sie sich das Audit zum Freund, nicht zum Feind!

Klassische Audits sind vor allem aus dem Qualitätsmanagement bekannt, sie können aber auch aus zahlreichen anderen Gründen anberaumt werden, etwa wenn es für ein Unternehmen eine gesetzliche Verpflichtung zur Prüfung gibt (z. B. bei kritischen Infrastrukturen), wenn gegenüber dem Kunden eine Zertifizierung nachgewiesen werden muss oder wenn sie bei Vertragsverhandlungen oder zu Marketingzwecken als Aushängeschild für das Unternehmen oder ein bestimmtes Produkt dienen. Mit PANFLOW können Sie sich auf jede Art von Audit professionell vorbereiten.

Generell ist ein Unternehmen, das PANFLOW zur Optimierung seiner Arbeitsabläufe nutzt, bereits insofern gut für ein bevorstehendes Audit gewappnet, als dass wichtige Prozesse, Zuständigkeiten und Regelungen per se digital dokumentiert werden und in Zusammenhang mit dem Audit einfacher nachvollziehbar sind. Mit PANFLOW lässt sich der Prozess des Auditmanagements jedoch auch aktiv als eigenständiger Workflow abbilden, digitalisieren und optimieren.

Häufig fehlen in Unternehmen grundlegende Strukturen, um ein Audit ohne größeren Aufwand zu meistern, Mitarbeiter erfahren erst zu spät von der bevorstehenden Prüfung und der Vorbereitungsprozess stagniert, da niemand weiß, wer wann für welche Aufgabe zuständig ist. Wenn dann die Audit-Reife in kurzer Zeit erreicht werden soll, ist Hektik meist vorprogrammiert.

Um genau diesen Prozess zu optimieren und zukünftig das Audit zum Freund und nicht mehr zum Feind zu erklären, unterstützt Sie das Workflow Management System PANFLOW während des gesamten Audit-Prozesses und führt – ganz gleich ob internes oder externes Audit – alle Beteiligten entlang eines individuell vordefinierten Workflows, der exakt auf Ihre Unternehmensabläufe zugeschnitten ist.

Schaffen Sie mit dem Einsatz des Workflow Management Systems mehr Transparenz in Ihrem Vorbereitungsprozess, bei der Planung von Prüfzyklen sowie bei der zeitlichen und personellen Planung der Audits an sich. Betroffene Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail über anstehende Audits und Vorbereitungsmaßnahmen informiert. Fragenkataloge, Begehungsprotokolle und Checklisten können erstellt und an den Workflow angehängt werden, um diese anschließend von den Verantwortlichen prüfen zu lassen. Verpassen Sie zudem mit PANFLOW keine Termine und Deadlines mehr! Das System erinnert Sie an alle wichtigen Aufgaben – bei Bedarf verknüpft mit Eskalationsszenarien, um sicherzustellen, dass alle Schritte in der vorgegebenen Zeit durchgeführt werden.

Auch während des Audits unterstützt Sie das PANFLOW-System bei der reibungslosen Durchführung, so können Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand des Audits einsehen, Zuständigkeiten und Stellvertretungen regeln und Ressourcen bei Bedarf kurzfristig umverteilen.

Die Prüfergebnisse sowie eventuell aufgedeckte Unzulänglichkeiten, Abweichungen oder andere Feststellungen können in PANFLOW revisionssicher dokumentiert und archiviert werden und ein Korrekturmaßnahmenbericht transparent erstellt und über den Workflow verteilt werden. Die notwendigen Änderungsmaßnahmen lassen sich über den Workflow direkt an die zuständigen Mitarbeiter übertragen und deren Umsetzung dokumentieren.

Alle Phasen der Bestellabwicklung elektronisch optimiert.

Zur Erledigung der täglichen Arbeit müssen in Unternehmen in regelmäßigen Abständen neue Arbeitsmittel, Produktionsmaterialien und gelegentlich auch Ressourcen in Form von Mitarbeitern beschafft werden.

Der Prozess der Beschaffung gestaltet sich jedoch oft recht unübersichtlich und ist in vielen Unternehmen noch immer Papier- oder E-Mail-basiert, was der immer wichtiger werdenden Transparenz- und Effizienzsteigerung im Wege steht. In den zuständigen Abteilungen laufen schließlich alle Bedarfsmeldungen zusammen – auf unterschiedlichsten Wegen, häufig unvollständig oder sogar fehlerhaft. Bis die Anforderungen freigegeben werden können, müssen täglich wertvolle Ressourcen investiert werden, die an anderer Stelle wesentlich effektiver eingesetzt werden könnten.

Mit der Workflow Lösung PANFLOW optimieren Sie die Arbeitsabläufe in allen Bereichen, die sich mit der Beschaffung befassen, erstellen durchdachte Beschaffungsworkflows und sorgen so für mehr Transparenz, Kontrolle und Kostenersparnis. Der gesamte Beschaffungsvorgang wird digital abgebildet, manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten automatisiert und Reaktionszeiten beschleunigt. Dabei erleichtert das System vor allem die Beschaffung regelmäßig bzw. in bestimmten Intervallen benötigter Materialien oder anderer Ressourcen, indem im Workflow hinterlegte Intervalle und Wiederholfrequenzen bei Ablauf automatisch einen Bestellprozess auslösen. So verpassen Sie keine Bestellfristen mehr und stellen sicher, dass alle benötigten Ressourcen und Materialien jederzeit zur Verfügung stehen.

Mitarbeiter geben ihre Bedarfsmeldungen einfach elektronisch an ihrem Arbeitsplatz auf – und die Daten werden mit allen notwendigen Details automatisch an die entsprechende Abteilung weitergeleitet. Nach eingehender Prüfung durch individuell bestimmbare Kontrollinstanzen – oder bei Bedarf durch ein Mehraugenprinzip – können benötigte Güter und Arbeitsmaterialien beantragt werden und kommen schnell und stressfrei dort an, wo sie gebraucht werden. Auch Ressourcen in Form neuer Mitarbeiter können nach der Freigabe beschafft und Stellenausschreibungen oder interne Vergaben eingeleitet werden.

Der Status des Beschaffungsprozesses ist mit PANFLOW für alle Beteiligten jederzeit einsehbar, was für eine maximale Transparenz der Arbeitsabläufe sorgt. Die revisionssichere Speicherung aller Workflow-Daten stellt zudem sicher, dass alle Vorgänge und Prozesse vollständig nachvollziehbar bleiben.

Die Koordination von Bedarfsmeldungen und Bestellungen ist in fast allen Unternehmen ein wichtiges Thema, von dem praktisch alle Mitarbeiter früher oder später – manche sogar regelmäßig – betroffen sind.

Oft werden benötigte Arbeitsmaterialien und Ausstattung jedoch noch papierbasiert beim Einkauf angefragt, indem ein entsprechendes Formular ausgedruckt, ausgefüllt, wieder eingescannt und per Mail oder sogar persönlich an den Einkauf weitergeleitet wird. Auch das Einholen benötigter Unterschriften und Freigaben erfolgt meist auf Zuruf und wenig koordiniert.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW optimieren Sie Ihren gesamten Bestellprozess – von der Bedarfsmeldung bis hin zur Zuweisung der bestellten Waren an den jeweiligen Mitarbeiter. Behalten Sie jederzeit den Überblick über das interne Bestellverhalten, den Status aktueller Bestellungen, Angebotsanfragen und Freigaben. Durch die lückenlose digitale Abbildung Ihres Prozesses sparen Sie darüber hinaus auch Papier- und Druckkosten sowie wertvolle Zeit, die bisher für das Sammeln von Unterschriften aufgewendet werden musste. Um stets im Zeitplan zu bleiben und Engpässe zu vermeiden, lassen sich über das PANFLOW-System ganz einfach Stellvertreter-Regelungen einführen und feste Zeitfenster bestimmen, in denen bestimmte Teilprozesse abgeschlossen sein müssen. Stagniert der Prozess an einer bestimmten Stelle im Ablauf, werden die verantwortlichen Mitarbeiter sofort vom System über die Verzögerung informiert und können bei Bedarf in den Workflow eingreifen.

Die meisten Bestell-Workflows laufen nach einem bestimmten Muster ab, das sich von Unternehmen zu Unternehmen oft nur minimal unterscheidet: Die dezentrale Bedarfserfassung durch den jeweiligen Mitarbeiter am eigenen Arbeitsplatz, die Genehmigung durch den unmittelbaren Vorgesetzten, die zuständige Verwaltungsabteilung oder die Geschäftsführung (je nach erforderlicher Autorisierungsstufe), die Übermittlung der Bestellung an den Einkauf, die Auswahl des Lieferanten und die anschließende Bestellung durch den Einkauf sowie die Auslieferung an den Empfänger und die finale Empfangsbestätigung.

Ein mit PANFLOW erstellter Workflow kann – je nach Bedarf – noch viel detailliertere bzw. komplexere Strukturen abbilden. Auch hier stellt sich das Workflow Management System auf jede erdenkliche Unternehmensstruktur flexibel ein.

Finazielle Ressourcen sind in jedem Unternehmen begrenzt und deshalb hart umkämpft, weshalb Betriebe genau festlegen müssen, welche Investitionen getätigt werden sollen und welche Budgets dafür in den verschiedenen Einheiten (Geschäftsbereiche, Abteilungen, Kostenstellen etc.) eingeplant werden. Oft werden für diesen Prozess allerdings noch mühsam verschiedene Listen und Informationen von Hand zusammengefügt, was recht aufwändig ist und die Arbeitsschritte wenig transparent gestaltet.

Mit der Budgetplanung über das Workflow Management System PANFLOW optimieren Sie alle Arbeitsschritte im Rahmen der Erfassung, Genehmigung, Umsetzung und Anpassung Ihrer Budgets und behalten stets den Überblick darüber, welche finanziellen Mittel in naher Zukunft ausgegeben werden sollen.

Auch die anschließende Investitionssteuerung kann durch den Workflow abgebildet und optimiert werden: Gelder können ganz einfach für bestimmte Projekte beantragt und über mehrstufige Genehmigungsketten in fester Reihenfolge freigegeben werden.

Mit der Workflow Software lassen sich zudem Reportings generieren, die jederzeit eine Übersicht darüber geben, wie die Budgets verteilt wurden, wie viel Geld investiert wurde und ob es bei Engpässen einer Kompensation aus anderen Budgets bedarf. Alle Ergebnisse und Kennzahlen lassen sich problemlos zur Weiterverarbeitung aus dem Workflow heraus – z. B. nach Excel – exportieren.

Mit dem Einsatz von PANFLOW optimieren Sie im Handumdrehen Ihre gesamte Budgetplanung, beschleunigen die Durchlaufzeiten der Prozesse, minimieren den Papieraufwand und definieren jeden Arbeitsschritt für eine effizientere und lückenlose Bearbeitung.

Führen Sie Änderungsprozesse planvoll und auditsicher durch

Fortlaufender Wandel, bedingt durch neue Märkte und Technologien, strategische Wendepunkte, neue gesetzliche Vorgaben beim Umweltschutz oder auch durch die anvisierte Steigerung der Kundenzufriedenheit oder das Vermeiden von Unfällen etc., bedeutet für heutige Unternehmen schon lange keine Ausnahme mehr, sondern vielmehr die Regel.

Je schneller sich Unternehmen an äußere Einflüsse anpassen und Innovationen hervorbringen müssen, desto wichtiger wird es, Strategien, Strukturen, Systeme oder Prozesse aktuell zu halten, auszutauschen oder neu einzuführen.

Das Workflow Tool PANFLOW hilft Ihnen dabei, erforderliche Änderungsmaßnahmen genau zu erfassen und deren Umsetzung sowohl im Unternehmen, als auch von den Behörden genehmigen zu lassen und mit minimalen Auswirkungen auf den laufenden Betrieb durchzuführen.

Die lückenlose Dokumentation und Revisionssicherheit der erstellten Workflows bieten dabei die beste Voraussetzung, um anspruchsvolle Audits sicher zu bestehen.

Unternehmen und Organisationen unterliegen einer Vielzahl von Gesetzen und Regeln, deren Nichteinhalten zu Strafen, Bußgeldern, Schadensersatzansprüchen und Reklamationen führen kann.

Der Bereich Compliance beschäftigt sich mit der Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen durch ein Unternehmen, umfasst aber auch das Etablieren organisatorischer Strukturen, die sowohl die Einhaltung gesetzlicher, als auch selbst definierter, interner Kodizes (z. B. im Code of Conduct) sicherstellen sollen.

Ein mit dem Workflow Management System PANFLOW digitalisiertes Compliance Management sichert das Einhalten gesetzlicher Vorgaben sowie interner Regeln und wendet so finanzielle und juristische Konsequenzen vom Unternehmen ab. Das Risiko für ein nicht-Einhalten der Regeln kann mit Hilfe der im Workflow erhobenen Daten und Informationen rechtzeitig erkannt und Verstöße vermieden werden.

Etablieren Sie mit PANFLOW nachhaltig Ihre Regeln und Werte und sorgen so für ein maximum an Transparenz und Vertrauen!

Grundsätzlich kann ein Compliance-Workflow mit PANFLOW in jeder Abteilung Ihres Unternehmens zum Einsatz kommen, in der Mitarbeiter, aber auch Kunden und Lieferanten über ein Regelwerk verfügen sollen, welches ihnen die Philosophie und Verhaltensregeln des Unternehmens näherbringt und sie zu einem regelkonformen Verhalten in Zusammenhang mit dem Unternehmen motiviert. Beispiele hierfür sind etwa die Kontrolle und Verwaltung von Zuwendungen und Geschenken inklusive des Definierens von Wertgrenzen sowie die Prüfung von Geschäftspartnern und Lieferanten.

Der Workflow kann zu 100 Prozent flexibel auf Ihre speziellen Bedürfnisse und Strukturen zugeschnitten werden und unterstützt Sie dabei, Compliance-Risiken im Blick zu behalten, Zuständigkeiten klar zu definieren und Ihre Pflichterfüllung gegenüber Behörden und Stakeholdern nachzuweisen.

Von der Aufklärung und Schulung von Mitarbeitern, über die Echtzeit-Überwachung unternehmensinterner Prozesse und deren Bearbeitungsstatus, bis hin zur Kopplung einzelner Prozessschritte an frei definierte Berechtigungen und Freigabeprozesse: Sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen!

Die Daten aus dem Workflow unterstützen Sie dabei, das Compliance-Management stetig zu verbessern, Optimierungspotenzial zu erkennen und Ihren Erfolg zu messen. Erstellen Sie im Handumdrehen aussagekräftige Reportings zur Regelkonformität und halten Freigaben, Entscheidungen und Auswertungen – revisionssicher gespeichert – an jedem Ort griffbereit.

Nach Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), hat jede betroffene Person das Recht zu erfahren, ob ein Unternehmen ihre persönlichen Daten speichert. Ist dies der Fall, hat sie zudem Anspruch auf eine Auskunft darüber, zu welchem Zweck die Daten verarbeitet und gespeichert wurden, welche Daten gespeichert wurden, wer diese Daten einsehen kann (insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen), wie lange die Daten gespeichert werden und nach welchen Kriterien die Speicherdauer festgelegt wurde. Die betroffene Person kann zusätzlich zur Beauskunftung auch eine Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten bzw. eine Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen fordern.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie jederzeit bereit sein müssen, innerhalb einer bestimmten Frist Auskunft über diese Daten geben zu können.

Mit der Workflow Software PANFLOW können Sie den Ablauf der Datenzusammenstellung digital abbilden und automatisieren und binden ganz einfach alle Abteilungen und Personen, die für den Datenschutz zuständig sind, in den Prozess mit ein. Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks individuelle Formulare, mit denen Sie die wichtigsten Informationen zusammentragen, zum Beispiel: Welche Frist wurde gesetzt, bis die Auskunft erfolgen muss? Wie wurde die Auskunft angefordert – per Telefon, per E-Mail oder postalisch? Wie lauten die Kontaktdaten der Person? Zudem können Sie dem Workflow eine Kopie der Anfrage anhängen, damit andere, für den Prozess wichtige Mitarbeiter direkt sehen, worum es geht.

In der Systemadministration lassen sich alle Bereiche des Unternehmens, in denen Daten erhoben werden (z. B. Softwareentwicklung, Buchhaltung, Lieferantendatenbank), definieren und für jede Abteilung Personen hinterlegen, die für die Datensicherheit in ihrem Bereich verantwortlich sind. Im Formular kann der entsprechende Bereich aus einer Liste ausgewählt werden und der jeweils Verantwortliche wird automatisch über den Eingang der Anfrage benachrichtigt. Dieser kann nun alle benötigten Informationen zusammentragen, z. B. welche Art der Datenspeicherung durch die betroffene Person erlaubt wurde (Newsletter, Kontaktformular etc.), welche Daten gespeichert wurden und woher das Unternehmen die Daten erhalten hat (Kontakt durch die betroffene Person selbst, Verträge, Drittunternehmen etc.) aber auch, wenn zur betreffenden Person keine Daten vorliegen.

Zudem ist es möglich, wiederkehrende Fragen über ein individuell angelegtes FAQ einfach und schnell zu beantworten. Hierzu lassen sich im PANFLOW-System vorgefertigte Standard-Antworten einpflegen, die der Bearbeitende einfach aus einer Liste auswählen und dem Formular per Klick hinzufügen kann. Eventuelle Rückfragen an die Person können als Freitext (inkl. Antwort und Kopie des Schreibens) an das Formular angehängt werden.

Die durch den Workflow zusammengetragenen Infos werden – je nach Unternehmensstruktur – z. B. automatisch an den zentralen Datenschutz weitergeleitet, der die finale Auskunft erstellt. Zum Versenden der Auskunft können alle Daten über den Workflow tabellarisch zusammengefasst und einem bereits nach dem Corporate Design des Unternehmens vorgefertigten Dokument mit einem allgemeingültigen Erläuterungstext angefügt werden. Je nachdem, in welcher Form die betroffene Person die Auskunft angefordert hat, stellt das System mehrere Möglichkeiten bereit. Das erstellte Dokument kann in gedruckter Form postalisch verschickt werden, alternativ können die Daten z. B. als CSV-Datei exportiert und per E-Mail versendet werden.

Die Auskunft kann direkt erteilt werden oder es wird ein Zwischenbescheid angefertigt, wenn zu einem gewissen Zeitpunkt noch nicht alle Details vorliegen. Durch diesen Zwischenschritt kann unter Umständen auch die Frist für die Gesamt-Abgabe der Auskunft verlängert werden.

Über ein Ampelsystem lässt sich genau erkennen, in welchem zeitlichen Rahmen eine Beauskunftung erfolgen muss. Ist das Fristdatum zur Abgabe der Informationen bald erreicht, zeigt die Ampel dies für jeden Prozess einzeln an. So kann der Bearbeitende auf einen Blick erkennen, welche Beauskunftungen dringend erledigt werden müssen und welche z. B. schon abgeschlossen sind.

Sie suchen noch nach einer rechtssicheren Archivierungsmöglichkeit am Ende des Prozesses? Optional bieten wir ein Dokumentenmanagement System (DMS) an, das Sie nahtlos an das Workflow Management System PANFLOW koppeln – oder auch als Stand-alone Lösung nutzen können.

Welche Vorteile Sie durch die Kombination von WfMS und DMS haben, erfahren Sie direkt hier:

Dokumentenmanagement Systeme und Workflow Management sind eng miteinander verbunden und ergänzen sich in der effizienten Verwaltung von Dokumenten und Prozessen in einem Unternehmen. Als integraler Bestandteil des Workflow Managements nimmt das Dokumentenmanagement eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung, Organisation, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten ein, die für einen bestimmten Prozess oder Prozessschritt benötigt werden. Der Workflow steuert den Lauf der Dokumente durch die verschiedenen Organisationseinheiten und stellt sicher, dass die Dokumente an die richtigen Personen weiterleitet werden.

Zusätzlich bietet das DMS erweiterte Suchfunktionen (auch innerhalb der Dokumente) und ermöglicht die Zuweisung von Metadaten zu Dokumenten, um diese im Archiv leichter auffindbar zu machen. Das Workflow Management System kann ebenfalls auf diese Metadaten zugreifen und entsprechende Informationen im Workflow bereitstellen.

Um einen Prozess samt zugehöriger Dokumente ordnungsgemäß abzuschließen, bietet das DMS Funktionen zum Nachverfolgen von Änderungen sowie zur Wiederherstellung früherer Versionen.

Wenn Sie sich für die Funktionen eines Dokumentenmanagement Systems interessieren, schauen Sie gern auch auf unserer DMS-Seite vorbei, dorthin gelangen Sie über den Button rechts.
Wenn Sie mehr über die Kombination aus DMS und Workflow Management System erfahren möchten, melden Sie sich gern bei uns.

Vergessen Sie hohe Rechnungsstapel!

Die Eingangsrechnungsverarbeitung birgt für viele Unternehmen ein enormes Optimierungspotential, wenn es darum geht, hohe Rechnungsstapel zu eliminieren, Doppelbuchungen und -zahlungen zu vermeiden und Zuständigkeiten transparent zu regeln.

Mit der Workflow Management Lösung PANFLOW strukturieren und automatisieren Sie den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis hin zur Freizeichnung, verkürzen die Durchlaufzeiten und minimieren nachhaltig den Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter.

PANFLOW erlaubt jederzeit einen umfassenden Einblick in den aktuellen Stand der Rechnungen und zeigt an, in welcher Abteilung und Bearbeitungsphase sich die jeweilige Rechnung gerade befindet. Kommt es zu unvorhergesehenen Verzögerungen und eine Rechnung bleibt unbearbeitet, wird der jeweils zuständige Mitarbeiter umgehend per E-Mail vom System informiert, damit Rechnungen weder verloren gehen noch unter einem Stapel anderer Dokumente vergessen werden.

Kümmern sich mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen um die Rechnungsprüfung und -freigabe, von denen nicht jede Person Rechnungen in beliebiger Höhe freizeichnen darf, können mit PANFLOW ganz einfach mehrstufige Genehmigungsketten eingerichtet oder ab einer gewissen Summe eine zweite Unterschrift, z. B. von der Geschäftsführung, eingeholt werden.

Profitieren Sie von der Eigenverantwortung Ihres Personals.

Personalwirtschaftliche Prozesse laufen oft informell ab oder werden auf Papier weitergegeben, was nicht selten zu Effizienzverlust und Einbußen bei der Datenqualität führt.

Mit der Workflow Software PANFLOW wird ein Teil der personenbezogenen Daten von den Mitarbeitern selbst verwaltet und gepflegt, indem sie Routinearbeiten wie Stammdatenänderungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder die Bestellung von Arbeitsmitteln am eigenen Arbeitsplatz oder von unterwegs elektronisch vornehmen können. Dies spart Unternehmen wertvolle Zeit und Kosten, verschlankt die Verwaltungsprozesse und befreit die Personalabteilungen von aufwändigen administrativen Tätigkeiten.

Dank der workflowgestützten Abwesenheitsverwaltung können Mitarbeiter schnell und bequem Urlaubsanträge, Krankentage und sonstige Abwesenheiten online regeln und diese für andere Mitarbeiter transparent machen. So kann auf einen Blick eingesehen werden, wer wann Urlaub hat, erkrankt ist oder sonstige Abwesenheitstage beantragt oder geplant hat. Der jeweilige Vorgesetzte wird automatisch über die Abwesenheit benachrichtigt und kann diese direkt genehmigen. Für den Fall einer unvorhergesehenen Abwesenheit, lassen sich zudem Vertreter für eine bestimmte Person im Workflow hinterlegen, die automatisch informiert werden und anfallenden Aufgaben übernehmen können.

In verschieden konfigurierbaren Ansichten lässt sich zudem sofort erkennen, zu welcher Zeit Engpässe in der Belegschaft entstehen, um so einem Personalmangel vorbeugen zu können. Bei Bedarf kann der Workflow zusätzlich so eingerichtet werden, dass geplante Abwesenheiten im Falle von Besetzungsengpässen zunächst automatisch abgelehnt und anschließend individuell geprüft werden. Wird ein Antrag abgelehnt, erhält der betreffende Mitarbeiter umgehend eine Nachricht mit der Begründung und eventuellen Rückfragen.

Ob bei Urlaub, Mutterschutz und Elternzeit, Aus- und Fortbildung, Krankheit, Unfällen oder Rehabilitationsmaßnahmen: wenn Mitarbeiter im Unternehmen – geplant oder ungeplant – fehlen, kann dies Auswirkungen auf die Gesamt-Produktivität des Teams, die Arbeitsergebnisse und unter Umständen auch auf den Umsatz des Unternehmens haben.

Mit dem Einsatz des Workflow Management Systems PANFLOW verwalten Sie nicht einfach nur die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter, sondern digitalisieren und optimieren die Steuerung von Mitarbeiterressourcen und reagieren so flexibel auf sich verändernde Umstände. Das System unterstützt Sie dabei, die Effizienz und Produktivität der Personaleinsatzplanung zu steigern, Engpässe in der Belegschaft frühzeitig zu erkennen und Vertretungen zuverlässig zu koordinieren.

Ist ein Mitarbeiter erkrankt oder bleibt dem Unternehmen aus anderen Gründen fern, kann von der Personalabteilung ganz einfach über den Workflow eine Krank- bzw. Fehlzeitenmeldung erstellt werden. Der jeweilige Vorgesetzte der betreffenden Person wird automatisch über die Umstände informiert und kann gegebenenfalls weitere Teammitglieder informieren. Bei Bedarf können direkt im Workflow Stellvertreter für bestimmte Personen hinterlegt werden, damit Aufgaben und Projekte nicht unbearbeitet bleiben. Bei bereits längerfristig geplanten Abwesenheiten kann über den Workflow gesteuert werden, wer in diesem Zeitraum welche Aufgaben übernehmen soll.

Mit PANFLOW lassen sich zudem ganz einfach Reportings über die Fehlzeiten und Krankenstände erstellen und diese zum Beispiel mit den Fehlzeiten aus vergangenen Monaten, Quartalen oder sogar Jahren vergleichen, um bestimmte Trends und Entwicklungen stets im Auge zu behalten und bei Bedarf angemessen darauf reagieren zu können.

Weitere, verwandte PANFLOW-Workflows wie zum Beispiel die Urlaubsplanung, das Fortbildungsmanagement, die Reiseplanung oder die Unfallmeldung, lassen sich gezielt an das Fehlzeitenmanagement koppeln.

Sie versinken in Papierbergen und Aktenstapeln? Die Bearbeitung, Archivierung und Sichtung von Dokumenten nimmt ungeheuer viel Zeit in Anspruch und Ihre Planungen und Budgets laufen aus dem Ruder?

Dann ist es an der Zeit, veralteten, zeitraubenden und intransparenten Arbeitsweisen den Rücken zu kehren, denn der Erfolg Ihres Unternehmens hängt maßgeblich vom effizienten Ablauf seiner Prozesse ab.

In einer Zeit, in der die Organisation des Rechnungswesens immer komplexer wird und Informationen über Finanzen, Verträge und Beschaffungen immer schneller und in höherer Qualität benötigt werden, ermöglicht das Workflow Management System PANFLOW das Automatisieren und Parallelisieren wiederkehrender Vorgänge im Finanz- und Rechnungswesen und spart so wertvolle Zeit und überflüssige Kosten.

Dies System steigert zudem die Effizienz und Transparenz in der gesamten Prozesskette und stellt sicher, dass notwendige Informationen schnell und qualitativ hochwertig zur Weiterverarbeitung bereitstehen, um möglichen Planabweichungen frühzeitig entgegenzuwirken und Budgets stets im Blick zu behalten.

Sie versinken in Papierbergen und Aktenstapeln? Die Bearbeitung, Archivierung und Sichtung von Dokumenten nimmt ungeheuer viel Zeit in Anspruch und Ihre Planungen und Budgets laufen aus dem Ruder?

Dann ist es an der Zeit, veralteten, zeitraubenden und intransparenten Arbeitsweisen den Rücken zu kehren, denn der Erfolg Ihres Unternehmens hängt maßgeblich vom effizienten Ablauf seiner Prozesse ab.

In einer Zeit, in der die Organisation des Rechnungswesens immer komplexer wird und Informationen über Finanzen, Verträge und Beschaffungen immer schneller und in höherer Qualität benötigt werden, ermöglicht das Workflow Management System PANFLOW das Automatisieren und Parallelisieren wiederkehrender Vorgänge im Finanz- und Rechnungswesen und spart so wertvolle Zeit und überflüssige Kosten.

Dies System steigert zudem die Effizienz und Transparenz in der gesamten Prozesskette und stellt sicher, dass notwendige Informationen schnell und qualitativ hochwertig zur Weiterverarbeitung bereitstehen, um möglichen Planabweichungen frühzeitig entgegenzuwirken und Budgets stets im Blick zu behalten.

Schöpfen Sie das volle Potenzial Ihres Unternehmens aus

Die Integration eines betrieblichen Vorschlagwesens in die alltägliche Arbeit verbessert zum einen die Arbeitsbedingungen für das Personal und lässt dessen Ideenpotenzial, Kreativität und Engagement in die Organisation mit einfließen.
Zum anderen nimmt die Qualität der Arbeit zu, während Kosten gemindert werden können.

Voraussetzungen für ein erfolgreiches Vorschlagwesen sind jedoch eine möglichst große Transparenz der Abläufe, eine zügige Bearbeitung und eine präzise Bewertung und Prämierung der Vorschläge.

Mit schnell verständlichen Formularen, einem übersichtlichen Dashboard und automatisierten Erinnerungsfunktionen garantiert Ihnen das Workflow Management Tool PANFLOW eine reibungslose Bearbeitung von Vorschlägen Ihrer Mitarbeiter.

Personenbezogene Daten müssen in einem Unternehmen zu jeder Zeit konsistent abrufbar sein, da verschiedene Unternehmensbereiche für die Ausübung ihrer Tätigkeit Zugriff auf diese Daten benötigen. Bestimmte Dienste und Programme werden für jeden Nutzer individuell konfiguriert und die persönlichen Daten inklusive eines Passworts mit einem Account verknüpft. Viele dieser Anwendungen (z. B. Mailserver), aber auch Abteilungen wie zum Beispiel die Buchhaltung, greifen meist auf ihre eigens angelegten Nutzer-Verzeichnisse zurück, weshalb ein immer größerer administrativer Aufwand erforderlich ist, um diese Daten untereinander abzugleichen und in allen Anwendungen und Bereichen aktuell zu halten.

Nutzt man zur Vereinheitlichung dieser Daten lediglich einen Verzeichnisdienst, machen viele Unternehmen mit umfassenden Geschäftsstrukturen die schmerzliche Erfahrung, dass nicht alle Datenquellen verlässlich dort vereint werden können und einzelne Dienste, Anwendungen oder Abteilungen doch auf ihre eigens angelegten Verzeichnisse zurückgreifen, die infolgedessen nicht synchronisiert werden können.

Eine Steuerung des Identity Managements mit dem Workflow Management System PANFLOW bietet zahlreiche Möglichkeiten, komplexen Verwaltungsschwierigkeiten, Identitäts- und Zugriffsproblemen effektiv zu begegnen. Erfassen, kategorisieren und verwalten Sie ganz einfach die digitalen Identitäten von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten, organisieren die Benutzerkonten verschiedener Systeme und Anwendungen Ihrer IT-Infrastruktur und entwickeln Genehmigungskonzepte, die eine Änderung der Daten nach explizit festgelegten Regeln und Berechtigungen ermöglichen. Alle geplanten Datenänderungen werden workflowgesteuert an die Identity Manager übermittelt, welche nach eingehender Prüfung die systemübergreifende Änderung veranlassen können.

Da die IT-Landschaft in Unternehmen gesicherte und geschützte Zugriffe erfordert, hat das Identity Management in Unternehmen nahezu immer auch eine Schnittstelle zum Access Management, welches die Zugriffsrechte der entsprechend festgelegten Identitäten verwaltet und Sicherheitskonzepte für die Nutzung verschiedener Ressourcen entwickelt. Mehr über die Kombination beider Workflows mit PANFLOW erfahren Sie rechts über den Button Access Management.

Investitionen zielsicher planen, umsetzen und kontrollieren.

Das Investitionscontrolling unterstützt den Planungs-, Investitions- und Finanzierungsprozess in Unternehmen und dient unter anderem als Kontrollinstrument, das die Unternehmensprozesse im Finanzwesen transparenter und effektiver macht.

Ein workflowgestütztes Investitionsmanagement mit dem Workflow Management System PANFLOW ermöglicht den Nutzern dabei nicht nur eine vollständige Übersicht über geplante und aktuell laufende Investitionen, sondern gibt auch Auskunft über noch freie, verfügbare Budgets. Dies verkürzt die Bearbeitungszeiten, macht Zuständigkeiten nachvollziehbarer und reduziert die Anzahl an Formularen.

Darüber hinaus kann der jährliche Investitionsplan, der alle geplanten Projekte beinhaltet, problemlos in das Workflow Management System importiert und von berechtigten Mitarbeitern anschließend editiert und ergänzt werden. Für die im Investitionsplan festgelegten Projekte können Gelder schnell und einfach beantragt und von den jeweiligen Fachabteilungen freigegeben werden. Hierfür gibt es bei Bedarf mehrstufige, projektabhängige Genehmigungsketten, die in festgelegter Reihenfolge vom Workflow abgearbeitet werden. Wird ein Investitionsantrag abgelehnt, kann der Mitarbeiter in einem Kommentarfeld die jeweilige Begründung für die Ablehnung einsehen.

Auch bei ungeplanten Projekten stellt die Workflow Lösung mit PANFLOW sicher, dass die Gesamtbudgets nicht überschritten werden. Mitarbeiter müssen bei Engpässen oder Überschreitung des verfügbaren Budgetrahmens die jeweilige Investition mit Mitteln aus anderen, bestehenden Projekten kompensieren.

Um die Kontrolle über die Ausgaben zu behalten, den Nutzen bestimmter Investitionen zu analysieren und den Umfang eventuell anfallender Kompensationen zu überblicken, können verschieden aufbereitete Reports und Statistiken, z. B. im Excel-Format, über das Workflow Management System abgerufen werden. Durch die in PANFLOW integrierte zentrale Verwaltung der Daten sowie die Historienfunktion sind alle beschriebenen Prozesse jederzeit und von jedem Ort nachvollziehbar.

Die IT wird oft als das kommunikative Zentrum eines Unternehmens bezeichnet und ist in nahezu allen Geschäftsprozessen – von Vertrieb und Marketing über die Produktion bis hin zu Finanzen und Personal – so gefragt wie nie.

Da immer mehr Arbeitsschritte und Services digital abgewickelt werden, müssen die Mitarbeiter der IT jedoch auch einem immer größer werdenden Arbeitsaufkommen und einer großen Verantwortung gerecht werden. Um einer drohenden Überlastung entgegenzuwirken und wiederkehrende Abläufe zu automatisieren, aber auch, um die Prozesse transparenter zu gestalten und besser dokumentieren zu können, bietet es sich an, die Anforderungen der IT über verschiedene Workflows zu koordinieren.

Mit der Workflow Management Software PANFLOW können Sie nahezu alle IT-Geschäftsprozesse abbilden und optimieren. Erstellen Sie flexible Workflow-Lösungen zum Erfassen von Anforderungen, zum Einholen von Genehmigungen, zum Bearbeiten von Requests, zur Vergabe von Zugriffsberechtigungen sowie zum On- und Offboarding von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten. Durch die direkte Anbindungsmöglichkeit an Nutzerverzeichnisse (z. B. AD) können bestehende Rollen und Berechtigungen ganz einfach in die Workflows übernommen werden.

Alle PANFLOW-Workflows lassen sich zudem für verschiedene Zwecke auswerten und die erhobenen Daten bei Bedarf als Reporting aufbereiten.

Setzen Sie auf Qualität, Flexibilität und Just-in-Time Lieferzeiten!

Ein gut durchdachtes Lieferantenmanagement unterstützt den Einkauf über den gesamten Lieferanten-Lebenszyklus hinweg: von der ersten Registrierung bis hin zur fortlaufenden Partnerschaft.

In den vergangenen Jahren hat sich das Ziel des Lieferantenmanagements jedoch immer weiter von der reinen Optimierung der Kosten hin zu einer optimierten Wertsteigerung verschoben, was den Einkauf – zusammen mit der zunehmenden Globalisierung und einem immer größer werdenden Anteil fremdbezogener Leistungen – vor neue, deutlich komplexere Herausforderungen stellt.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW können Sie Ihr vollständiges Lieferantenmanagement digital abbilden, alle lieferantenbezogenen Tätigkeiten und Aufgaben strukturiert und transparent managen und die Kommunikation mit den Lieferanten optimieren.

Legen Sie mit PANFLOW ganz einfach Auswahlkriterien für potenzielle Lieferanten fest und digitalisieren den Onboarding-Prozess inklusive der Erstregistrierung und Qualifizierung der Lieferanten. Hierfür kann über einen eingerichteten Self-Service etwa der Nachweis über die Zulassungstauglichkeit vom Lieferanten selbst erbracht werden, was den Einkauf erheblich entlastet.

PANFLOW unterstützt Sie und Ihr Team ebenfalls beim Aufbau eines Lieferantenportfolios, um die Leistung der Lieferanten transparent vergleichbar zu machen und Kosten nachhaltig zu minimieren. Hierfür lassen sich im System ganz einfach die Lieferantendaten erfassen sowie Preise und Leistungen vergleichen.

Steuern Sie mit PANFLOW zudem effektiv die Bewertung und Entwicklung Ihrer Lieferanten sowie die Analyse von Leistungslücken, z. B. in Produktqualität, Lieferzeit, Kosten oder Technologie. Nach Ablauf einer Qualifikationsperiode kann zudem der Prozess der Re-Qualifizierung über das System koordiniert und alle Beteiligten Personen mit einbezogen werden.

Alle Prozesse, aber auch Lieferanten-Zertifikate und andere relevante Dokumente sind in PANFLOW revisionssicher gespeichert und können jederzeit transparent eingesehen werden. Aus den im Workflow erhobenen Daten und Informationen lassen sich aussagekräftige Reportings und Berichte erstellen, die stets den aktuellen Stand des Lieferantenmanagements widerspiegeln und signalisieren, wenn Handlungsbedarf besteht.

Das Lieferantenmanagement kann gewinnbringend mit den Workflows für Bedarfsmeldung, Beschaffung und Reklamationsabwicklung kombiniert werden.

Wie stelle ich anderen die richtige Menge der richtigen Ressourcen, am richtigen Ort, zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Qualität, zu den richtigen Kosten zur Verfügung? Was vielen unter dem Begriff „6 R der Logistik“ bekannt ist, sind die Grundsatzfragen, die sich jedes Unternehmen stellen muss, wenn es anderen seine Güter, Informationen oder andere Ressourcen effizient und kostengünstig zur Verfügung stellen möchte.

Oft werden diese Prozesse jedoch noch papierbasiert abgewickelt, indem zum Beispiel der Wareneingang und -ausgang sowie die Lagerbestände per Hand erfasst werden, Lieferscheine per Hauspost weitergeleitet werden und Buchungen sowie Rechnungsstellungen erst mit einer gewissen Zeitverzögerung durchgeführt werden. Zusätzlich entstehen hierbei nicht selten Fehler und es kommt zu unnötigen Reibungsverlusten und damit einhergehend zu erhöhten Kosten und unnötigem Zeit- und Ressourcenaufwand.

Mit dem Workflow Tool PANFLOW sagen Sie ineffizienten Abläufen den Kampf an und digitalisieren ganz einfach die Steuerung, Kontrolle und Optimierung Ihrer Logistikprozesse. Regeln Sie ganz einfach die professionelle und zeitgerechte Zulieferung, Beschaffung und Kontrolle und Abnahme benötigter Waren und Güter, planen, steuern und überwachen die inner- und außerbetrieblichen Transportabläufe und managen effizient Ihre Lagerprozesse (Materialflussüberwachung, Mengenberechnung, Lieferbereitschaft, Lagerhaltungskosten etc.).

Mit PANFLOW stellen Sie sich zudem weiteren Herausforderungen wie dem Sicherheitsmanagement, der Sicherstellung von Kühlketten oder der Reklamation von Gütern und Waren.

Die Workflow-Software stellt dazu alles bereit, was Sie für die Kommunikation mit Mitarbeitern und Partnern benötigen und passt sich zu 100 % flexibel an Ihre spezielle Unternehmensstruktur und Ihre Bedürfnisse an. Lassen Sie sich per Mail über alle wichtigen Ereignisse informieren und greifen direkt ins Geschehen ein, wenn der Prozess an einer bestimmten Stelle stagniert.

Um aussagefähige Informationen über Ihre Logistikprozesse zu erhalten und stets den Überblick über die Wirtschaftlichkeit zu bewahren, lassen sich die aus dem Workflow gewonnenen Daten und Informationen ganz einfach als Reporting aufbereitet – z. B. nach Excel – exportieren.

Da die Prozesse im Bereich Logistik sehr vielfältig sind, soll Ihnen diese Beschreibung lediglich eine Vorstellung von dem geben, was das Workflow Management System PANFLOW hier leisten kann. Wenn Sie sich nur für die Optimierung eines bestimmten Prozesses innerhalb der Logistik interessieren, sind vielleicht die Themen Transportmanagement, Lieferantenmanagement oder Reklamationsmanagement interessant, die wir auch als Einzel-Workflows umsetzen können – ganz nach Ihrem Bedarf.

Alle Jahre wieder steht es an und meist freuen sich weder Vorgesetzte noch Mitarbeiter besonders darauf: Das Mitarbeitergespräch. Dabei kann ein gut geführtes und strukturiertes Gespräch für beide Seiten positive Effekte mit sich bringen, denn es dient als wertvolles Instrument, um die Mitarbeiter-Entwicklung zu fördern und die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern. Die Gesprächsteilnehmer haben die Chance, in aller Ruhe die Arbeit und Leistung des Mitarbeiters zu besprechen, zukünftige Ziele zu definieren und über Themen und Anliegen zu sprechen, die im stressigen Arbeitsalltag untergehen. Im besten Fall erhält der Mitarbeiter also ein konstruktives Feedback zu seinem aktuellen Stand im Job und beide Parteien gehen gestärkt wieder aus dem Gespräch heraus.

Ein gutes Mitarbeitergespräch erfordert jedoch, dass sich beide Seiten im Vorfeld angemessen auf dieses Ereignis vorbereiten können. Mit dem Workflow Management System PANFLOW organisieren Sie ganz einfach den Austausch zwischen Vorgesetzten und Angestellten und passen den Workflow genau an Ihre Bedürfnisse an.

Ein Beispiel-Workflow für ein Mitarbeitergespräch könnte wie folgend aussehen: Mitarbeiter erhalten in einem festgelegten Turnus eine Einladung zum Mitarbeitergespräch und können es (wenn vom Unternehmen so vorgesehen) annehmen und einen entsprechenden Terminvorschlag machen – oder ablehnen. Der Termin kann automatisch in den privaten und/oder in den Unternehmenskalender übernommen werden. Durch die Möglichkeit einer direkten Anbindung des Workflows an bestimmte Verzeichnisse, wie z. B. das Active Directory, geschieht dies ganz automatisch, ohne dass eine Person alle Termine im Kopf haben muss.

Der Mitarbeiter hat dann die Möglichkeit, Informationen über seine Person (Eintrittsdatum, beruflicher Werdegang, besondere Qualifikationen etc.) im Workflow-Formular zu hinterlegen oder diese bei Bedarf zu aktualisieren. Zudem kann er rückblickend Erfahrungen und Ereignisse aus seiner bisherigen Arbeitszeit in dem Unternehmen festhalten, aber auch Ideen und Perspektiven für die Zukunft notieren.
Um sich auf eine mögliche Leistungsbeurteilung gut vorzubereiten, stehen dem Mitarbeiter im Workflow Fragen zur Selbsteinschätzung zur Verfügung, die er – z. B. in Form verschiedener Smileys oder auch direkt in Zahlen oder Noten – beantworten kann. Zudem kann der Mitarbeiter ein Feedback über die jeweilige Führungskraft abgeben, das entweder anonym oder – wenn gewünscht – mit dem entsprechenden Namen verknüpft im Anschluss an das Gespräch angezeigt wird. Ebenso ist es möglich, dass auch die jeweilige Führungskraft das Feedback nicht einsehen kann, sondern nur die Personalabteilung Einsicht erhält, um eventuelle Konflikte in bestimmten Abteilungen frühzeitig lösen zu können.
Alle eingetragenen Infos können optional schon vor dem Gespräch für den Vorgesetzten sichtbar gemacht werden oder, wenn gewünscht, erst währenddessen.

Ähnliche Fragen und Notizmöglichkeiten erhält auch der Vorgesetzte und Gesprächsführer, sodass er über das Workflow-Formular die Leistung des Mitarbeiters bereits im Vorfeld bewerten und notieren kann, welche Themen er besprechen möchte. Etwaige für das Gespräch benötigte Dokumente, wie Zeugnisse, Zielvereinbarungen oder Vertragsänderungen können dem Workflow ganz einfach beigefügt werden und sind direkt zur Hand, wenn sie im Gespräch benötigt werden. Müssen diese noch vorbereitet werden, so erinnert das System den jeweils Verantwortlichen rechtzeitig an diese Aufgabe.

Während des Gesprächs erleichtert PANFLOW das Erfassen der besprochenen Themen, Noten, Zielsetzungen etc., die nachher für alle Beteiligten transparent zur Verfügung stehen. Sind besondere Maßnahmen geplant, wie etwa ein Training on the Job oder eine bestimmte Weiterbildung, kann hierzu aus einer bereits im System hinterlegten Liste an Vorschlägen ausgewählt werden. Auch ein Standort-/ bzw. Abteilungswechsel oder das Übernehmen einer höheren Position kann ganz einfach über das Workflow Management System angestoßen werden, indem die betreffenden Abteilungen und Personen direkt über die Änderungen informiert werden.

Der Vorgesetzte kann dann im Anschluss an das Gespräch mit Hilfe des Systems die Dokumentation erstellen und diese an den Mitarbeiter senden. Dieser kann zustimmen und das Dokument unterzeichnen oder Einwände äußern und das Dokument zur Korrektur zurückschicken.

Alle erhobenen Informationen und Bewertungen können aus dem Workflow heraus (z. B. nach Excel) exportiert werden und zur Aufbereitung verschiedener Statistiken genutzt werden. So kann zum Beispiel die Personalabteilung einsehen, wie viele Durchführungen und Ablehnungen es gab, welche Gespräche durchgeführt wurden und wie hoch die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen ist.

In der Zeit nach dem Mitarbeitergespräch kann der Workflow zudem dazu genutzt werden, um zu kontrollieren, ob die besprochenen Ziele tatsächlich verfolgt und Vereinbarungen eingehalten werden.

Effiziente Workflows im Bereich On- und Offboarding von Mitarbeitenden sind sowohl entscheidend für die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit innerhalb des Unternehmens, als auch für den reibungslosen Einstieg neuer Mitarbeitender, indem sie mit den notwendigen Ressourcen, Wissen und Unterstützung ausgestattet werden. Ein strukturierter Onboarding-Prozess umfasst in der Regel die Einführung in die Unternehmenskultur, Schulungen zu spezifischen Aufgaben und die Integration in bestehende Teams.

Der Onboarding-Workflow beginnt oft schon vor dem ersten Arbeitstag mit vorbereitenden Schritten wie dem Einrichten von Arbeitsplätzen und dem Zugriff auf notwendige Systeme und Tools. Während der ersten Wochen und Monate sollten regelmäßige Check-ins und Feedback-Sessions stattfinden, um die Eingliederung zu unterstützen und eventuelle Hindernisse frühzeitig zu identifizieren.

Das Offboarding befasst sich mit dem Prozess der Trennung eines Mitarbeitenden vom Unternehmen, sei es durch Kündigung, Entlassung oder Ruhestand. Ein strukturierter Offboarding-Prozess ist wichtig, um sicherzustellen, dass der Übergang sowohl für den Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen so reibungslos wie möglich verläuft. Dazu gehören administrative Aufgaben wie die Rückgabe von Firmeneigentum, die Abschaltung von Zugängen zu Unternehmenssystemen oder die Klärung von Endabrechnungen oder verbleibenden Ansprüchen, die bei Bedarf auch als Checkliste abgearbeitet werden können. Zudem bietet der Workflow die Möglichkeit, wertvolles Feedback zu sammeln, indem abschließende Interviews durchgeführt werden. Dies kann dem Unternehmen helfen, Einsichten in Verbesserungsmöglichkeiten zu gewinnen und zukünftige Onboarding-Prozesse zu optimieren.

Eine Variante des On- und Offboarding Workflows ist der Workflow zum Abteilungs- oder Standortwechsel, bei dem der oder die Mitarbeitende dem Unternehmen zwar erhalten bleibt, unter Umständen jedoch bestimmte Berechtigungen, Zugänge oder Arbeitsmittel geändert, getauscht oder abgeschaltet werden müssen.

Bei der Organisation betrieblicher Abläufe sowie der Veränderung von Personalstrukturen ist es wichtig, Transparenz zu schaffen, Mehrfacheingaben zu vermeiden und Neuerungen schnell in das bestehende System zu integrieren.

Ob im Recruiting, in der Stammdatenerfassung, bei Mitarbeitergesprächen, dem Management von Fehlzeiten oder dem Koordinieren von Fortbildungen: Die Personalverwaltung ist in jedem Unternehmen von zentraler Bedeutung und stellt sicher, dass alle wichtigen Vorgänge rechtzeitig und korrekt ablaufen. Auszufüllende Dokumente per Microsoft Word und Excel zu erstellen, auszudrucken und von Hand mit Daten zu versehen gehört dabei jedoch noch immer zu den gängigen Vorgehensweisen, die den administrativen Aufwand unnötig in die Länge ziehen und einer zeitgemäßen Organisationsstruktur entgegenwirken.

Durch eine Standardisierung dieser Abläufe mit der Workflow Management Software PANFLOW lassen sich auch komplexe wiederkehrende Arbeitsschritte im Bereich Human Resources weitestgehend automatisieren und Mitarbeiter von Routineprozessen entlasten, sodass diese sich stärker auf den Gesamtprozess konzentrieren können.

Der rote Faden durch Ihren Produktionsprozess

Mit dem Workflow Management System PANFLOW ist es so einfach wie nie zuvor, die zahlreichen unterschiedlichen Arbeitsschritte, die für die Herstellung eines Produkts erforderlich sind, digital abzubilden und zu optimieren.

Da das System höchst flexibel an individuelle Unternehmens- und Infrastrukturen anpassbar ist, kann es in allen vorstellbaren Branchen und Bereichen eingesetzt werden, um den Prozessablauf und die Interaktion einzelner Teilnehmer innerhalb der Prozesskette effizienter zu gestalten, wertvolle Zeit und Ressourcen einzusparen und die Transparenz der Unternehmensprozesse um ein Vielfaches zu erhöhen.

Oft wird der Produktionsworkflow von einer Produktneueinführung oder der Änderung eines bereits bestehenden Artikels initiiert. Unser Workflow Management System ermöglicht hierbei eine weitestgehend automatisierte Koordination aller relevanten Arbeitsschritte – zum Beispiel aus den Bereichen Machbarkeitsprüfung, Rezepturmanagement, Kosten- und Ressourcenplanung, Verpackungsmanagement, Vertrieb und Logistik. Aber auch dezentrale, am Produktionsprozess beteiligte Organisationseinheiten wie externe Werke und Zulieferer können über ein individuell konfigurierbares Berechtigungskonzept einfach und sicher in den Workflow mit eingebunden werden.

Das für die Produktion unverzichtbare Einhalten vorgegebener Reaktionszeiten innerhalb der Prozesskette wird durch ein durchdachtes Ampelsystem sowie die automatische Benachrichtigung der Nutzer per E-Mail sichergestellt. Festgelegte Zuständigkeiten und Vertretungen sorgen für einen reibungslosen Ablauf, in dem jeder Schritt wie geplant funktioniert und jeder Mitarbeiter weiß, wann er welche Aufgabe im Produktionsablauf erledigen muss.

Um dem Produktionsworkflow ergänzende Informationen hinzuzufügen, können Dokumente an den Prozess angehängt werden. Zudem hält PANFLOW flexible Reporting-Möglichkeiten bereit, um Daten und Kennzahlen aus dem Workflow heraus z. B. nach SAP oder Excel zu exportieren. Der Einsatz der Workflow Software sorgt nicht nur für einen reibungslosen Produktionsablauf, sondern bietet zahlreiche Möglichkeiten, die wertvollen, aus dem Workflow gewonnenen Informationen zu extrahieren und gewinnbringend für Reportings, Analysen und Prognosen aufzubereiten, um einzelne Produktionsschritte schon im laufenden Betrieb auf ihre Effizienz und Sicherheit hin zu überprüfen und Audits sorgenlos zu bestehen.

Ein gutes Qualitätsmanagement – ob gesetzlich vorgeschrieben oder auf freiwilliger Basis – schafft das Grundgerüst für kontinuierliche Verbesserungen und umfasst alle Maßnahmen zur Steigerung der Qualität von Prozessen, Arbeitsabläufen sowie Produkten und Dienstleistungen eines Unternehmens.

Mit dem Workflow Management Tool PANFLOW organisieren und strukturieren Sie all diese Maßnahmen und sorgen für eine fortlaufend hohe Qualität sowie die Einhaltung verschiedener Standards und Richtlinien. PANFLOW unterstützt Sie dabei, alle Arbeitsabläufe zu planen, zu koordinieren und stetig zu verbessern und ermöglicht den Sprung vom papierbasierten Arbeiten hin zu digitalen und transparenten Qualitätsmanagement-Prozessen mit effizienten Kommunikationsstrukturen.

Auch wenn Sie sich zertifizieren lassen möchten oder bereits zertifiziert sind (z. B. nach ISO 9001 oder EFQM), unterstützt PANFLOW Sie bei der Vorbereitung auf Audits und stellt sicher, dass alle Prozesse reibungslos laufen und angemessen dokumentiert sind.

Aufgaben im Bereich Recruiting beziehen sich oft nicht nur auf die eigentliche Suche und Einstellung neuer Mitarbeiter, sondern umfassen auch grundlegende Konzepte und Prozesse, die damit einhergehen – von der Definition der Zielgruppe bis hin zum Off-Boarding von Mitarbeitern, die das Unternehmen wieder verlassen. Die Qualität der Recruiting-Prozesse entscheidet jedoch nicht nur aufseiten des Unternehmens über Erfolg oder Misserfolg bei der Mitarbeitersuche – es ebenso wichtig, die Hürden für ein Eintreten neuer Personen in das Unternehmen so niedrig wie möglich zu halten, denn die Einfachheit der Bewerbungsabläufe kann großen Einfluss auf die Entscheidung potenzieller Mitarbeiter haben.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW digitalisieren und optimieren Sie sämtliche Arbeitsschritte Ihres Recruitings – ganz egal wie einfach oder komplex Ihre Unternehmensstrukturen aufgebaut sind. Ein typischer Workflow, der die gängigen Arbeitsschritte im Recruiting abbildet, könnte wie folgt aussehen:

Bevor überhaupt nach einem neuen Mitarbeiter gesucht werden kann, muss die HR-Abteilung zunächst einmal wissen, nach wem sie suchen soll. Die suchende Abteilung kann demnach zum Beispiel den Workflow starten und genau beschreiben, welche Fähigkeiten der Kandidat besitzen muss und welche Aufgaben ihn zukünftig erwarten, um so ein möglichst genaues Anforderungsprofil zu erstellen. Bei Bedarf können diese Anforderungen auch nochmal vom höheren Management oder der Geschäftsführung gegengeprüft werden, bevor die HR-Abteilung die Informationen durch den Workflow gesteuert automatisch erhält.

Bei der Ausarbeitung der Stellenanzeigen unterstützt PANFLOW insofern, dass eventuelle Rückfragen der HR-Abteilung direkt über den Workflow mit der jeweiligen Abteilung geklärt und die Anzeigen anschließend freigegeben werden können.

Soll versucht werden, die vakante Stelle zunächst intern auszuschreiben und zu besetzen, erhält die HR-Abteilung hierüber eine Information über das System oder kann dies bei Bedarf auch eigenmächtig entscheiden. Der Workflow unterstützt dabei zum Beispiel die Kommunikation für einen internen Ausschreibungsprozesse, das Verfahren zur Einleitung einer Weiterbildung von Mitarbeitern, die sich für diese Stelle qualifizieren möchten oder auch die bereichs- oder standortübergreifende Versetzung von Mitarbeitern, die auf diese Position wechseln sollen, etwa um kurzfristig Personallücken zu schließen. Zudem kann mit PANFLOW die Vergabe von Prämien gesteuert werden, die Bestandsmitarbeiter erhalten, wenn sie erfolgreich Mitarbeiter werben oder vorschlagen. Die Art und Höhe der Prämie können ganz einfach im Workflow festgelegt und von den jeweiligen Verantwortlichen freigegeben werden.

Wenn die Stelle nicht intern besetzt werden kann oder soll, folgt die Veröffentlichung der Stellenanzeige über die gängigen Recruiting-Kanäle wie der Unternehmenswebseite, Jobbörsen oder soziale Netzwerke. Die Auswahl der Kanäle hängt dabei meist von der Zielgruppe ab und kann im Workflow ausgewählt werden. Alternativ unterstützt PANFLOW den Aufbau einer Dienstleister-Datenbank, in der z. B. Kontakte zu Headhuntern gepflegt und bewertet werden können. Erfolgt die Vorauswahl von Bewerbern durch ein externes Unternehmen, kann die gesamte Kommunikation ebenfalls über den Workflow abgedeckt werden und ist jederzeit transparent einsehbar.

Waren die Recruiting-Maßnahmen erfolgreich, kommt es zur Sichtung der Bewerberunterlagen. Hier kann durch die HR-Abteilung eine Vorauswahl getroffen werden und über den Workflow etwa ein Termin mit den verantwortlichen Führungspersonen vereinbart werden, um die eingegrenzte Anzahl an Bewerbungen gemeinsam durchzusprechen. Die Unterlagen können zur schnelleren Einsicht bei Bedarf einfach an den Workflow angehängt werden und sind für alle sofort greifbar.

Geht der Prozess in die heiße Phase der persönlichen Vorstellung über, hilft PANFLOW bei der terminlichen Koordination und inhaltlichen Vorbereitung von Vorstellungsgesprächen, Telefon-Interviews oder Assessments. Hier kann zum Beispiel angegeben werden, welche Personen zu diesen Terminen anwesend sein müssen und auch die Bewerber können direkt über den Workflow kontaktiert und um eine Terminbestätigung geben werden. Die Termine können ganz einfach in den persönlichen oder den Unternehmenskalender übertragen und mit einer Erinnerungsfunktion versehen werden, damit niemand das wichtige Ereignis verpasst.

Im Rahmen der Einstellung unterstützt PANFLOW alle wichtigen Schritte – von der Vertragserstellung bis hin zur Unterschrift aller Beteiligten und sonstigen Rückfragen. Ist etwa der Gehaltswunsch des Bewerbers nicht im geplanten Budget, kann es unter Umständen erforderlich sein, dass die Geschäftsführung dem zustimmt. Über den Workflow kann sie das Gehalt freigeben oder aber ein Veto einlegen, bzw. einen Vorschlag für eine Maximalsumme machen. Sind alle vertraglichen Aspekte geregelt, kann die HR-Abteilung damit beginnen, die Mitarbeiterdaten zu vervollständigen und einen Termin für den ersten Arbeitstag auszumachen.

Um neuen Mitarbeitern die Eingliederung in das Unternehmen zu erleichtern, ist es besonders wichtig, dass der Onboarding-Prozess rund läuft und der Mitarbeiter sich von Beginn an willkommen fühlt. Mit PANFLOW lassen sich alle To Dos rund um die Mitarbeiterausstattung, die Besorgung von Arbeitsmitteln und das Bereitstellen wichtiger Informationsdokumente steuern. Je nach Tätigkeit des Mitarbeiters kann hierfür aus eigenständig im System hinterlegten Checklisten und Drop-Down Menüs ausgewählt werden, welche Arbeitsmittel der Mitarbeiter benötigt. Müssen hierfür bestimmte Materialien bestellt werden, kann dies direkt an einen Workflow zur Bedarfsmeldung/Bestellung angeknüpft werden.

Mit einem neuen Mitarbeiter gehen meist auch Absagen von Bewerbern einher, die es nicht geschafft haben, die Position zu besetzen oder freiwillig aus dem Bewerbungsprozess ausgeschieden sind. Für ein erfolgreiches Recruiting ist es jedoch nicht nur wichtig, Absagen zu verschicken, sondern gegebenenfalls den Kontakt zu bestimmten Personen aufrechtzuerhalten, um diese bei Bedarf noch einmal zu kontaktieren. PANFLOW hilft Ihnen dabei, die Kommunikation zu steuern, die Zustimmung zur Datenspeicherung einzuholen und dabei die DSGVO-Konformität und vor allem die Löschfristen zu beachten.

Wo neue Mitarbeiter hinzukommen, scheiden auch immer mal Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus. Steuern Sie mir PANFLOW zuverlässig alle Offboarding-Prozesse, wie zum Beispiel die Rückgabe von Arbeitsmitteln, die Entnahme der Zugriffsrechte sowie die Zutrittskontrolle zu den Räumlichkeiten des Unternehmens – und die beidseitige Bestätigung über die erfolgten Schritte. Hierfür lässt sich der Workflow ganz einfach auch an weitere Workflows koppeln, zum Beispiel zur Rechtevergabe in der IT oder zum Zutrittsmanagement.

Um aussagefähige Informationen über Ihre Logistikprozesse zu erhalten und stets den Überblick über die Wirtschaftlichkeit zu bewahren, lassen sich die aus dem Workflow gewonnenen Daten und Informationen ganz einfach als Reporting aufbereitet – z. B. nach Excel – exportieren.

Da die Prozesse im Bereich Logistik sehr vielfältig sind, soll Ihnen diese Beschreibung lediglich eine Vorstellung von dem geben, was das Workflow Management System PANFLOW hier leisten kann. Wenn Sie sich nur für die Optimierung eines bestimmten Prozesses innerhalb der Logistik interessieren, sind vielleicht die Themen Transportmanagement, Lieferantenmanagement oder Reklamationsmanagement interessant, die wir auch als Einzel-Workflows umsetzen können – ganz nach Ihrem Bedarf.

Erleichtern Sie die Beantragung und Abrechnung von Reisekosten.

Jedem ist sie bekannt und viele würden am liebsten darauf verzichten: Die detaillierte Planung und Abrechnung von Reisekosten. Mit einer über das Workflow Management System PANFLOW abgewickelten Reisekostenabrechnung können Mitarbeiter die Planung, Beantragung und Erfassung ihrer Reise(-kosten) mit nur wenigen Klicks selbst erledigen und Spesen wie Tagespauschalen, Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten ganz einfach berechnen. Der digitale Workflow garantiert dabei einen optimalen Datenfluss und beugt Fehlern und häufigen Rückfragen beim Erfassen der Informationen vor.

Vorgesetzte werden durch automatisierte E-Mails über eingehende Reiseanträge und Reisekosten informiert und können diese direkt prüfen und genehmigen. Ist der Antrag fehlerhaft oder unvollständig, kann der für die Prüfung der Reisekosten zuständige Mitarbeiter die notwendigen Korrekturen direkt selbst vornehmen. Alternativ kann er die eingereichten Reisekosten ablehnen und dem Antragsteller aus dem Workflow heraus eine Begründung für die Ablehnung mit der Bitte um Korrektur senden.

Kosten, die während der Reise entstehen, können auch nachträglich, inklusive Beleg, mit in das System aufgenommen werden. Umfangreiche Schnittstellen ermöglichen zum Beispiel die Anbindung des Workflow Management Systems PANFLOW an die Buchhaltungssysteme.

Nutzen Sie Reklamationen als Chance zur Kundenbindung!

Neben der Gelegenheit, eine Verbesserung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität zu erreichen, steckt in jeder Reklamation die Chance, den Kunden durch den positiven und professionellen Umgang mit seiner Beschwerde enger an das Unternehmen oder eine Marke zu binden.

Das Workflow Management System PANFLOW unterstützt dabei nicht nur die schnellstmögliche Bearbeitung des Reklamations- oder Beschwerdefalls sowie die Entschädigung des Kunden, sondern ermöglicht durch eine gesteuerte Planung, Verwaltung und Überwachung aller veranlassten Maßnahmen ein effektives Beschwerdemanagement.

Die unterschiedlichen Reklamationsfälle durchlaufen dabei jeweils einen definierten Prozess, der von der Prüfung der Ursache über den Abgleich mit bereits aufgetretenen Reklamationsfällen bis hin zur Erstattung und Rückmeldung an den Beanstandenden reichen kann.

Bei Bedarf kann der Workflow gewinnbringend mit dem Qualitätsmanagement und dem betrieblichen Vorschlagswesen gekoppelt werden, um die individuelle Ursache für eine Reklamation nachhaltig zu beseitigen und Optimierungspotenzial gewinnbringend zu nutzen.

Das Risikomanagement in Unternehmen setzt sich aus verschiedenen Aufgaben zusammen – von der Risikovorsorge, über die Identifikation, Analyse und die Bewertung bis hin zur Risikobewältigung – und bildet etwa nach ISO 9001:2015 eine Kernaufgabe des Qualitätsmanagements, die dazu beiträgt, dass Unternehmen sich ihrer Risiken stärker bewusstwerden und so schneller und besser darauf reagieren können.

Mit dem Workflow Lösung PANFLOW etablieren Sie ein ganzheitliches, transparentes und rechtskonformes Risikomanagement, optimieren Ihre Prozesse und verringern so die Unternehmensrisiken.
Je nach Unternehmens- und Workflowstruktur können Mitarbeiter z. B. potenzielle Risiken selbst melden. Die Meldung wird durch den Workflow automatisch an den Risikomanager oder die dafür verantwortliche Abteilung weitergeleitet, wo aufgrund verschiedenster, vorher festgelegter Kriterien (Eintrittswahrscheinlichkeit, erwartete Schadenshöhe, Wahrscheinlichkeit, dass der Schaden bemerkt wird etc.) entschieden wird, ob das identifizierte Risiko tatsächlich als ein solches eingestuft werden muss und wie mit dem Risiko weiterhin umgegangen werden soll.

Wird ein Risiko tatsächlich als ein solches identifiziert, können über den Workflow wichtige Informationen (z. B. allgemeine Beschreibung, mögliche Ursachen) hinterlegt werden, die die Grundlage für die anschließende Risikobewertung und Maßnahmenplanung sowie -durchführung bilden. Hierbei kann der Workflow die kollaborative Arbeit zwischen den beteiligten Personen, das Einholen eventuell benötigter Genehmigungen sowie das Einhalten von Deadlines unterstützen. Für den Prozess wichtige Dokumente können ganz einfach an den Workflow angehängt werden und sind so für alle teilhabenden Personen jederzeit greifbar.

Um jederzeit den Überblick über das gesamte Risikomanagement zu behalten, können in PANFLOW alle Risiken z. B. nach Datum, Typ, Schadenshöhe oder den jeweiligen Maßnahmen sortiert und angezeigt werden. Zur lückenlosen Dokumentation aller Prozesse unterstützt das System Sie bei der Erstellung von Reportings, dem Koordinieren und Vorbereiten von Prüfungen und Audits sowie bei der Identifizierung möglicher Compliance-Probleme, um kontinuierliche Verbesserungen im Unternehmen zu fördern und potenzielle Risiken so gering wie möglich zu halten.

Unternehmen entwickeln sich stetig weiter und auch die Tätigkeiten und Aufgabenbereiche der Mitarbeiter verändern sich mit der Zeit. Innerhalb des Qualitätsmanagements, z. B. bei der Zertifizierung nach ISO 9001:2015, werden deshalb in vielen Unternehmen Kompetenznachweise gefordert, die in einem bestimmten Turnus erbracht bzw. aufgefrischt werden müssen. Die Prozesse, die hinter der regelmäßigen Prüfung und Aktualisierung der Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeiter stehen, sind meist jedoch sehr zeitaufwendig und nur wenig transparent.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW bilden Sie Ihr gesamtes Schulungs- und Qualifikationsmanagement digital ab und gestalten alle wichtigen Prozesse wesentlich effizienter und nachvollziehbarer als bisher. Das System unterstützt Sie bei der Planung und Überwachung aller schulungsrelevanten Maßnahmen: Behalten Sie stets den aktuellen Qualifikationsstand im Unternehmen sowie das Kompetenzlevel Ihrer Mitarbeiter im Blick, halten nach, welche Qualifikationen demnächst erneuert werden müssen und stellen ganz einfach fest, ob Ihre Mitarbeiter die zur Ausübung einer bestimmten Tätigkeit erforderlichen Kompetenzen besitzen.

Schulungsbedarf und Qualifikationsprofile

Über den Workflow können wiederkehrende Schulungen für bestimmte Mitarbeiter oder schulungsrelevante Gruppen automatisch terminiert und geplant werden. Bei neu eingestellten Mitarbeitern kann der Schulungsbedarf darüber hinaus individuell festgestellt werden.

Zudem lassen sich in PANFLOW individuelle Qualifikationsprofile (z. B. als Matrix) erstellen, die den aktuellen Entwicklungsstand für jeden einzelnen Mitarbeiter dokumentieren und den Schulungsmanager bzw. die zuständige Fachabteilung automatisch darüber in Kenntnis setzen, sobald bestimmte Qualifikationen nachgereicht, aufgefrischt oder neu erbracht werden müssen. So können Sie Ihren Schulungsstand lückenlos überwachen und gleichzeitig wichtigen Dokumentationspflichten nachkommen.

Dank der Qualifikationsübersicht sind Sie auch auf unerwartete Ereignisse wie etwa krankheitsbedingte Ausfälle bestens vorbereitet: Suchen Sie schnell und stressfrei nach qualifizierten Mitarbeitern, die über die gleichen Fähigkeiten verfügen und als Stellvertretung eingesetzt werden können und verhindern so ein Stagnieren Ihrer Unternehmensprozesse. Die jeweiligen Suchkriterien können in PANFLOW gepflegt und bequem über eine Liste oder Freitextsuche eingegeben werden.

Schulungen vorbereiten und managen

Um Schulungen stressfrei planen, verwalten und dokumentieren zu können, unterstützt Sie der Workflow bei der gesamten Koordination. Ganz gleich ob intern oder extern – erfassen Sie jede Schulungsmaßnahme, legen Inhalte sowie Ziele fest und regeln ganz einfach die Terminabsprache mit den Mitarbeitern. Wird die Schulung intern durchgeführt, kann über den Workflow sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter im Vorfeld bereits die notwendigen Schulungsunterlagen, Dokumente oder Trainingshandbücher erhalten. Diese können einfach an den Workflow angehängt oder aus einer bereits im System hinterlegten Liste ausgewählt und den Schulungsteilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Fälligkeiten und Zertifikate

Nach erfolgreicher Schulung kann für jeden Teilnehmer die entsprechende Qualifikation eingetragen und direkt festgehalten werden, wann eine Wiederholung, Auffrischung oder Weiterbildung fällig wird. Rückt dieser Zeitpunkt näher, wird der zuständige Schulungsmanager bzw. die jeweilige Fachabteilung rechtzeitig an den bevorstehenden Termin erinnert, sodass keine Schulungstermine mehr in Vergessenheit geraten können. Bei Bedarf können zudem vorgefertigte Zertifikate im Corporate Design des Unternehmens im System hinterlegt werden, denen die jeweils erlangte Qualifikation über eine Listenauswahl hinzugefügt werden kann. So kann für jeden Schulungsteilnehmer individuell ein Schulungsnachweis erstellt und als druckbare Datei übergeben werden.

Schulungskatalog für Mitarbeiter

Möchten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sich eigenständig und freiwillig für Schulungen anzumelden oder Fragen zu bestimmten Schulungen zu stellen? Auch hierbei kann der PANFLOW Workflow Sie unterstützen. In diesem Fall startet nicht die Fachabteilung den Workflow, sondern der Mitarbeiter selbst. Hierbei kann er aus einem im System hinterlegten, individuell administrierbaren Schulungskatalog die gewünschte Schulung auswählen, sich anmelden oder eine Frage stellen. Je nach Definition des Workflows erhält dann z. B. der Schulungsmanager die Anfrage, kann diese prüfen und die Schulung bewilligen oder ablehnen. Möglich ist auch, bereits vorher im System bestimmte Mitarbeitergruppen zu definieren, die sich ohne Freigabe zu einer Schulung anmelden dürfen, bzw. bestimmte Schulungen zu definieren, die ohne Freigabe besucht werden dürfen. In diesem Fall kann der Teilnehmer sich direkt anmelden. Nach Wunsch können die Schulungen und Referenten im Katalog von den Teilnehmern bewertet werden, um eine möglichst große Transparenz zu schaffen und bei wiederkehrender Kritik direkt eingreifen und Verbesserungsmaßnahmen durchführen zu können. Auch hier kann frei eingestellt werden, ob zum Beispiel nur der Schulungsmanager die Bewertungen einsehen kann oder diese für alle Mitarbeiter zugänglich sind.

Kostenübersicht

Um die Prozesse des Schulungsmanagements auch finanziell jederzeit im Blick zu behalten, lassen sich in PANFLOW (voraussichtliche) Kosten, Zeit- und Personalaufwände sowie Budgets für externe Referenten festlegen und überwachen.

Ein effizienter und transparenter Workflow zur Spesenabrechnung trägt zur Kostenkontrolle, Einhaltung von Richtlinien und Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW können Sie den Prozess der Spesenabrechnung in Ihrem Unternehmen digitalisieren und die Spesen ganz einfach erfassen, überprüfen, genehmigen und abrechnen. Durch die Festlegung klarer Richtlinien für Spesenerstattungen, Ausgabenkategorien und zulässige Beträge, stellt der Workflow sicher, dass Mitarbeitende ihre Ausgaben gemäß den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften erfassen und erstattet bekommen.

Ausgabenbelege wie Quittungen und Rechnungen können ganz einfach an den Workflow angehängt werden, ohne diese in Papierform von Tür zu Tür tragen zu müssen. Der oder die Vorgesetzte bzw. Abteilungsverantwortliche überprüft anschließend die erfassten Ausgaben auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Konformität mit den Richtlinien und kann bei Bedarf über das Workflow-Formular Rückfragen stellen.

Nach erfolgter Freigabe wird die Spesenabrechnung automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet, die die Abrechnung ebenfalls prüft und freigibt und die Auszahlung an den oder die Mitarbeitende(n) veranlasst. Die dazu nötigen Daten, können automatisiert über standardisierte Schnittstellen an das ERP übergeben werden.

Durch die Erfassung jedes einzelnen Prozess-Schrittes durch das Workflow Management System ist es ganz einfach möglich, automatisch Berichte über die Spesenabrechnungen zu generieren, Ausgabenmuster zu analysieren und so die Budgetplanung zu unterstützen. Zudem können dank der Auswertungsmöglichkeiten Einsparungspotenziale verlässlicher identifiziert und Verbesserungsmöglichkeiten schneller umgesetzt werden.

Stammdatenmanagement, auch Master Data Management oder MDM, bezeichnet alle Aktivitäten rund um die Stammdaten (z. B. Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden, Produkte, Konten) eines Unternehmens, mit dem Ziel, deren Qualität und Konsistenz dauerhaft zu sichern und zu stetig erhöhen.

Innerhalb der Unternehmensverwaltung, aber auch entlang der gesamten Produktions- und Lieferkette haben Stammdaten einen sehr hohen immateriellen Wert – wenn sie korrekt und vollständig gepflegt werden. Vor allem in großen Unternehmen, in denen zahlreiche Fachabteilungen und unterschiedlichste IT-Systeme fortlaufend immer größere Mengen an Daten generieren, ist dieser Wunsch-Zustand jedoch oft nicht realisierbar: Individuell gepflegte und mit der Zeit gewachsene Systeme, unterschiedliche Eingabemethoden und -formate sowie parallel laufende Vertriebs-, Marketing- und Kundenmanagement-Prozesse haben zur Folge, dass wichtige Daten an unterschiedlichen Orten liegen und deshalb nur innerhalb bestimmter Abteilungen genutzt werden können. Das Ergebnis: das Unternehmen arbeitet sehr wahrscheinlich mit inkonsistenten, redundanten, unvollständigen oder sogar fehlerhaften Stammdaten, die Fehllieferungen oder ähnliches nach sich ziehen und zu erheblichen finanziellen Einbußen führen können.

Mit der Workflow Software PANFLOW begegnen Sie gelassen allen Schwierigkeiten, die die Stammdatenverwaltung mit sich bringen kann. Lassen Sie alle Daten harmonisiert an einem zentralen Ort zusammenlaufen und stellen so die Konsistenz großer, kritischer Datenbestände sowie das Vermeiden von Dubletten und Datenverlusten sicher. Das System ermöglicht die weitgehende Automatisierung der Anlage-, Freigabe-, Nutzungs-, Pflege- und Archivierungsprozesse und stellt durch die Übernahme bereits vorhandener Nutzerrollen und -rechte ein Höchstmaß an Datenintegrität sicher. Zudem können Sie jederzeit einsehen, wer welche Daten wann eingetragen, geändert oder gelöscht hat – und warum.

Auch der Verwaltungsprozess unternehmensweiter Anträge auf Stammdateneinträge und -änderungen kann mit PANFLOW ganz einfach abgebildet werden und spart wertvolle Zeit und Ressourcen. Hierzu kann der Workflow entweder vom jeweiligen Stammdatenmanager angestoßen werden – oder aber von Mitarbeitern, Lieferanten oder Kunden, indem Sie eine Freigabe zur selbstständigen Datenänderung anfordern. Nach erfolgter Eingabe bzw. Änderung der Daten wird ein automatisierter Genehmigungsprozess angestoßen und der Stammdatenmanager erhält eine Benachrichtigung mit der Bitte um Prüfung und Freigabe der Daten. Gibt es Rückfragen, können diese ebenfalls über den Workflow geklärt und die Daten zu einem späteren Zeitpunkt freigegeben werden.

Ein mit PANFLOW etabliertes Stammdatenmanagement hat zudem den Vorteil, dass die DSGVO-Konformität der Datenspeicherung und -verarbeitung im gesamten Unternehmen sichergestellt wird. So sind Sie jederzeit in der Lage, von Ihnen erhobene persönliche Daten Dritter in strukturierter Form offenzulegen, um betroffenen Personen zügig eine Auskunft über die Art und den Umfang der Nutzung zu erteilen.

Mit Hilfe des übersichtlichen PANFLOW-Dashboards können Sie alle Datenmanagement-Prozesse kontinuierlich überwachen und werden informiert, sobald ein Vorgang Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Alle aus dem Workflow gewonnenen Informationen können zudem über individuell erstellte Reporting-Möglichkeiten ausgewertet und anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, um die Effizienz des Stammdatenmanagements jederzeit auf den Prüfstand stellen zu können.

Transportprozesse nehmen in der Lieferkettenoptimierung einen immer größeren Stellenwert ein und stellen die Logistik vor neue Herausforderungen, wenn es darum geht, ein stetig wachsendes Transportaufkommen, größere Flotten, komplexere Transportketten und immer engere Zeitfenster mit möglichst wenig personellem Aufwand zu koordinieren.

Das Workflow Management Tool PANFLOW unterstützt besonders diejenigen Unternehmen, die ihre Transportprozesse nicht über ein externes Logistikunternehmen abwickeln möchten, sondern einen eigenen Fuhrpark dafür bereitstellen. Ob beim Transport vom Lager zum jeweiligen Produktionsstandort oder vom Unternehmen zum Kunden – PANFLOW unterstützt Sie bei der Planung, Koordination und Überwachung der Transporte sowie beim Einsatz von Fahrern und gibt Ihnen jederzeit einen Überblick über die Prozessqualität.

Regeln Sie über den Workflow ganz einfach verschiedene Zuständigkeiten und behalten stets im Blick, ob Ihre Transporte just in time dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Stagniert der Prozess aufgrund unvorhergesehener Ereignisse oder Engpässe, werden Sie rechtzeitig vom System darüber informiert und können jederzeit in den Workflow eingreifen. Holen Sie mit PANFLOW zudem ganz einfach Genehmigungen ein und überwachen das Einhalten bestimmter Vorschriften und Compliance-Anforderungen (z. B. für Gefahrgut, Schwerlasten oder zollrechtliche Bestimmungen) – bei Bedarf auch nach dem 4 Augen-Prinzip.

Mit dem Einsatz von PANFLOW sind der Skalierbarkeit Ihres Transportmanagements keine Grenzen gesetzt: das System ermöglicht eine flexible und dynamische Anpassung der Prozesse an stetig wachsende Anforderungen und erlaubt durch vielfältige Schnittstellen die Kopplung an andere IT-Systeme.

Setzen Sie die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden an erste Stelle!

„Vision Zero“: Eine Welt ohne Arbeitsunfälle und arbeitsbedingte Erkrankungen. Mit dieser Leitlinie formulieren immer mehr Unternehmen konkrete Ziele zur Senkung von Unfallrisiken und Berufserkrankungen und etablieren eine Sicherheitskultur, die durch gezielte Kommunikation und stetige Lernprozesse – von der Führungsetage bis hin zum Auszubildenden – getragen wird.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW lassen sich alle wichtigen Arbeitsabläufe und Prozesse, die mit einer Unfall- oder Beinaheunfall-Meldung im Unternehmen einhergehen, optimal abbilden und digitalisieren. Ob am Computer oder direkt vor Ort über eine individuell entwickelte App – sobald sich Missstände, potenziell gefährdende Situationen oder Arbeitsunfälle ereignen, können Mitarbeiter diese umgehend melden (wo, wer, wann, wie, was) und gegebenenfalls Fotos der entsprechenden Situation mitsenden. Die Informationen können dann – gesteuert durch den PANFLOW Workflow – direkt an zuständige Personen im Unternehmen weitergeleitet werden, um die Arbeitssicherheit zu überprüfen, bei Bedarf entsprechende Maßnahmen einzuleiten und darüber zu informieren, was unternommen wurde, um vergleichbare Ereignisse zukünftig zu vermeiden.

Das Workflow Tool PANFLOW bietet zudem die Möglichkeit, die durch den Workflow gesammelten Daten und Informationen inhaltlich und statistisch auszuwerten, um so Rückschlüsse über den Stand der Sicherheit im Unternehmen zu erhalten und weiteres Optimierungspotenzial aufzudecken.

Sie möchten notwendige Änderungsmaßnahmen, die infolge von Unfällen oder Beinaheunfällen durchgeführt werden müssen, einem formellen Prozess unterziehen, der den Schutz von Mitarbeitern zukünftig sicherstellt, dabei aber wirtschaftlich bleibt? Informieren Sie sich über das perfekte Zusammenspiel von Unfallmeldung und Management of Change – gesteuert mit PANFLOW.

Jedes Unternehmen – egal ob klein oder groß – muss sich mit der Urlaubsplanung seiner Mitarbeiter auseinandersetzen. In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess jedoch recht unstrukturiert ab: die Personalabteilung wird mit zahlreichen E-Mails oder Anträgen in Papierform konfrontiert und muss sowohl den Urlaubsanspruch prüfen, als auch dafür sorgen, dass nicht zu viele Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sind. Passieren dabei Fehler, sind Frustration und erhebliche Zeiteinbußen auf beiden Seiten vorprogrammiert.

Mit der Workflow Software PANFLOW digitalisieren Sie alle Arbeitsabläufe in der Urlaubsverwaltung und verabschieden sich von unübersichtlichen und zeitraubenden Excel-Tabellen. Koordinieren Sie ganz einfach eine Vielzahl an Urlaubsanfragen, regeln Mitarbeiter-Vertretungen und sorgen dafür, dass Urlaubsansprüche weder überzogen werden, noch ungenutzt bleiben. Überschneiden sich die angefragten Urlaubstermine von Mitarbeitern, werden Sie automatisch vom System darüber benachrichtigt und können den Antrag entweder ablehnen oder eine andere Lösung finden, um sicherzustellen, dass jederzeit genügend qualifiziertes Personal anwesend ist.

Die Urlaubswünsche können von den Mitarbeitern ganz einfach digital eingereicht werden. Je nach Unternehmensstruktur erhält dann der jeweils Vorgesetzte den Antrag und kann entscheiden, ob dieser bewilligt werden soll oder nicht. Spricht nichts gegen die Genehmigung, wird der Antrag automatisch an die Personalabteilung weitergeleitet und der Mitarbeiter wird ebenfalls über den Workflow informiert. Kann der Urlaub aus verschiedenen Gründen nicht bewilligt werden, erhält der Mitarbeiter eine Nachricht mit dem Grund für die Ablehnung und kann ggfs. den Urlaubszeitraum ändern.

Erfordern bestimmte Abwesenheiten eine Stellvertretung, kann aus einer bereits im System hinterlegten Liste an Personen mit ähnlichen Qualifikationen ausgewählt werden, wer die Vertretung übernehmen soll. Die betreffende Person wird dann über die Aufgabe informiert und kann dieser zustimmen oder sie – unter Angabe eines Grundes – ablehnen.

Um auch das restliche Team über die Abwesenheitszeiten zu informieren, können die Urlaube über verschiedene Schnittstellen direkt in den Unternehmens-Kalender übernommen werden. So lassen sich Engpässe in der Belegschaft vermeiden und alle Abwesenheiten transparent für jeden Mitarbeiter einsehen.

Um weitere Daten im Workflow verfügbar zu machen und etwa verbleibende Urlaubstage anzeigen zu lassen, kann das PANFLOW-System über eine Schnittstelle z. B. an eine vorhandene HR-Management-Software gekoppelt werden.

Das Verpackungsmanagement stellt für viele Unternehmen eine komplexe Herausforderung dar, denn es ist oft eine Vielzahl an Arbeitsschritten notwendig, bis eine Produktverpackung konzipiert, erstellt, getestet und im Einsatz ist. In den Entwurf einer Verpackung spielen zahlreiche Faktoren mit hinein, wie zum Beispiel die Beachtung gesetzlicher und umwelttechnischer Normen und Vorschriften, werberelevante Anbringungen und Aufdrucke, aber – z. B. in der Lebensmittelindustrie – auch die Auszeichnung wichtiger Informationen für den Nutzer, wie etwa das Mindesthaltbarkeitsdatum, die Auflistung der Zutaten inkl. Hinweise für Allergiker, verschiedene Nährwerttabellen sowie Angaben zum Hersteller. All diese Informationen müssen vor der Produktion der Verpackung zusammengetragen und mit verschiedenen Abteilungen sowie externen Prüfstellen abgesprochen sein.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW bilden Sie genau diese Arbeitsschritte innerhalb des Verpackungsmanagements digital ab und sorgen so für mehr Automatisierung, Effizienz, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit der Prozesse. Das System erleichtert Ihnen vor allem die Kommunikation mit den beteiligten Fachabteilungen, externen Dienstleistern, Lieferanten und Kunden und stellt sicher, dass jeder Arbeitsschritt – von der internen Anforderung bis hin zum Druckdienstleister – zur richtigen Zeit von der richtigen Person ausgeführt wird.

Zudem erleichtert und verkürzt der Einsatz von PANFLOW den Erstellungs- und Freigabeprozess der Verpackungen:

• Bestellungen für benötigtes Material können ganz einfach über vorgefertigte Formulare abgewickelt und automatisch an den Einkauf weitergeleitet werden
• Kennzahlen und Spezifikationen des Produkts, aus denen sich die Anforderungen an die Verpackung (Bestellmenge, Größe, Beschaffenheit bei zerbrechlicher Ware, Mehrwegverpackung etc.) ableiten lassen, können für alle Beteiligten transparent im Workflow hinterlegt werden. <
• Zertifikate, Unbedenklichkeitserklärungen, Designs, Produkttexte und Grafiken können – auch von externen Dienstleistern – an den Workflow angehängt werden, damit alle benötigten Informationen für die Produktion der Verpackung an einer Stelle gebündelt zur Verfügung stehen. Bei einem hohen Aufkommen an Mediendateien oder ständig wechselnden Verpackungsdesigns kann PANFLOW zusätzlich auch an ein digitales Asset Management System gekoppelt werden.
• PANFLOW ermöglicht eine detaillierte Übersicht aller Prozessfortschritte und informiert die verantwortlichen Personen automatisch, sobald der Prozess stagniert, damit in diesem Fall gezielt eingegriffen werden kann. Das System bietet durch die integrierte Versionskontrolle zudem eine maximale Zuverlässigkeit und Rückverfolgbarkeit aller Prozesse.

Mehr Transparenz statt überfüllter Aktenordner

Verträge regeln die direkte Verbindung zu Geschäftspartnern, Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern. Bei der Vielzahl an Dokumenten, die heutzutage in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens entstehen und bearbeitet werden, ist es eine Herausforderung, den Überblick zu behalten. Erschwerend kommt hinzu, dass viele dieser Verträge noch immer auf Papier dokumentiert werden. So kann es passieren, dass wichtige Dokumente unvollständig oder veraltet, nicht von jedem Standort aus zugänglich oder schlicht und einfach nicht mehr auffindbar sind. Dies wiederum kann dazu führen, dass bestimmte Pflichten und Fristen nicht eingehalten werden und ungeplante Kosten oder sogar rechtliche Konsequenzen auf das Unternehmen zukommen. Zudem benötigen Mitarbeiter ein unnötiges Mehr an Zeit für die Bearbeitung der Verträge und könnten deutlich effektiver und zufriedener arbeiten.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW erfassen und verwalten Sie Ihre Unternehmensverträge und sorgen für ein transparentes Vertragsmanagement unter Einhaltung sämtlicher Fristen und Laufzeiten.

Maximieren Sie den geschäftlichen Nutzen, indem Sie vertraglich vereinbarte Klauseln, Garantien, Laufzeiten und Fristen während des gesamten Vertragslebenszyklus stets im Blick behalten. Vermeiden Sie automatische Vertragsverlängerungen und damit einhergehende Preiserhöhungen oder ungewünschte Lieferantenbindungen (Evergreening), indem Sie pünktlich vor Ablauf der Vertragslaufzeiten vom System benachrichtigt werden. Oder profitieren Sie umgekehrt von Kostensenkungen oder Boni für bestimmte Laufzeiten, indem das System Sie davor warnt, bestimmte Verträge verfrüht zu kündigen.

Schaffen Sie eine zentrale, digitale Ablage aller Dokumente und Vertragsinformationen – abteilungs- und standortübergreifend. Um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Einsicht in die vertraulichen Vertragsdaten haben, können Sie PANFLOW ganz einfach an Ihr bestehendes Berechtigungssystem koppeln oder eigene Rollen und Regeln für den Zugriff erstellen.

Für die Mitarbeiter im Vertragswesen bedeutet der Einsatz von PANFLOW die Optimierung bestimmter Arbeitsschritte und entlastet sie von unnötigen, wiederkehrenden Aufgaben: Die Identifizierung bereits vorhandener Verträge, das Erstellen von Vertragsentwürfen sowie das Ändern und Vergleichen von Verträgen werden ihnen mit PANFLOW viel leichter von der Hand gehen, kostbare Zeit und Ressourcen einsparen und die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduzieren. Maßgeschneiderte Genehmigungsabläufe beugen zudem dem gefürchteten Flaschenhals vor und sorgen dafür, dass wichtige Arbeitsschritte, wie etwa die Signatur der Dokumente, zügig von den jeweils verantwortlichen Personen ausgeführt werden.

PANFLOW ebnet Ihnen zudem den Weg für eine revisions- und rechtssichere Archivierung Ihrer Vertragsdokumente, mit denen auch strenge Richtlinien für die Verwaltung und das Controlling eingehalten werden können.

Gewinn für das Unternehmen, Anreiz für Bewerber

Für viele Unternehmen ist die Weiterbildung der Beschäftigten eine zentrale Aufgabe, wenn es darum geht, sich schnell und flexibel verändernden Bedingungen anzupassen, mit neuen Entwicklungen Schritt zu halten, nachhaltig die Produktivität zu steigern und Wettbewerbsvorteilen anderer Unternehmen vorzubeugen. Aus Sicht von Bewerbern ist ein attraktives Weiterbildungsangebot zudem ein wichtiges Kriterium für die Auswahl des zukünftigen Arbeitsplatzes.

Das Managen der Prozesse, die sich hinter einem unternehmenseigenen Weiterbildungsangebot verbergen, ist jedoch eine zeitintensive und komplexe Aufgabe im Personalwesen, die in vielen Unternehmen deutliches Optimierungspotenzial hat. Oft bleibt für das Thema Weiterbildung im Arbeitsalltag wenig Zeit und eine Vereinbarung von Terminen gestaltet sich aufgrund hoher Auslastung nur schwierig. Dazu kommt, dass Seminare und andere weiterbildende Maßnahmen oft wahllos ausgesucht oder nur besucht werden, weil noch Budgets dafür vorhanden waren. Ein erfolgreiches Weiterbildungsmanagement zeichnet sich jedoch dadurch aus, dass zum einen der genaue Bedarf im Unternehmen ermittelt wird und die Beschäftigten mit der Weiterbildung punktgenau eine bestimmte Wissenslücke schließen. Zum anderen muss die Weiterbildung auch perfekt auf die jeweilige Person und ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein, was eine sorgfältige Planung, Analyse und Kommunikation mit dem Teilnehmer erfordert.

Mit der Workflow Software PANFLOW optimieren und digitalisieren Sie Ihr Weiterbildungsmanagement – vom Angebotsportfolio für verschiedene Zielgruppen über die Teilnehmerverwaltung und die Prüfung bis hin zur Zertifikatserstellung und Erfolgskontrolle. PANFLOW entlastet Ihre Mitarbeiter im Personalwesen dabei von wiederkehrenden Aufgaben und stellt sicher, dass jeder Arbeitsschritt zeitnah von der dafür vorgesehenen Person ausgeführt wird und alle benötigten Informationen jederzeit zur Verfügung stehen.

So lassen sich zum Beispiel Beratungen schnell und einfach planen und individuelle Weiterbildungspläne an den Workflow anhängen. Durch mehrstufige Genehmigungsabläufe ist gesichert, dass der Vorgesetzte – oder bei Bedarf auch die Geschäftsführung – die Weiterbildungsmaßnahme freigibt. Auch bei der Koordination der Teilnahme und der terminlichen Absprache unterstützt Sie das PANFLOW-System und verhindert so, dass Schulungen zu stark frequentiert sind oder etwa Engpässe durch eine zeitgleiche Abwesenheit zu vieler Mitarbeiter entstehen. Ist die Nachfrage sehr groß, kann durch das System eine Warteliste aufgebaut werden.

Ist eine Weiterbildungsmaßnahme genehmigt, können alle relevanten Daten und Informationen zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung im Workflow gepflegt werden und sind so für jeden Mitarbeiter verfügbar.

Um zu prüfen, wie erfolgreich die Weiterbildungsmaßnahmen waren und wie zufrieden Ihre Mitarbeiter damit sind, können alle Vorgänge mit PANFLOW überwacht, auf ihre Effizienz geprüft und ausgewertet werden.

Die Kontrolle, wer im Unternehmen wann ein und aus geht und welche Bereiche vor unbefugtem Zutritt geschützt werden müssen, ist vor allem in größeren, dynamischen Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe. Viele Unternehmen erledigen diesen Prozess noch von Hand oder mit teils aufwendig kombinierten Einzellösungen, an die sie sich anpassen müssen, damit der Ablauf überhaupt funktioniert. Oft ist die Vergabe von Zutrittsrechten dabei jedoch zeitraubend, fehleranfällig, lückenhaft und im Ernstfall kaum rückverfolgbar.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW entwickeln Sie eine Lösung, bei der sich nicht Ihr Betrieb an das Zutrittskontrollsystem anpasst, sondern umgekehrt – denn PANFLOW lässt sich individuell auf Ihre Strukturen und Bedürfnisse konfigurieren.

Mitarbeitende können (z. B. bei Dienstreisen an andere Standorte oder bei Positionswechsel) ohne Reibungsverluste standortübergreifend den Zugang zu bestimmten Gebäudekomplexen, Sicherheitszonen, Räumlichkeiten, Parkplätzen etc. beantragen oder den Zugang für einen anderen Mitarbeitenden beantragen. Alternativ kann der Zugang von der Personalabteilung und/oder von der IT angefordert werden, wenn es sich um die generelle und tägliche Zutrittsbefugnis eines Mitarbeitenden handelt (Eintritt und Austritt in das Unternehmen, Wechsel des Aufgaben- und Berechtigungsbereichs, Standort- oder Gebäudewechsel, individuellen Freistellungen wie Mutterschutz oder Sabbaticals).

Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten, einer oder mehreren Personen Zugang zum Unternehmen zu gewähren, z. B. über die Kopplung von PANFLOW an die bestehende Benutzerverwaltung oder aber über individuell konfigurierte Zugangstypen.

Die Anfrage wird samt aller für ein sicheres Freigabeverfahren benötigten Informationen automatisch an die jeweils verantwortliche Person oder Abteilung im Unternehmen weitergeleitet. Diese kann den Antrag direkt freigeben oder – falls erforderlich – per Mehraugenprinzip die Genehmigung eines weiteren Vorgesetzten oder der Geschäftsführung einholen. Wird der Antrag genehmigt, besteht der nächste Workflow-Schritt darin, die benötigten Zugangsmedien (Schlüssel, Token, Badges, Karten etc.) bereitzustellen. Müssen diese hierfür erst angefertigt oder bestellt werden, kann dieser Vorgang ebenfalls durch den Workflow gesteuert und bei Bedarf z. B. mit der Abteilung Einkauf verbunden werden. Sind die Zugangsmedien verfügbar, wird die Aushändigung an die betreffende Person direkt im System vermerkt. Gibt es zeitliche Beschränkungen für den Zutritt und die Befugnis läuft innerhalb einer bestimmten Zeit ab, wird auch dies im System vermerkt und die zuständige Abteilung rechtzeitig vorher informiert, um die Erlaubnis entweder zu verlängern oder die Zugangsmedien zurückzufordern. In diesem Fall erhält der Mitarbeitende eine Nachricht und kann einen Termin für die Rückgabe ausmachen.

Abgesehen von den Mitarbeitern, können auch Besucher- und Kundenzutritte sowie Begehungsanfragen (z. B. für Audits) über den Workflow koordiniert und dokumentiert werden, um genau zu überblicken, welche externen Personen sich wo im Unternehmen aufhalten und wann sie das Unternehmen wieder verlassen. So optimieren Sie Ihr Besucher-Zutrittsmanagement, erhöhen die Sicherheit und sorgen zugleich für einen professionellen Empfang.

Gehen Zugangstokens, Badges oder Ausweise verloren, können diese Medien umgehend über den Workflow gesperrt und bei Bedarf neu angefordert werden, sodass sich Unbefugte keinen Zutritt zum Unternehmen beschaffen und Mitarbeitende schnell ein neues Zugangsmedium erhalten können.

Mit PANFLOW haben Sie das Zutrittsmanagement stets im Blick und können sämtliche Vorgänge protokollieren und nachvollziehbar rückverfolgen: Wer hat die Anfrage gestellt? Welche Art von Zugang hat die Person beantragt? Wer hat den Antrag wann freigegeben? Ab welchem Zeitpunkt hatte die Person Zutritt zu bestimmten Gebäudeteilen? So erfüllen Sie alle geforderten Sicherheitsaspekte, gewährleisten maximale Sicherheit im Unternehmen und können Sicherheits-Audits entspannt entgegensehen.