Was sind überhaupt kritische Prozesse? Welche davon sind im eigenen Unternehmen vorhanden und wer ist für diese verantwortlich? Ist eine Überwachung sichergestellt? Und vor allem: Wie kann der BCM-Überwachungsprozess digitalisiert und vereinfacht werden? Mit dieser Frage haben sich Panvision und affinis auseinandergesetzt, mit dem Ergebnis: Die wichtigsten Schritte zur Sicherstellung der kritischen Prozesse sind die Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit sowie das kontinuierliche Monitoring der Kritikalität. Aus dieser Erkenntnis heraus wurde der BCM-Workflow mit
PANFLOW entwickelt, der genau diese beiden Elemente digital abbildet und bei Bedarf flexibel um weitere Aufgabenschritte aus dem betrieblichen Kontinuitätsmanagement ergänzt werden kann. PANFLOW kann hierbei sowohl auf bestehende Prozessdokumente zurückgreifen, unterstützt aber auch einen initialen Erhebungsprozess.
Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit
In der PANFLOW-Administrationsoberfläche kann der BCM-Prozess-Administrator zunächst alle wichtigen Rahmenbedingungen eines ausgewählten Prozesses festlegen: Wie heißt der Prozess? Ist der Prozess noch aktuell? Wird der Prozess erst zukünftig starten? Wer ist im weiteren Verlauf dafür verantwortlich? Wann, bzw. wie oft soll eine Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit stattfinden?
In der Grundkonfiguration prüft daraufhin ein Skript täglich im Hintergrund die eingegebenen Daten. Sobald das Datum für eine initiale oder erneute Überprüfung erreicht wurde, wird automatisch eine E-Mail an den eingetragenen Verantwortlichen gesendet. Über den darin enthaltenen Link erhält dieser ein Formular zur Überprüfung der Zuständigkeitsinformationen (ich bin noch zuständig für den Prozess, ich bin nicht mehr zuständig, der Prozess wurde geändert, es liegen keine Änderungen am Prozess vor) und kann auch den jeweiligen Grund direkt mit angeben (der Prozess existiert nicht mehr, der Prozess wird von jemand anderem betreut etc.). Im Falle eines Zuständigkeitswechsels kann die Person, die nun für den Prozess verantwortlich sein soll, einfach aus einer Mitarbeitenden-Liste ausgewählt werden.
Prüfung der Kritikalität
Nachdem die Zuständigkeit eines Prozesses überprüft wurde, soll im zweiten Teil des Workflows ermittelt werden, wie kritisch der jeweilige Prozess für das Tagesgeschäft des Unternehmens ist. Hierzu startet in der Grundkonfiguration 24 Stunden nach der Zuständigkeitsüberprüfung automatisch ein weiteres Skript, das einen Fragebogen zur Bestimmung der Prozess-Kritikalität an den Prozessverantwortlichen sendet. Gibt dieser an, dass der Workflow nicht kritisch ist, wird der ausführliche Teil des Fragebogens ausgelassen und der Workflow ist beendet. Stuft er den Prozess als kritisch ein, muss der gesamte Fragebogen beantwortet werden (Welche Auswirkung hätte ein möglicher Prozessausfall auf das Tagesgeschäft? Welche Auswirkungen hätte ein Datenverlust innerhalb des Prozesses? Welche IT-Systeme werden im Prozess eingesetzt? Wie ist der Prozess organisatorisch aufgestellt? Gibt es externe Mitarbeitende? Gibt es ein Notfalldrehbuch?). Zudem können persönliche Einschätzungen und Informationen ergänzt sowie noch nicht erfasste Risiken und mögliches Optimierungspotenzial mit angegeben werden. Reagiert der Prozessverantwortliche nicht innerhalb einer festgelegten Zeit, geht der Prozess automatisch zurück an den Workflow-Administrator, der über den weiteren Verlauf entscheidet.
Der Administrator kann im PANFLOW-Dashboard jederzeit sehen, was mit den Prozessen geschieht, wer die Prozessverantwortlichen sind und wie die Zuständigkeits- bzw. die Kritikalitätsüberprüfung ausgefallen ist. Die Ergebnisse können bei Bedarf vom Administrator nach verschiedenen Kriterien gefiltert und zu Reporting-Zwecken als Excel-Tabelle exportiert werden.