Herr Kalthoff, warum war es Zeit, an den Prozessen etwas zu verändern?
„Wir sind seit vielen Jahren nach ISO 9001 zertifiziert und verfügen über ein gut dokumentiertes Qualitätsmanagement, das sich auf die Kernprozesse der Kreisverwaltung stützt. Es gibt mehrere hundert Prozesse, die nach dem BPMN-Standard mit der Software Adonis detailliert dokumentiert und für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter visualisiert abrufbar sind. Natürlich wollen wir uns stetig in allen Bereichen weiterentwickeln – und dazu gehört es auch, unsere Arbeitsabläufe nachhaltig zu optimieren. Aus diesem Grund wurde Ende 2020/2021 unser Team beauftragt, ein Workflow Management System zu evaluieren, mit dem wir wiederkehrende Prozesse zumindest teilautomatisieren können.“
Wie sind Sie bei der Suche nach dem passenden System vorgegangen?
„Wir haben uns zunächst verschiedene Systeme angeschaut und einige naheliegende Möglichkeiten getestet. Dabei wurden auch Open-Source-Lösungen geprüft – teils sogar gemeinsam mit anderen Kommunen. Diese Systeme waren aber nicht wirklich auf unsere Anforderungen zugeschnitten und kamen daher auch nicht in Frage. Ein Tipp aus dem Netzwerk führte uns dann zu
PANFLOW, für das wir uns Ende 2022 entschieden haben.“
Wo sehen Sie die Vorteile von PANFLOW?
„Wir haben im Vorfeld natürlich ganz genau auf die Funktionalitäten geschaut. Besonders überzeugt hat uns da der Formularmanager. Auch das Preismodell ist interessant für uns als Kreisverwaltung: Panvision bietet an, das Produkt PANFLOW inklusive Wartung zu erwerben, unabhängig von der Anzahl der User. Das ist für personalbezogene Prozesse, bei denen potenziell mehrere tausend Mitarbeitende eingebunden werden müssen, natürlich ideal.“
Wie sind Sie dann mit PANFLOW gestartet? Haben Sie Workshops und Schulungen wahrgenommen?
„Ja, es gab direkt zu Beginn einen gemeinsamen Workshop mit Panvision, der versprach, den Großteil eines beliebigen Prozesses direkt und funktionsfähig umzusetzen. Und tatsächlich konnten wir viele wichtige Themen wie Single Sign-on, Rollen- und Rechtekonzepte, Datenbankanbindung, Versionsverwaltung und externe Schnittstellen erfolgreich abarbeiten.
Bei der darauffolgenden Schulung war ich selbst nur am ersten Schulungstag dabei, konnte mir aber bereits in diesem Moment schon vorstellen, einfache Workflows selbst zu definieren und umzusetzen – inklusive der Formulargestaltung.“
… Was Sie dann mit Ihrem Team auch direkt in die Tat umgesetzt haben?
„Genau! Wir sind ebenfalls ein IT- und Softwareentwickler-Team, wodurch die Affinität zur Technik und Hands-on-Mentalität natürlich allgegenwärtig ist. Also haben wir direkt selbstständig mit der Umsetzung der Workflows in PANFLOW losgelegt und getestet, was alles möglich ist.“
Und welche Workflows haben Sie mit Ihrem Team bereits digitalisiert?
„Begonnen haben wir mit der Beantragung externer Fortbildungen. Danach folgte recht schnell ein Workflow zur leistungsorientierten Bezahlung und momentan gehen weitere Workflows auf die Zielgerade. Wir werden zukünftig auch noch mehr Prozesse umsetzen und bekommen immer wieder Input von den Mitarbeitenden. Die Vorschläge aus dem Kollegium werden dann in das Anforderungsmanagement aufgenommen."
Und wie viele Ihrer Mitarbeitenden nutzen PANFLOW bzw. die damit umgesetzten Workflows?
„Beim Prozess der leistungsorientierten Bezahlung sind es beispielsweise rund 1.200 Nutzer und Nutzerinnen, da alle Mitarbeitenden ihre Ziele mit den Vorgesetzten abstimmen müssen."
Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit Panvision empfunden?
„Die Zusammenarbeit war durchgängig sehr positiv und wir haben immer auf Augenhöhe kommuniziert. Der Support von Panvision reagiert sehr schnell – oft noch am selben Tag – und liefert uns qualitativ gute Antworten, wenn wir Hilfe benötigen. Und auch die
Workflow Software PANFLOW ist sehr transparent, keine Blackbox wie manch andere Systeme. Man kann jederzeit nachvollziehen, welche Daten verarbeitet werden, was bei komplexeren Weiterverarbeitungen und statistischen Auswertungen, wie wir sie betreiben, besonders hilfreich ist.“
Und wie fällt das Feedback Ihrer Mitarbeitenden aus?
„Die Rückmeldungen, die wir erhalten, sind sehr positiv. Im Vergleich zum Hin- und Herschicken von Word-Dokumenten oder Umherlaufen mit ausgedruckten Formularen ist der digitale Ablauf einfach eine immense Erleichterung und Bereicherung für uns alle.“
Herr Kalthoff, vielen Dank für das Interview!