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Interview: Kommunikation am Puls der Zeit - Panvision und Contilia entwickeln gemeinsam neues Intranet nach modernsten Standards

Die Contilia GmbH bietet als Gesundheitsnetzwerk im mittleren Ruhrgebiet neben Krankenhäusern und medizinischen Versorgungszentren auch Angebote in den Bereichen Prävention, Früherkennung, Rehabilitation sowie Wohnen und Pflege für SeniorInnen an. Zusammen mit Panvision hat das Unternehmen ein Intranet entwickelt, das den ca. 7.500 Beschäftigten als zentrale Anlaufstelle für die interne Kommunikation dient und Zugang zu allen wichtigen Tools und Infos für den Arbeitsalltag bietet. Thomas Kalhöfer, Leiter der Stabsstelle Marketing und Kommunikation bei Contilia, berichtet im Interview über die Konzeption, Entwicklung und Einführung des neuen Portals.

Herr Kalhöfer, erzählen Sie uns doch gern zu Beginn etwas darüber, wie das Intranet bei Contilia bisher aufgestellt war. Gab es ein bestehendes System, das nun abgelöst werden sollte?

„Seit der Gründung des Verbunds im Jahr 2006 wächst das Contilia Netzwerk stetig weiter und viele Unternehmen schließen sich der gemeinsamen Dachmarke an. Dabei bringt jeder Standort und jede Gesellschaft eine eigene, individuelle Digital-Infrastruktur mit. Unsere Aufgabe war es – und ist es auch fortwährend, die verschiedenen „Intranets“ zu harmonisieren und eine einheitliche Verbundlösung zu entwickeln, von der alle Beteiligten profitieren.“

Wie sind Sie auf Panvision als Partner für die Umsetzung der neuen Intranet-Lösung gekommen?

„Kontakt zu Panvision gab es schon im Vorfeld, da war die Neukonzeption des Intranets noch ein Projekt unserer IT. Die Zuständigkeiten haben sich dann aber geändert und die Abteilung für Kommunikation hat sich dem Relaunch angenommen. Neben der obligatorischen Marktsondierung haben wir damals aus der IT-Abteilung einige potenzielle Partner „geerbt“, deren Leistungsportfolio wir uns noch einmal genau angeschaut haben. Panvision war einer dieser Kandidaten und wir haben uns aus verschiedenen Gründen für eine Zusammenarbeit entschieden: Zum einen war es unser Ziel, kein fertiges Produkt einzukaufen, sondern einen Partner mit ins Boot zu holen, der das Projekt flexibel mit uns vorantreibt und weiterentwickelt. Und wir hatten das Gefühl, dass die Möglichkeiten und vor allem auch die Bereitschaft, das zugrundeliegende Content Management System nach unseren Vorstellungen zu individualisieren, bei Panvision mit Abstand am größten waren.

Ein weiterer, wichtiger Aspekt war zudem die räumliche Nähe zu Panvision. Bei einem Projekt dieser Größenordnung, das über Jahre hinweg partnerschaftlich miteinander betrieben wird, war uns der persönliche Kontakt zum Entwicklerteam einfach extrem wichtig.“

Welche Ansprüche wurden denn an das neue Intranet gestellt? Gabs es Überlegungen, das Projekt mit einem Open Source CMS zu entwickeln?

„Als ich das Projekt gestartet habe, gab es ein paar Eckpunkte, die von Anfang an klar waren. Es sollte ein Netzwerk entstehen, das alle Mitarbeitenden verbindet, ganz egal wo sie sich befinden – im Büro, auf der Station, bei der Nachtwache – und mit welchem Endgerät sie darauf zugreifen. Darüber hinaus war mir aber ebenso bewusst, dass wir eigentlich noch gar nicht genau wissen, wie das Produkt am Ende aussehen wird. Man kann zwar die Startbedingungen beschreiben, und den ungefähren Weg – aber es war klar, dass wir auf der ganzen Strecke immer wieder neuen Anforderungen begegnen würden, auf die wir reagieren müssen.
 
Die Überlegung, das Projekt mit Open Source Software und ohne einen festen Partner an unserer Seite durchzuführen, gab es also an dieser Stelle nicht. Wenn ich schnell eine Lösung für ein bestimmtes Problem brauche, möchte nicht darauf angewiesen sein, dass dieses Problem durch die Open Source Community für mich gelöst wird.“

So viele Kliniken und Unternehmen unter einem gemeinsamen Dach zu vereinen und trotzdem ihre Individualität zu wahren ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Was war aus Ihrer Sicht dabei die größte Herausforderung?

„Die größte Herausforderung für beide Seiten – für uns wie für Panvision – bestand darin, das Intranet zu 100 % aus Sicht der Anwender und Anwenderinnen zu konzipieren und nicht aus Sicht der Entwickler oder derer, die es redaktionell betreuen. Das führte einige Male dazu, dass wir Dinge umgesetzt haben, die für die Entwickler kompliziert waren und für die Einpflegenden aufwändig. Zum Schluss aber, und das ist, was zählt, hat es die Bedienung für den Anwender unglaublich erleichtert.“

Wie müssen wir uns den Aufbau des Intranets genau vorstellen?

„Für jeden Standort des Unternehmens gibt es nun im Contilia.NET einen eigenen Bereich. Die Mitarbeitenden bewegen sich nur auf den für sie vorgesehenen Seiten und müssen nicht mehr nach Informationen suchen oder überlegen, welche Inhalte relevant sind. Das steuern wir im Vorfeld über die Redaktion. Natürlich kann man sich auch auf anderen Seiten umsehen, wenn man Interesse daran hat. Aber alles, was man braucht, um seinen Arbeitsalltag effizient zu bewältigen, findet man in seinem Bereich.“

Die räumliche Nähe zwischen Contilia und Panvision haben Sie vorhin schon angesprochen. Im Vorfeld des Projekts und auch während der Entwicklungsphase gab es tatsächlich mehrere gemeinsame Treffen und auch Workshops. Warum waren diese Treffen so wichtig?

„Für mich ist der entscheidende Punkt, und zwar ganz egal bei welchem Projekt, dass der eine versteht, was der andere will, und umgekehrt. Und das ist nicht leicht – denn auf der einen Seite sitzt ein Anwender, auf der anderen ein Fachmann, und es ist höchst unwahrscheinlich, dass beide direkt auf derselben Wellenlänge kommunizieren. Solche Schwierigkeiten müssen beim Start des Projekts aber unbedingt ausgeräumt sein, denn sonst arbeitet man am gesetzten Ziel vorbei.
 
Deshalb bin ich kein Freund von zu vielen Telefonaten und geschriebenen Worten. Man muss sich tatsächlich die Zeit nehmen, sich gemeinsam an einen Tisch zu setzen und zu schauen, ob man dieselbe Sprache spricht. Und es braucht eben über die rein professionelle Arbeitsbeziehung hinaus auch eine Verbundenheit, Zuversicht und Gelassenheit, dass man in einer Partnerschaft auch mal sagen kann: „Ich krieg´s grad nicht hin“, „Ich habe gerade keine Zeit“ oder „Ich habe es nicht verstanden“. Also echte Aufrichtigkeit. Und so etwas muss wachsen, dafür muss man sich kennen und sich vertrauen.
 
Es wurde tatsächlich auch viel im Team diskutiert. Aber eben auf Augenhöhe, was wir sehr gut finden. Panvision war dabei nicht nur ein Erfüllungsgehilfe und wir nicht einfach nur ein Anwender.“

Was schätzen Sie besonders an den Funktionalitäten des Intranets?

„Alles das, was wir an Funktionen integriert haben, hat es bestimmt in ähnlicher Form an anderer Stelle schon mal gegeben. Aber vom Grad der Vollständigkeit, Benutzerfreundlichkeit und seinen Anbindungsmöglichkeiten ist das Contilia.NET ein unglaublich vorzeigbares, modernes Intranet geworden, das unseren Mitarbeitenden als Eingangstor in die digitale Arbeitswelt dient.“

Und wie fiel die Resonanz der Mitarbeitenden auf das neue Intranet aus?

„In der Regel stößt man bei Institutionen unserer Größe immer wieder mal auf Schwierigkeiten im Umstellungsprozess oder eine eher ablehnende Haltung gegenüber neu eingeführten Systemen. Wir haben unsere User aber tatsächlich sehr schnell und unkompliziert „dringehabt“. Natürlich gibt es die ein oder andere Nachfrage und manch konstruktiven Verbesserungsvorschlag. Aber dass es bei der Einführung und Umsetzeng eines so grundlegenden digitalen Veränderungsprozesses sowohl auf den Führungsebenen als auch von den Mitarbeitenden keinerlei Beschwerden gegeben hat, ist das absolute Ehrenzeichen, das man uns und Panvision als Team erteilt hat.“

Und wie soll die Zukunft des Contilia.NET aussehen? Planen Sie konkrete Weiterentwicklungen?

„Das Projekt Intranet ist sehr lebendig und wird eigentlich nie „fertig“. Und wir möchten und müssen ja auch eine moderne Plattform anbieten, die den aktuellen Stand der Technik widerspiegelt. Von daher wird es immer dynamische Änderungen, Verbesserungen und Erweiterungen im Contilia.NET geben.
 
Gerade sind wir zum Beispiel dabei, die Plattform auch mehrsprachig aufzustellen. Zwischenzeitlich haben wir gemeinsam mit Panvision einen eigenen Messenger-Dienst entwickelt und immer wieder kleinere Tools und Funktionen eingebaut, wie etwa ein Umfragetool für Mitarbeiterbefragungen oder neue Optionen bei den News und Videos.
 
Und ganz egal, wie gut die Planung und das Konzept zu Beginn auch waren, man kommt immer wieder mal an den Punkt, an dem man denkt: „da wäre eine Erleichterung aber schön“. Und dann ist es wieder an der Zeit, gemeinsam mit Panvision loszulegen.“


Herr Kalhöfer, vielen Dank für das Interview!

Die wichtigsten Funktionen des Contilia.NET im Überblick

Persönliche Einstellungen

Im persönlichen Bereich können Nutzer verschiedene Einstellungen vornehmen, z. B. wie sie über neue Nachrichten informiert werden möchten, welche Seiten als Favoriten gespeichert werden sollen und welche Dateien sich in der Downloadliste befinden - inklusive eines Hinweises, sobald aktuellere Versionen verfügbar sind. Unter der Rubrik „Mein Contilia.NET“ finden Nutzer in Zukunft zudem persönliche Daten oder Unterlagen wie zum Beispiel Gehaltsabrechnungen, Dienstzeiten und Urlaubpläne.

Einführung & Schulung digital

Um neuen Redakteuren den Einstieg in die Arbeit mit dem Contilia.NET zu erleichtern und zu erklären, wie sie zum Beispiel einen Text erstellen und veröffentlichen, eine Seite anlegen oder eine News verfassen, gibt es verschiedene Video-Tutorials, in denen Panvision die einzelnen Arbeitsschritte einfach nachvollziehbar erklärt.
 
Zudem finden Internet-Redakteure Antworten auf die FAQ rund um die Erstellung und Pflege von Seiten und Inhalten sowie ein Changelog mit allen neuen Features.

Anmeldeverfahren

Um das Anmeldeverfahren für die zahlreichen Nutzer mit unterschiedlichsten Berechtigungsstufen möglichst schlank und sicher zu halten, kommt der von Panvision entwickelte Identity Provider (kurz IDP) auf Basis von OAuth 2.0 zum Einsatz. Intranet-Administratoren können hierzu Benutzerkonten anlegen – oder die Registrierung wird per Self-Service-Verfahren vom jeweiligen Nutzer direkt selbst durchgeführt. Hierzu wird aus der Personal-Stammdatenverwaltung in SAP ein Abgleich mit dem IDP generiert.
 
Die verschiedenen Authentifizierungsmöglichkeiten ermöglichen es zudem, dass auch externe Dienstleistende, Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz oder Mitarbeiter, die über das Smartphone, Tablet oder im Homeoffice arbeiten, jederzeit Zugang zum Contilia.NET haben.

Telefonbuch

Das Telefonbuch unterstützt bei der Verwaltung und Pflege aller Mitarbeiter-Kontaktdaten. Durch die Anbindung an SAP können Mitarbeitende über verschiedene Filterfunktionen oder die Volltextsuche alle wichtigen Informationen wie zum Beispiel Name, Funktion, Standort, Abteilung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu anderen Personen innerhalb der Gruppe finden.
 
Bei Bedarf können die Profile einzelner Personen als Visitenkarte auf beliebigen Seiten des Contilia.NET verlinkt werden und liefern so einen direkten Schnellkontakt.

Self Services

Über die Self-Services im Contilia.NET ist es Mitarbeitenden möglich, verschiedene Tasks selbständig auszuführen, ohne dabei die Hilfe eines Administrators oder einer anderen berechtigten Person zu benötigen. So können zum Beispiel im Onboarding-Prozess die Anmeldung und Registrierung über die Personalnummer eigenständig durchgeführt werden.
 
Des Weiteren ist es jederzeit möglich, die eigenen Kontakt- und Stammdaten für das Telefonbuch zu kontrollieren und gegebenenfalls zu ändern.
Zudem können hier auch „weitere Funktionen“ eingepflegt werden, falls ein Mitarbeiter mehrere Funktionen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen wahrnimmt.

Messenger

Um sich schnell und sicher innerhalb der Contilia mit KollegInnen auszutauschen, wurde ein Messenger entwickelt, der alle bekannten Funktionen eines Chats (Nachrichten senden, Grafiken und Dokumente hochladen & austauschen, Videos teilen etc.) beinhaltet und sowohl auf dem Desktop-PC, als auch auf dem Smartphone genutzt werden kann.
 
Mitarbeitende können sich in Gruppen organisieren und (Video-)Calls über den Messenger durchführen. Hierzu kann über eine Schnellauswahl-Liste jeder beliebige Nutzer, der in der Benutzerverwaltung registriert ist, als Gesprächspartner ausgewählt werden. Erhält ein Nutzer eine Nachricht in Abwesenheit, wird er je nach Konfiguration per Push-Mitteilung, E-Mail oder Browser-Notifikation darüber informiert.
 
Der Messenger kann bei Bedarf an Microsoft Teams angebunden werden, um sowohl Teilnehmer mit, als auch ohne Teams-Lizenz an Meetings teilhaben zu lassen.
 
Die interne Kommunikation bleibt stets datenschutzkonform und sicher, da die Daten nur auf dem firmeneigenen Server gespeichert und nicht nach außen gegeben werden – auch im Falle einer Nutzung per Smartphone.

News-System

Mit der Meta-Toolbox erhalten die Redakteure im Contilia.NET alle wichtigen Werkzeuge zum Erstellen und Veröffentlichen von News und Beiträgen, wie z. B:

• Eingeben der Überschriften, Teaser und Hashtags
• Einfügen von begleitendem Bildmaterial
• Bestimmen der Position und des Erscheinungsbilds (z. B. prominent mit einem großen Teaser oben auf der jeweiligen Seite, zusätzlich im News-Slider)

Zudem können die News kategorisiert, bei Bedarf verschiedenen Unternehmensbereichen oder Gesellschaften zugeordnet und so später auch gefiltert und durchsucht werden (z. B. Aktuelles, Termine, Stellenangebote). Redakteure können bei Bedarf ein Datum für die geplante Veröffentlichung bzw. die Löschung eines Artikels angeben.
 
Für eine schnelle Kommunikation wichtiger News und Infos kann die Push-Funktion aktiviert werden.

Suche

Auf der Suche nach bestimmten Inhalten im Contilia.NET werden Mitarbeitende über die Portal-Suchmaschine unterstützt. Die personalisierbare Facettensuche scannt Contilia-interne und externe Datenquellen (z. B. Websites, Dokumente, Verzeichnisse und Kataloge, internes Telefonbuch/Visitenkarten) und listet die Suchergebnisse entsprechend nach Kategorien sortiert auf. So kann man auf einen Blick erkennen, welcher Kategorie der Treffer zugeordnet ist (z. B. Art der Datei, Autor, Datum, Telefonbucheintrag inkl. Standort, Gesellschaft und Position). Zudem kann die Suche auch auf bestimmte Unternehmensbereiche oder Untergesellschaften beschränkt werden.
 
Die Suchergebnisse können anschließend noch einmal nach bestimmten Kriterien (Facetten) konkretisiert und bei Bedarf inkl. Piktogramm ausgegeben werden.

Schnellzugriff

Der Schnellzugriff ist eine einfache, aber nützliche Funktion, um auf bestimmte Seiten oder Anwendungen im Contilia.NET zu verlinken (z. B. IT-Support, Speisenversorgung, Wäschebestellung, zentrale E-Learning Plattform). Die Verlinkungen sind am Rand jeder Seite im Intranet zu finden.
 
Zudem können mit wenigen Klicks Linklisten erstellt werden, die den Nutzer direkt zu „weiteren Bereichen“ führen, die für ihn oder sie interessant sein könnten. Je nach Bereich und Anforderung können auf den verschiedenen Seiten der Gesellschaften ganz individuelle Linklisten angeboten werden.

Zentrale Dokumentenverwaltung

Dokumente lassen sich zentral hochladen und verwalten und an verschiedenen Stellen bzw. auf den Seiten der einzelnen Gesellschaften in der jeweils aktuellen Fassung bereitstellen.

Mediathek für Schulungsvideos und -angebote

Das Contilia.NET bietet Nutzern verschiedene Mediatheken, in denen sie Zugriff auf selbst erstellte Videos zu Schulungszwecken (z. B. Videoschnellkurs für Ärzte) haben. Das CMS bietet hierfür die Möglichkeit, die Videos übersichtlich in Listen darzustellen.
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