Herr Stöcker, wie stellte sich die Ausgangslage vor der Einführung von PANFLOW dar – insbesondere mit Blick auf den Digitalisierungsstand und potenzielle Schwierigkeiten in den Prozessabläufen?
„Wenn man auf die Baustoffbranche insgesamt schaut, sieht man, dass es beim Thema Digitalisierung noch deutliches Aufholpotenzial gibt – zumindest ist das unsere Erfahrung. Umso erfreulicher ist es, dass wir im direkten Branchenvergleich bereits ganz gut aufgestellt sind und viele Themen frühzeitig angegangen sind.
Schaute man dann aber genauer auf die eigenen Abläufe, wurde schnell klar, dass diese solide Ausgangslage noch nicht überall in automatisierte Prozesse übersetzt war. Zwar hatten wir bereits ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz, Eingangsrechnungen wurden weitgehend automatisiert weitergeleitet und auch die Vertriebsprozesse waren im ERP-System abgebildet. Viele interne Themen, etwa Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge, Mitarbeitergespräche oder die Beschaffung von Arbeitskleidung, liefen jedoch noch nicht digital oder einheitlich strukturiert. Zudem fehlten verbindliche Richtlinien – weshalb wir uns schon länger mit der Einführung eines Workflow-Management-Systems beschäftigten.“
Gab es einen konkreten Anlass, der die Suche nach der passenden Software ausgelöst hat, oder entwickelte sich dieser Bedarf eher schrittweise?
„Es war eher ein schleichender Prozess. Jedenfalls wurde mit der Zeit immer deutlicher, dass das bestehende „Prozesschaos“ langfristig nicht mehr tragbar ist. Um dieses zu beseitigen, brauchte es klare, idealerweise automatisierte Abläufe, bei denen eindeutig ist, wohin der nächste Prozessschritt führt.“
Wie sind Sie bei der Suche nach einer geeigneten Lösung dann vorgegangen – und welche Kriterien waren für Sie besonders entscheidend?
„Der erste Kontakt zu Panvision kam über einen Kollegen zustande – noch bevor ich meine aktuelle Position angetreten habe. Er kannte PANFLOW bereits, hat mir das System vorgestellt und mir empfohlen, mich näher damit auseinanderzusetzen.
Natürlich haben wir uns parallel auch andere Workflow-Lösungen angesehen. Bei einigen Anbietern wirkte das Design auf den ersten Blick etwas ansprechender. Ausschlaggebend waren für uns am Ende aber die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten von PANFLOW, die flexiblen Lizenzmodelle – und ganz klar auch der Preis. Besonders überzeugt hat uns außerdem, wie unkompliziert sich geplante Schnittstellen zu anderen Systemen umsetzen lassen.
Vor diesem Hintergrund haben wir uns ganz bewusst für eine Unlimited-Lizenz entschieden, um von Anfang an mehrere Geschäftsprozesse digitalisieren zu können. Inzwischen haben wir auch das neue PANFLOW-Design kennengelernt, das deutlich moderner wirkt. Parallel zur Umsetzung der Prozesse sind wir deshalb direkt auf das neue Design umgestiegen und lassen Schritt für Schritt noch weitere, individuelle Anpassungen in unserem Corporate Design von Panvision vornehmen.“
Wo lagen die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse, und wie sind Sie bei der Vorbereitung vorgegangen?
„Bevor wir mit der Digitalisierung gestartet sind, haben wir uns zuerst intensiv mit den jeweiligen Fachabteilungen, wie dem Einkauf und der Buchhaltung, zusammengesetzt, um zu klären, wie die einzelnen Prozesse aussehen sollen und welche Schritte dafür notwendig sind. Die Prozesse wurden also zunächst klassisch auf Papier beschrieben.
In einem gemeinsamen Workshop mit Panvision haben wir dann beispielhaft den Prozess der Spesenabrechnung digital umgesetzt und konnten diesen im Anschluss auch ausführlich testen. Parallel dazu wurde von Panvision direkt eine für uns wichtige Schnittstelle programmiert. Nach dieser intensiven Testphase war für uns schnell klar, dass PANFLOW gut zu uns passt. Entsprechend haben wir uns für die Lösung entschieden und auch das Angebot genutzt, unsere Workflow-Admins gezielt von Panvision schulen zu lassen. Mit dem vermittelten Know-how konnten wir anschließend dann sehr schnell in die eigenständige Entwicklung weiterer Workflows einsteigen.
Die eigentliche Gestaltung eines Workflows ist aus meiner Sicht tatsächlich der einfachere Teil. Die größeren Herausforderungen liegen eher bei der durchdachten Erstellung der Formulare und der Regelung der Sichtbarkeiten für verschiedene Mitarbeiter oder Rollen im Workflow. Auch hier war die Unterstützung von Panvision aber durchweg sehr gut.
Ein großer Vorteil von PANFLOW – finde ich – ist außerdem, dass sich Prozesse auch im laufenden Betrieb noch anpassen lassen, zum Beispiel wenn man neue Schritte einfügen möchte. Das macht es zum einen einfacher, Workflows nochmal zu überdenken, und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Prozesse flexibel und zukunftsfähig bleiben.“
Und wie waren dann Ihre ersten Schritte in der neuen Software?
„Es hat von Anfang an einfach gepasst. Mit PANFLOW startet man im Grunde auf einer „grünen Wiese“ und hat absolute Freiheit bei der Gestaltung der Prozesse. Das System bietet unglaublich viele Möglichkeiten – die Grenzen liegen am Anfang eher bei der eigenen Erfahrung als bei der Software selbst.
Wenn wir an solchen Punkten Fragen hatten, haben wir aber immer schnell Unterstützung bekommen und sehr guten Support von Panvision erlebt. Die Erstellung und Administration der Workflows ist mit PANFLOW zwar etwas komplexer als bei manch scheinbar intuitiveren Lösungen, dafür stößt man dort oft auch schneller an Grenzen. Bei PANFLOW hat man diese Einschränkungen einfach nicht – und genau das schätzen wir sehr.“
Welche Workflows sind aktuell schon im Einsatz?
„Derzeit sind bei uns drei Workflows bereits produktiv im Einsatz, von denen wir sogar zwei komplett eigenständig konzipiert und umgesetzt haben:
Spesenabrechnung: Früher lief dieser Prozess klassisch über PDF: Der Vorgesetzte unterschrieb, Quittungen wurden kopiert, ausgedruckt, im DMS abgelegt und verteilt. Heute läuft alles papierlos über PANFLOW. Mitarbeitende füllen das Formular online aus, laden per Handy ein Foto der Quittung hoch und können jederzeit den Status einsehen – zum Beispiel ob noch eine Genehmigung fehlt oder die Buchhaltung den Vorgang schon bearbeitet hat. Das ist einer unserer längsten Workflows, aber gleichzeitig einer der saubersten.
Lieferantenanlage: Hier füllt der Verkäufer einen Antrag mit Pflichtfeldern aus und schickt ihn ab. Die Inhalte werden automatisch geprüft, zum Beispiel die IBAN auf Länge und Aufbau. Das erleichtert dem Einkauf die Arbeit enorm und funktioniert sehr reibungslos.
Mitarbeitergespräche: Dieser Workflow ist sicherlich der komplexeste. Er ist sehr umfangreich und beinhaltet sogar Unter-Workflows, da Mitarbeitende und Führungskräfte die Formulare parallel ausfüllen sollen.“
Weitere Workflows, die wir zeitnah gern umsetzen möchten, stehen auch schon in der Pipeline.“
Welche weiteren Workflows und Entwicklungen sind denn für die Zukunft noch geplant?
„Geplant sind auf jeden Fall noch weitere Schnittstellen zu Drittsystemen. Eine AD-Schnittstelle gibt es bereits. Außerdem steht noch ein On- und Offboarding-Workflow an, der wahrscheinlich ziemlich umfangreich ausfallen wird. Gerade in solchen Fällen ist es für uns ein großer Vorteil, dass Panvision bei Bedarf die komplette Umsetzung des Workflows übernehmen kann. Wir überlegen tatsächlich, dieses Angebot zu nutzen, weil uns intern oft einfach die zeitlichen Ressourcen fehlen.
Weitere Themen, die noch in der Pipeline sind, betreffen Workflows zu Artikelanlage, Ideenmanagement, Anforderungsanfragen von Mitarbeitenden vor Ort, Beantragung von Arbeitskleidung sowie Investitions- und Sonderurlaubsanträgen.“
Abschließend gefragt: Was hat sich durch PANFLOW verändert, und wie fällt das Feedback der Mitarbeitenden aus?
„Wie bei jeder neuen Systemeinführung gab es auch bei uns anfangs ein paar „Akzeptanzthemen“ – vor allem, weil durch die Digitalisierung nach und nach immer mehr Systeme für die Kollegen und Kolleginnen hinzukommen.
Insgesamt fällt das Feedback der über 300 Mitarbeitenden, die an den Workflows teilhaben, aber sehr positiv aus, weil die Prozesse jetzt viel transparenter sind und jederzeit nachvollzogen werden können. Wir stehen noch am Anfang, aber viele Prozesse laufen heute deutlich reibungsloser, und man sieht schon jetzt klare Verbesserungen.
Alles in allem sind wir sehr zufrieden mit der eingeschlagenen Richtung und ich habe die Entscheidung für PANFLOW rückblickend nie bereut: Das bisherige „Prozesschaos“ wird Schritt für Schritt aufgelöst. Durch die Digitalisierung gewinnen wir deutlich an Transparenz, Kontrolle und Übersicht – besonders für die Administratoren, die jederzeit sehen können, wo die Prozesse stehen oder wo es auch mal hakt. Das spart enorm viel Zeit und Aufwand und kommt letztlich dem gesamten Unternehmen zugute.“
Herr Stöcker, vielen Dank für das Interview!