Eingangsrechnungsverarbeitung bei DMT-LB

Frau Nürenberg, wie müssen wir uns den Ablauf der Eingangsrechnungsverarbeitung bei der DMT-LB vorstellen, bevor der Prozess in zwei Phasen digitalisiert wurde? Welche Arbeitsschritte folgten, wenn eine Rechnung eintraf und welche Schwierigkeiten gab es im Verlauf?

„Die Rechnungen sind an unterschiedlichen Stellen eingegangen, wurden per Hauspost an uns geschickt und wir haben sie dann nach bestimmten Kriterien händisch sortiert und geschaut, ob es sich um Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug handelt. Letztlich wurden die Rechnungen intern wieder an die Rechnungsprüfer geschickt, wo sie geprüft und freigegeben wurden. So der Optimalfall.

Durch die teils sehr komplexen und händisch ausgeführten Genehmigungsprozesse, war es schwierig den Überblick über Bearbeitungsstände und den Verbleib der Belege zu behalten. Die Weiterbearbeitung war nicht immer optimal, so dass es im schlimmsten Fall zu mehreren Durchgängen kam. Insgesamt war die Zeitspanne zwischen Rechnungseingang und Buchung teilweise sehr hoch.

Wir haben ca. 8.000 Rechnungen pro Jahr, und jede davon ist während ihres Lebenszyklus ca. drei bis vier Mal über die Hauspost gegangen. Da kann man sich ungefähr vorstellen, welch logistischer Aufwand dahintersteckte. Wir mussten also einen Weg finden, um zu gewährleisten, dass die Rechnungen nicht verloren gehen, die Meldungswege eingehalten werden, die Bearbeitungszeit verkürzt wird und auch die Hauspost nachhaltig entlastet wird. Diese Erkenntnis wollten wir für eine Optimierung nutzen.“

Dann startete also Phase zwei?

„Ja, ganz genau. In der zweiten Phase, der Darstellung als Workflow, haben wir damit begonnen, den Prozess, so wie er bei uns ablief, zunächst auf dem Papier aufzuzeichnen und dann zu optimieren und zu verschlanken. Bei der Analyse haben wir festgestellt, dass es nicht „den einen“ Weg gibt und wir eigentlich mehrere verschiedene Szenarien haben, wie die Rechnungsprüfung ablaufen kann.

Letztendlich haben wir dann den nötigen Eingangsrechnungs-Workflow intern mit einem Kollegen mit dem Management System PANFLOW umgesetzt, weil wir dieses schon seit Jahren nutzen.“

Und wie ging es dann weiter?

„Zum Testen des Workflows mussten die Rechnungen zunächst digitalisiert werden. Dies alleine war schon aufwendig. Eine Mailadresse wurden angelegt und alle Lieferanten informiert, dass Rechnungen nun digital an diese Adresse versandt werden müssen.

Die Rechnungen, die trotzdem in Papierformat kamen, mussten eingescannt werden. Alle Rechnungen wurden dann manuell auf einem normalen Laufwerk abgelegt und nach vorher bestimmten Kriterien verschlagwortet. Dann wurden die Workflows manuell gestartet und die eingescannten Rechnungen dem Workflow angefügt. Der digitale Workflow samt Rechnung ging dann seinen Weg, kam jedoch schlussendlich wieder zu uns zurück, um dann wieder analog ins Archiv zu wandern, sprich, die Rechnungen wurden doch wieder ausgedruckt, mit einem Buchungsvermerk versehen, gebucht und abgelegt. Ein großer Teil des Ablaufs erfolgte also nach wie vor händisch.

So konnte es natürlich nicht bleiben, jetzt hatten wir schon ein digitales Instrument, aber immer noch sehr viel manuelle Arbeit. Wir wollten also eine vollständig digitale und rechtssichere Lösung auch für das Archiv.“

Also ging erstmal die Suche nach einem passenden Anbieter los?

„Genau. Wir haben uns über die verschiedenen Möglichkeiten informiert, den Markt sondiert und Produkt-Demos angeschaut. Dann haben wir uns für das Dokumentenmanagement System von d.velop entschieden und zufällig gesehen, dass Panvision Partner von d.velop ist. Da konnten wir natürlich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. d.velop hatte zwar auch ein eigenes System zum Erstellen von Workflows in seinem Portfolio, aber wir wollten unsere bereits bestehenden Workflows nicht abschalten und auch die Mitarbeitenden, die schon länger mit PANFLOW arbeiten, nicht damit belasten, zukünftig in zwei Systemen arbeiten zu müssen. Also haben wir uns entschieden, bei PANFLOW zu bleiben und den bestehenden Workflow um das DMS zu erweitern.“

Und wie sind Sie das Projekt dann angegangen?

„Zuerst haben wir gemeinsam mit Panvision in einem vor-Ort-Termin geklärt, ob das Projekt, so wie wir es uns vorstellten, überhaupt realisierbar ist. Als wir da grünes Licht geben konnten, wurde der von uns erarbeitete und skizzierte Workflow durch das erfahrene Workflow-Team von Panvision optimiert, alle Details nochmal durchleuchtet, einige Fallstricke beseitigt und Ungereimtheiten ausgeräumt, bis wir schließlich eine neue, bessere Version erhalten haben.

Dann haben wir das Dokumentenmanagement System d.velop documents eingeführt – mit einem Eingangsrechnungsleser, der einen Abgleich mit Daten aus SAP macht, die Rechnungen per OCR-Erkennung durchleuchtet und schon bestimmten Bestellungen bzw. Kreditoren zuordnet. Quasi ein technischer Abgleich, der das ersetzt, was vorher manuell passiert ist. Das war der erste Teil der rechtssicheren Archivierung. Alle Rechnungen, die eingehen, sind technisch abgeglichen und im DMS unveränderlich abgelegt. Damit war der Archivierungspflicht an sich Genüge getan.“

Aber damit waren Sie noch nicht vollends zufrieden?

„Der Workflow wurde bis dato manuell geöffnet und die Rechnung manuell beigefügt. Wir wollten aber gern, dass der Workflow bei einem Rechnungseingang automatisch initiiert wird. Deshalb haben wir gemeinsam mit Panvision den Workflow so programmiert, dass dieser automatisch startet und die Daten aus dem DMS ebenfalls automatisch direkt in das Workflow-Formular übernommen werden. Das haben wir hinbekommen. Die Arbeit, den Workflow manuell zu starten und auszufüllen, besteht nun also auch nicht mehr.“

Und wie sieht der weitere Gang des Workflows aus?

„Der verläuft ähnlich wie bisher: Der Workflow wird gestartet, überprüft und die Genehmigungskette wird durchlaufen. Mit nur mit einem Unterschied: Früher wurde eine PDF-Datei angefügt – jetzt wird nur noch ein Link auf das Dokument im DMS versendet und gleichzeitig mit dem Workflow eine Vorschau des Dokuments generiert. Der Vorteil dabei ist, dass man die Datei nicht erst öffnen muss, sondern direkt sieht, um welche Rechnung es sich handelt.

Am Ende des Workflows erhalten wir direkt einen Buchungsvorschlag, den die Kreditorenbuchhalter:innen dann überprüfen. Durch die entwickelte Schnittstelle zu SAP erfolgt auch dort keine manuelle Eingabe in das SAP-System mehr. Es wird also alles automatisch vorausgefüllt und nach der Überprüfung direkt durchgebucht. Sollte das in Ausnahmefällen nicht möglich sein, kann man den jeweiligen Buchungssatz verwerfen und eine eigene Variante erstellen.

Im letzten Schritt werden dann noch bestimmte Daten aus SAP, die wir vorher festgelegt haben, in das DMS übertragen und dem Dokument, das dort zu Beginn abgelegt wurde, beigefügt. Dies ermöglicht uns die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments anhand von Kriterien, die wir aus SAP überspielt haben, wie z. B. eine Kostenstelle.
Dann ist der Vorgang tatsächlich abgeschlossen und das Dokument vollständig und rechtskonform abgelegt.“

Was hat sich durch den digitalisierten Prozess verändert?

„Wir sind ein Unternehmen, das viele öffentliche Zuschüsse erhält und deswegen vielen Prüfungen unterliegt. Früher mussten wir, um unserer Nachweispflicht nachzukommen, in das Papierarchiv gehen und etliche Aktenordner aufgeschlagen. Jetzt können wir im DMS die Suchkriterien eingeben und somit alle Eingangsrechnungen, die diesen entsprechen, innerhalb von Sekunden zusammenstellen. Alles per Klick auf einen Blick.
Die Durchlaufzeiten sind nun deutlich verkürzt und keine Rechnung geht mehr verloren. Wir haben viele Teilschritte automatisiert und haben definitiv weniger händische Arbeit und Suchaufwand wodurch wir auch eine deutlich bessere Qualität erhalten.

Zudem haben wir dank des Ampel-Systems immer einen vollständigen Überblick über den Status aller Vorgänge. Wir sehen jederzeit, welche Rechnungen wann fällig sind, was noch gebucht werden muss, um Fristen einzuhalten und wo wir nochmal nachhaken müssen. Durch die Technik sind all diese Dinge einfach viel sichtbarer und überwachbarer geworden.“

Oft gibt es ja Bedenken seitens der Mitarbeitenden, dass sie von einer Digitalisierungssoftware „ersetzt“ werden könnten und ihre Arbeit irgendwann nicht mehr von Bedeutung ist. Wie sehen Sie das?

„Bei uns hat die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses nicht dazu geführt, dass der Aufwand in den Abteilungen insgesamt stark gesunken wäre, aber die Prozesse sind wesentlich komfortabler und rechtssicherer geworden und bieten für alle Beteiligten einen deutlichen Mehrwert. Die Mitarbeitenden haben andere Aufgaben bekommen. So müssen jetzt zum Beispiel viele Dinge, die früher nur oberflächlich zu prüfen waren, ganz genau geprüft werden: wie etwa mögliche Schwachstellen in der Texterkennung. Dafür fallen die wiederkehrenden Arbeitsschritte weg. Es hat also eine Verschiebung der Tätigkeiten stattgefunden, aber es war nie unser Ziel, jemanden „einzusparen“.“

Wie würden Sie denn die Umsetzungsphase insgesamt beschreiben?

„Die Umsetzung war sehr komplex, da jeder immer nur Teilaspekte eines Prozesses bearbeiten kann. Aus diesem Grund müssen Schnittstellen zu anderen Abteilungen bekannt oder klar definiert werden.

Alleine für die die Konzipierung des Workflows kamen eine SAP-Expertin aus unserem Haus, weitere Personen aus der Buchhaltung und der IT, unser SAP Dienstleister sowie die Projektleiter von Panvision und d.velop zusammen. Also viele Leute aus unterschiedlichen Bereichen, die sich erst einmal abstimmen mussten, was letztendlich einen erheblichen Zeitaufwand bedeutet hat.“

Mittlerweile ist der Workflow ja bereits einige Zeit produktiv – wie fällt denn die Resonanz der Mitarbeitenden auf die neue Software und die damit einhergehenden Veränderungen aus?

„Da gibt es natürlich mehrere Bereiche, die unterschiedliche Erfahrungen mit der Umstellung machen. In meiner eigenen Abteilung ist mir viel Positives über den Prozess zurückgespielt worden. Für unsere Buchhalter:innen sind die Buchungsvorschläge für SAP sehr komfortabel. Die finden es super, weil die Abläufe deutlich vereinfacht wurden.

Die Kollegin, die bei uns die Workflows startet, hat mir berichtet, dass für sie nun viele Arbeitsschritte wegfallen, dafür aber einige neue Dinge dazugekommen sind. Sie musste sich in Vieles neu einarbeiten, bewertet das Ergebnis aber insgesamt als sehr positiv.

Ja … und alle, die mal nach Belegen suchen müssen, finden es natürlich spitze (lacht).

Für diejenigen, die die Rechnungen prüfen und freigeben, hat sich damals, als wir den Workflow selbst eingeführt haben, unglaublich viel verändert. Für sie ist der Effekt der Veränderung natürlich jetzt nicht mehr so groß, wie bei der Umstellung auf den digitalen Workflow.

Allgemein bietet die durchgehende Digitalisierung des Eingangsrechnungs-Prozesses auch einen immens großen Vorteil für all die, die im Homeoffice arbeiten. Viele Tätigkeiten, die die Mitarbeitenden vorher nur vor Ort hier im Büro erledigen konnten, sind jetzt ohne Probleme auch von zuhause aus möglich.“

Und wie lautet ihr ganz persönliches Fazit?

„Das erste Projekt war natürlich ein wichtiges Beispiel, um weitere Digitalisierungsvorhaben in Angriff zu nehmen. Man braucht ja ein bestimmtes Grundwissen darüber, was geht, und was nicht. Insgesamt war es auf jeden Fall die richtige Entscheidung, sich grundsätzlich mit dem Thema Prozessdigitalisierung und Archivierung auseinanderzusetzen, weil es einfach auch der Zeit entspricht. Wenn man sich zum Beispiel die Vorschrift zur e-Rechnung anschaut, die immer weiter ausgerollt wird, merkt man schnell, dass man sich dem Thema einfach gar nicht mehr entziehen kann.

Und zugegebenermaßen bietet die Digitalisierung auch unheimlich viele Vorteile. Ich bereue keine unserer Entscheidungen und freue mich auf weitere Projekte, die teilweise in den Startlöchern stehen und andere, die sicherlich noch auf uns zukommen werden.“

Können Sie uns dazu schon etwas Genaueres verraten?

„Es gibt innerhalb unserer Organisation momentan mehrere Digitalisierungsprojekte zusammen mit Panvision, wie zum Beispiel die Anbindung der Reisekostenabrechnung an das DMS, die gerade in unserer Abteilung gemeinsam mit dem Bereich Personal realisiert wird. Weitere Projekte sind in anderen Bereichen derzeit in Planung. Die Ideen und Projekte gehen uns nicht aus.“

Frau Nürenberg, vielen Dank für das Interview!

Kundeninterview mit der DMT-LB: Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung mit PANFLOW und d.velop documents