Herr Kaltenbacher, wie haben Sie Ihre Eingangsrechnungen vor dem Projekt verarbeitet? Was waren die größten Herausforderungen?
„Vor dem Projekt lief bei uns vieles noch manuell und papierbasiert. Rechnungen kamen per Post oder E-Mail, wurden ausgedruckt, gestempelt und dann durch das Unternehmen weitergereicht. Dadurch entstanden sehr lange Laufwege und es hat viel Zeit gekostet, bis eine Rechnung geprüft und freigegeben war. Ein weiterer Punkt war, dass wir keine echten E-Rechnungen empfangen konnten und insgesamt sehr wenig digitalisiert hatten. Wir wollten die Abläufe deutlich verkürzen, vereinfachen und transparenter machen.“
Welche Anforderungen waren Ihnen bei der Auswahl der Software besonders wichtig?
„Uns war wichtig, dass wir nicht nur eine Lösung für Rechnungen einführen, sondern langfristig ein komplettes ECM-System aufbauen können. Neben Rechnungen sollen auch andere Dokumente wie Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder später auch Verträge verwaltet werden können. Wir wollten vermeiden, für jeden Bereich ein eigenes DMS zu nutzen. Ziel war ein System, mit dem wir Schritt für Schritt alle Dokumente im Unternehmen abdecken können.“
Wie sind Sie zur Lösung von d.velop gekommen? Haben Sie sich auch andere Systeme angeschaut?
„Wir haben uns im Vorfeld intensiv mit verschiedenen Systemen beschäftigt und mehrere Lösungen miteinander verglichen, darunter auch ELO und DocuWare. Dabei haben wir nicht nur auf den Funktionsumfang geschaut, sondern insbesondere auf die Integrationsmöglichkeiten in unsere bestehende Systemlandschaft. Für uns war entscheidend, dass sich die neue Lösung nahtlos in unsere vorhandene Infrastruktur einfügt. In diesem Punkt konnte d.velop letztlich überzeugen: Die vorhandenen Schnittstellen passten am besten zu unseren Anforderungen.“
Wie ist das Projekt gestartet und wie lief die Zusammenarbeit im Projekt?
„Der ursprüngliche Zeitplan hat sich zunächst etwas verschoben, da wir uns intern gerade in einer Umbruchphase befanden und der Einstieg teilweise ein Trial-and-Error-Prozess war. Nachdem diese Grundlagen geklärt waren, haben wir ein strukturiertes Projektmanagement aufgesetzt und damit begonnen, die abgestimmten Anforderungen zunächst in einem Testsystem umzusetzen. Nach erfolgreicher Umsetzung wurde das System in den Live-Betrieb überführt. Parallel zum Livesystem behalten wir weiterhin das Testsystem bei, um neue Anforderungen und Änderungen vorab risikofrei ausprobieren zu können, bevor sie produktiv eingesetzt werden.
Die Zusammenarbeit mit Panvision war sehr gut und immer in enger Absprache – auch wenn wir gemerkt haben, dass wir an manchen Stellen erst Erfahrung sammeln mussten. Besonders positiv war, dass seitens Panvision viel Einsatz gezeigt wurde, damit am Ende die für uns passende Lösung entsteht.“
Wie schnell konnten erste Ergebnisse gezeigt werden?
„Relativ schnell. Wir hatten bereits nach circa ein bis zwei Wochen einen ersten Prototypen, mit dem wir intensiv testen konnten. Dadurch konnten wir schon früh in den Entwicklungsprozess mit einbezogen werden und sehen, was bereits funktioniert und was noch angepasst werden muss.“
Gab es besondere Anforderungen, zum Beispiel bei Freigaben oder Budgets?
„Für den Einstieg wollten wir uns möglichst am Standardprozess orientieren und auf individuelle Programmierung verzichten. Dennoch war es notwendig, einige Feinheiten an unsere Anforderungen anzupassen. So lässt sich nun zum Beispiel für Rechnungen mit hoher Priorität der gesamte Prozess in eine höhere Eskalationsstufe überführen. Des Weiteren wird der Freigabeprozess jetzt abhängig vom Rechnungsbetrag gezielt an die zuständige Benutzergruppe delegiert.
In Zukunft möchten wir den Prozess gern noch erweitern, zum Beispiel mit Bestellbezug aus dem ERP-System und der Kontrolle von Lieferscheinen. Ziel ist, dass geprüft werden kann, ob eine Bestellung vorliegt und ob der Wareneingang bestätigt wurde.“
Wie läuft die Verarbeitung der Rechnungen heute im System ab?
„Rechnungen können über verschiedene Eingangskanäle ins System kommen, zum Beispiel per Scan oder über ein E-Mail-Postfach. Die Rechnungsdaten werden weitgehend automatisch ausgelesen, sodass nur noch wenige Angaben manuell ergänzt werden müssen.
Sobald eine Rechnung eingeht, wird sie archiviert, der Freigabeprozess startet automatisch und die beteiligten Personen werden per E-Mail informiert. Nach der sachlichen Prüfung und Freigabe kann die Buchung an das ERP-System übergeben werden.“
Wie wurde die Integration in Ihr ERP-System umgesetzt?
„Die Anbindung war etwas knifflig, weil unser bisheriges ERP-System nicht mehr ganz aktuell ist. Ein externer IT-Dienstleister hat die Gegenseite der Schnittstelle programmiert. Dabei ging es vor allem darum, Buchungen automatisch im ERP anzulegen und Stammdaten wie Lieferanten aus dem ERP in d.velop invoices bereitzustellen. Panvision hat uns bei Aufbau, Anforderungen und technischer Umsetzung der Schnittstelle gut beraten.“
Welche Vorteile bringt die Cloud-Lösung für Ihr Unternehmen?
„Ich persönlich war ursprünglich eher ein Freund von On-Premise-Lösungen. Da wir uns aber zukünftig für ein Cloud ERP System entschieden haben, hat es gut gepasst, auch das DMS und die ERV in der Cloud zu betreiben. In der Praxis funktioniert das sehr gut und wir haben damit bisher gute Erfahrungen gemacht.“
Hat sich die Bearbeitungszeit der Rechnungen verändert?
„Ja, deutlich. Die Bearbeitung ist heute schneller, übersichtlicher und einfacher. Früher musste ich oft lange nach Unterlagen suchen oder wusste nicht, ob ich eine Rechnung schonmal auf dem Tisch hatte. Heute kann ich alles im System nachverfolgen und finde Informationen in kürzester Zeit, was für mich eine extreme Erleichterung ist. Gerade beim Thema Skonto merkt man den Unterschied, weil die Rechnungen heute viel schneller durch den Freigabeprozess laufen. Insgesamt ist die Arbeit mit Rechnungen um ein Vielfaches einfacher als früher.“
Was war für Sie persönlich der größte Mehrwert des Projekts?
„Vor allem Zeitersparnis, Übersichtlichkeit und Nachverfolgbarkeit. Heute sehe ich jederzeit, wo eine Rechnung ist und wer sie bearbeitet. Das ist im Vergleich zu früher eine enorme Verbesserung.“
Gibt es weitere Schritte oder Erweiterungen, die Sie in Zukunft planen?
„Ja, auf jeden Fall. Das System bietet noch viele Möglichkeiten, die wir nach und nach nutzen wollen. Damit sich die Einführung wirklich lohnt, muss die Lösung weiter wachsen. Themen wie Bestellbezug, weitere Dokumentarten oder zusätzliche Prozesse stehen noch auf der Liste. Die Basis ist jetzt da, und darauf können wir weiter aufbauen.“