Im Falle eines Zuständigkeitswechsels kann die Person, die nun für den Prozess verantwortlich sein soll, einfach aus einer Mitarbeitenden-Liste ausgewählt werden.
Prüfung der Kritikalität
Nachdem die Zuständigkeit eines Prozesses überprüft wurde, soll im zweiten Teil des Workflows ermittelt werden, wie kritisch der jeweilige Prozess für das Tagesgeschäft des Unternehmens ist. Hierzu startet in der Grundkonfiguration 24 Stunden nach der Zuständigkeitsüberprüfung automatisch ein weiteres Skript, das einen Fragebogen zur Bestimmung der Prozess-Kritikalität an den Prozessverantwortlichen sendet. Gibt dieser an, dass der Workflow nicht kritisch ist, wird der ausführliche Teil des Fragebogens ausgelassen und der Workflow ist beendet. Stuft er den Prozess als kritisch ein, muss der gesamte Fragebogen beantwortet werden (Welche Auswirkung hätte ein möglicher Prozessausfall auf das Tagesgeschäft? Welche Auswirkungen hätte ein Datenverlust innerhalb des Prozesses? Welche IT-Systeme werden im Prozess eingesetzt? Wie ist der Prozess organisatorisch aufgestellt? Gibt es externe Mitarbeitende? Gibt es ein Notfalldrehbuch?). Zudem können persönliche Einschätzungen und Informationen ergänzt sowie noch nicht erfasste Risiken und mögliches Optimierungspotenzial mit angegeben werden. Reagiert der Prozessverantwortliche nicht innerhalb einer festgelegten Zeit, geht der Prozess automatisch zurück an den Workflow-Administrator, der über den weiteren Verlauf entscheidet.
Der Administrator kann im PANFLOW-Dashboard jederzeit sehen, was mit den Prozessen geschieht, wer die Prozessverantwortlichen sind und wie die Zuständigkeits- bzw. die Kritikalitätsüberprüfung ausgefallen ist. Die Ergebnisse können bei Bedarf vom Administrator nach verschiedenen Kriterien gefiltert und zu Reporting-Zwecken als Excel-Tabelle exportiert werden.