Graf Recke Stiftung - Intelligente Word- und Outlookvorlagen

Die zentrale Kommunikation der Graf-Recke-Stiftung hält für ihre komplexe Abteilungsstruktur zahlreiche MS-Office Dokumentenvorlagen in jeweils angepassten Varianten vor. Bei inhaltlichen Änderungen in den Dokumenten sowie bei Neuerungen am Corporate Design, galt es bisher, sämtliche Vorlagen für alle Abteilungen neu zu erstellen und ein komplexes Rollout zu organisieren. Die mit Hilfe der PANVISION GmbH entwickelten intelligenten Vorlagen haben diesen Prozess für die Zukunft  entscheidend vereinfacht:

Die zentral im Netzwerk abgelegten Office Dokumente sind mit der Benutzerauthentifizierung der Graf-Recke-Stiftung verknüpft, so wird beim Öffnen eines Dokuments erkannt, welcher Mitarbeiter aus welcher Abteilung das Dokument verwenden möchte. Neben den korrekten Kontaktdaten des Benutzers werden auch alle übrigen inhaltlichen und stilistischen Elemente des Dokumentes automatisch für den Benutzer angepasst, für ihn nicht benötigte Elemente blenden sich aus. Änderungen am Corporate Design oder an Inhalten (zum Beispiel Kontonummern oder die Zusammensetzung des Vorstands) müssen in Zukunft nur noch durch die zentrale Kommunikation an einem Dokument und mit Hilfe eines Editors in einer zentralen XML-Datei vorgenommen werden, der einzelne Benutzer zieht stets die aktualisierte Fassung an.

In den Dokumenten selbst kann der Benutzer nur die für ihn freigegebenen Inhaltselemente bearbeiten. Die Formatierung, Kopf und Fußzeilen sind nicht für ihn bearbeitbar, so dass das Corporate Design stets gewahrt wird. So sichert die Graf-Recke-Stiftung, dass ihr äußeres Erscheinungsbild stets einheitlich ist und die Nutzer können sicher sein, stets den neusten Stand der Dokumentenvorlage zu benutzen.

Ein weiterer Anwendungsfall der intelligenten Dokumentenvorlage sind die Outlook-Signaturen. Auch diese werden an zentraler Stelle vorgegeben. Dies ist besonders wichtig aufgrund der sich oft ändernden Rechtslage, der so kurzfristig in der gesamten Graf-Recke-Stiftung Rechnung getragen werden kann.